A világ digitálissá és papírmentessé válik, a hivatalos dokumentumoktól, vizsgákon és kifizetéseken át az aláírásokig.
A digitalizálás forradalmasította az életet és a munkahelyeket, lehetőséget adva az elektronikus aláírás kiválasztására.
A dokumentumok tollal történő aláírása elavulttá válik. A covid-19 világjárvány olajat önt a tűzre a távmunka fokozásával, ahol az e-aláírás tűnt az egyetlen lehetőségnek.
Éppen ezért nem praktikus a hagyományos aláírások használata személyes és üzleti célokra, különösen akkor, ha hatalmas távolságból dolgozunk emberekkel.
Arról nem is beszélve, hogy a fizikai aláírásokhoz személyes találkozó szükséges, a dokumentum beolvasása, nyomtatása, postázása vagy faxolása az érintett személyzetnek. Ez az egész folyamat fárasztó, időigényes és munkaigényes.
Itt jön jól az e-aláíró szoftver! Automatizálja a folyamatot, és megóvja Önt a gondoktól.
Tehát, ha szeretné javítani termelékenységét és munkafolyamatait, miközben elkerüli a régi aláírási gyakorlattal kapcsolatos problémákat, itt a lehetőség.
Készüljön fel, hogy többet tudjon meg az eAláírásokról, valamint a hozzájuk tartozó legjobb szoftverekről.
Tartalomjegyzék
Mi az az elektronikus aláírás?
Az elektronikus aláírás (eSignature) az aláírás kódolt formája, amely egy elektronikus szerződés vagy dokumentum jóváhagyását jelzi. Az a szoftver pedig, amely lehetővé teszi az emberek számára, hogy online aláírjanak egy dokumentumot, elektronikus aláírási szoftvernek nevezhető.
Feltölthet egy dokumentumot számítógépén, táblagépén vagy okostelefonján, majd elküldheti több személynek a szoftver segítségével. Így online aláírhatják anélkül, hogy át kellene menniük a hagyományos eljáráson.
Az eSignature szoftverrel könnyedén gyűjtheti és tárolhatja az aláírásokat azáltal, hogy belépési űrlapokat ad a dokumentumaihoz.
És ne aggódjon a biztonsága miatt, mert ezek a szoftvertípusok lehetővé teszik az aláírás ellenőrzését és a benne bevitt adatok védelmét erős titkosítással. A jó szoftverszolgáltatók több biztonsági szolgáltatást is kínálhatnak, például auditnaplókat, hitelesítést és egyebeket.
Például előfordulhat, hogy aláírta a nevét, amikor mobiltelefonon vagy táblagépen futárszolgálaton keresztül vette át csomagját. Ez pontosan egy e-aláírás.
Voálá! Te tudtad.
Néhány használati eset:
- Adásvételi szerződések
- Szállítói vagy szállítói szerződések
- Friss vásárlói űrlapok
- Vevői jóváhagyások
- Megrendelések módosítása
- Munkavállalói belépés
- Jogi dokumentumok, például a szellemi tulajdonhoz tartozó ágyneműk
- Életkor igazolása és szülői beleegyezés
- Titoktartási megállapodások és csatornák
Legális az e-aláírás?
Egy másik fontos kérdés, ami szinte mindenkiben felmerül az e-aláírással kapcsolatban, hogy legálisak?
Igen. Mindenképpen.
Az elektronikus aláírások jogilag kötelező érvényűek.
2000-ben az Egyesült Államok érvényre juttatta az ESIGN törvényt, amely az e-aláírást legálissá tette bármilyen virtuális felhasználásra. Hasonlóképpen, a világ más régiói, például az európai elDAS is követték a példát.
Mostantól a vállalatoknak és az egyéni vállalkozóknak nem kell korlátozniuk a szerződések papíralapú végrehajtását.
Hogyan segítheti vállalkozását?
Az eAláírások népszerűsége futótűzként növekszik. Alapján Statistaaz e-aláírási tranzakciók száma a 2014-es 200 millióról körülbelül 754 millióra nőtt 2017-ben. Az előrejelzések szerint 39%-os növekedést érhet el, és meghaladhatja a 9073 dollár millió 2023 felé.
Mi az oka?
Értsük meg.
Gyors munkafolyamat az időmegtakarítás érdekében ⏱️
Az eAláírás használatával az időigény kevesebb, mivel a dokumentumok online azonnal hozzárendelhetők. Nem kell megvárnia az érintett személy érkezését, majd aláírnia, ami a munkafolyamatot akadályozza a feladatok hosszabb ideig tartó tartásával.
Ez a technológia különösen áldás az egészségügyi és más kritikus fontosságú vállalkozások számára, ahol azonnali jóváhagyásra van szükség.
Megnövelt kényelem 💯
Régi gyakorlatnak tűnik mára, hogy csak azért utazunk távoli helyekre, hogy jóváhagyjuk. Ha rendelkezik az internet és az eSignature szoftver erejével, pillanatok alatt megkaphatja a jóváhagyásokat, ami mindkét oldalon növeli a kényelmet.
Környezetbarát 🌲
Évente több tonna papírt használnak fel papírgyártásban, ami rontja a környezetet. Használjon papírmentességet a fák és a környezet megóvása érdekében, így a következő generáció zöldebb ökoszisztémát lát, mint mi.
Takarékoskodjon az erőforrásokkal ✂️
Az e-aláírások nemcsak időt takarítanak meg, hanem költségeket is. Ne pazarolja erőforrásait utazási költségekre vagy több tinta és papír vásárlására. Ezenkívül felszabadíthat néhány munkaerőt, amely a dokumentumok szkennelésében, nyomtatásában és kézbesítésében vesz részt, hogy más fontos tevékenységeket végezzen.
Most már ismeri azokat az egyszerű dolgokat, amelyek nagy segítségére lehetnek, ha az e-aláírást választja a fizikai aláírások helyett.
Ha meggyőződött róla, nézzen meg néhányat a legjobb eAláírás szoftverek közül a piacon, hogy kihasználhassa annak előnyeit.
örökjel
Automatizálja mind az ügyféloldali, mind a belső aláírásokat, valamint a jóváhagyásokat örökjel. Az eszközzel történő aláírás biztonságos és egyszerű bármilyen eszközzel, és minden méretben és méretben segít a vállalkozásoknak.
Tartalmaz egy beépített szerkesztőt, amely hasznos eszközöket biztosít az összes dokumentum módosításához, aláírásához és pillanatok alatti elküldéséhez. Az eversign egy teljes értékű és hatékony JSON-alapú REST API-val is rendelkezik a funkciók automatizálásához.
Funkciói hasonlóak az előző eszközökben látottakhoz, mint például sablonok, ellenőrzési nyomvonalak, személyes aláírás, integráció, megfelelőség, stb. A biztonság kedvéért 256 bites SSL-t kínál, valamint szorosan kezelik egy felügyelt infrastruktúra.
Bármely automatikusan lejáró dokumentumot ütemezhet, véglegesen eltávolíthat, vagy máshová, privát helyre exportálhat. Egy csapathoz akár 25 tagot is hozzáadhat, vagy több vállalkozást is kezelhet.
Használja ingyenesen havonta 5 dokumentumhoz és 3 API-dokumentumhoz. Vagy használja a fizetős csomagjait havi 9,99 USD-tól a korlátlan számú dokumentumhoz és a bővített szolgáltatásokhoz.
signNow
Vegye igénybe a segítségét signNow e-aláírások generálásához különféle használati esetekhez, és felgyorsíthatja a munkafolyamatot. Küldjön el dokumentumokat, hogy több címzett is aláírja, vagy néhány kattintással írja alá saját fájljait. Hatékony és egyszerű API-juk segítségével percek alatt könnyedén beágyazhatja az eAláírásokat webhelyébe vagy alkalmazásába.
Még ha nincs internetkapcsolata, bárhol e-aláírhatja dokumentumait. Lehetővé teszi további információk vagy dokumentumok kérését, értesítések beállítását a befejezésről, több címzett tömeges meghívását és egyedi aláírási sorrend beállítását a sablonokhoz.
Létrehozhat egy egyedi aláírási hivatkozást a dokumentumok aláírásához, kérhet opcionális fizetési szakaszokat a kitölthető űrlapokon, és testreszabhatja az aláírási meghívó üzeneteket. Adjon hozzá másolatot (CC) néhány címzetthez, akiknek értesítésre van szükségük a lejárati dátummal együtt. A signNow arról is értesít, ha a címzett megtagadja a dokumentum aláírását.
Kompatibilis a PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II és 21 CFR Part 11 szabványokkal, és fejlett fenyegetésvédelmi képességekkel rendelkezik. A signNow egy csodálatos RESTful API-val rendelkezik, amely gyorsan integrálható más eszközökkel.
PandaDoc
A használatával zárja le ügyleteit jogilag kötelező erejű és kényelmes e-aláírásokkal PandaDoc.
Már több mint 20 ezer vállalat használja ezt a megoldást, hogy időt és erőforrást takarítson meg. Használja a PandaDoc-ot jóváhagyást igénylő ajánlatok, árajánlatok, szerződések, fizetési beszedések küldésére.
Ezt a megoldást bárhol és bármilyen eszközön használhatja; szereted gyorsan ésszerűsíteni a munkát. A PandaDoc soha nem köt kompromisszumot a biztonság terén, és az eSignature technológiáját az UETA és az ESIGN teljes megfelelésével építette fel. Minden aláírt dokumentumhoz elektronikus tanúsítványt is mellékelnek.
Kerülje a találgatásokat; ehelyett használja a dokumentumelemzést és az értesítéseket, hogy azonnali kitekintést kapjon, amikor a potenciális ügyfél megnyitja az Ön által elküldött dokumentumokat, vagy megtekinti és megjegyzéseket fűz hozzájuk. Több mint 200 professzionális megjelenésű sablont kínálnak, amelyeket úgy terveztek, hogy örök benyomást keltsenek az Ön vállalkozásában.
A PandaDoc számos integrációval is integrálható a munkafolyamat felgyorsítása érdekében. Tartalmazza a HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack stb.
Nitro jel
Biztosítson ügyfelei számára igazán kényelmes e-aláírási élményt Nitro jel.
Kiküszöböli a használati szinteket, a túllépéseket, és nem kerül aláírásonkénti költségbe. Akár szerződésekkel, táblázatokkal, űrlapokkal, tervrajzokkal és egyéb dokumentumokkal dolgozik, a Nitro biztosítja az Ön számára az e-aláírás egyszerűsítéséhez szükséges eszközöket.
Számos webböngészővel és mobileszközzel kompatibilis. A Nitro Sign biztonságos és megfelel az Egyesült Államok e-aláírási törvényeinek. Megkönnyíti a zökkenőmentes együttműködést a dokumentumok online megosztásával, áttekintésével és megjegyzésekkel a felhőben.
Az elemzések és a valós idejű értesítések megtekintésével egyszerűen meghívhat másokat, hogy megjegyzéseket fűzzenek a dokumentumokhoz, és nyomon követheti a munkafolyamatokat. A dokumentumok és adatok védelme érdekében a Nitro Sign kéttényezős hitelesítést, ellenőrzési nyomvonalakat és kifinomult megfelelőségi tanúsítványokat alkalmaz a HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield stb.
Hajtsa végre projektjeit, és jobb élményt nyújtson ügyfeleinek PDF-fájlok létrehozásával, kombinálásával, konvertálásával és rendszerezésével az eszközén. Így segít kiküszöbölni a folyamatban előforduló emberi hibákat.
Tölt
Valószínűleg jelenleg ez a legjobb és legátfogóbb e-aláírási megoldás. Valószínűleg ez a legegyszerűbb módja annak, hogy PDF-eket töltsön ki, és olyan aláírásokat küldjön, amelyek megállják a helyüket a bíróságon. Az egyik legjobb dolog Tölt az, hogy gyakorlatilag bármilyen számítógépen, iOS-en vagy akár Android-eszközön használható. Ez valóban segít a platformok közötti funkcionalitásban és a hozzáférhetőségben.
A kitöltő felhasználók biztosak lehetnek abban, hogy biztos kezekben vannak. A Fill képes megfelelni a globális biztonsági szabványoknak és az adatvédelmi szabványoknak is. A biztonság terén is követik a legjobb gyakorlatokat. Ez az oka annak, hogy a Fill-t széles körben használják olyan iparágakban, mint az egészségügy, a bűnüldözés, az ingatlanügyek és a pénzügyi szolgáltatások.
A felhasználók örülni fognak, ha megtudják, hogy adataikat rendkívül biztonságosan, katonai fokozatú és a HIPAA-nak megfelelő titkosítással tárolják. A Fill intelligens elemzéseket is kínál a felhasználóinak. Ez nagyon sok különböző vállalkozás számára hasznos lehet.
DocuSign
Felgyorsítsa munkáját a szerződések megkötésétől, az ajánlati levelektől és a számlanyitásoktól a számlákig a tőkeáttétellel DocuSign. Küldje el a szerződéseket, és írja alá őket biztonságosan online, függetlenül attól, hogy Ön vagy a másik fél milyen eszközt használ.
Kiküszöbölheti az ismétlődő manuális feladatokat, és takaríthat meg feleslegesen elköltött dollárokat; ehelyett használja zökkenőmentes kínálatukat és lenyűgöző funkcióikat. Három platformon – Android, Windows és iOS – biztosít alkalmazásokat, így bárhonnan dolgozhat.
Ismerje meg szerződése állapotát, hogy meddig jutott el a folyamatban, és állítson be emlékeztetőket az értesítések automatikus fogadására minden lépésnél. A szerződésben szabványos mezőket is felvehet, például dátumot és aláírást, vagy egyéni mezőket hozhat létre és menthet el.
A DocuSign segítségével a felhasználók 43 nyelven jelentkezhetnek be, és 13 nyelven küldhetnek el dokumentumokat. Szabványosítsa a teljes folyamatot, és időt takarítson meg azáltal, hogy tárolja a gyakran használt dokumentumokat, és újra felhasználja az ezekben a papírokban használt címzett útválasztást, egyéni mezőket stb.
Csatlakoztassa és integrálja az eSignature-eket a használt eszközökkel és szoftverekkel, mert a DocuSign több mint 350 integrációt és vezető API-t támogat, beleértve a Salesforce-t, a Google-termékeket, az SAP-t stb. A DocuSign rugalmas infrastruktúrája lehetővé teszi számukra, hogy 99,99%-os rendelkezésre állást biztosítsanak, ami nagyon szükséges az Ön munkájához.
Ne aggódjon a biztonság miatt, mivel a DocuSign megfelel a világszerte alkalmazott szigorú biztonsági szabványoknak, beleértve az EU-t és az Egyesült Államokat is, valamint erős és fejlett technológiákat használ az adatok titkosításához. Megfelel az olyan szabályozó testületeknek, mint az UETA, a US ESIGN Act és az EU elDAS. Emellett pontos ellenőrzési nyomvonalakat is tárolnak és generálnak a dokumentumokhoz.
Az ára havi 10 dollártól kezdődik.
Adobe Sign
Adobe Sign egy másik jó lehetőség az Ön számára. Ezzel az egyszerűsített eszközzel könnyedén küldhet dokumentumokat, akárcsak az e-maileket. Mindössze annyit kell tennie, hogy feltölt egy fájlt, írja be az aláíró e-mail címét, és nyomja meg a „Küldés” gombot.
Az aláíró oldalán rákattinthatnak az Ön által küldött linkre, és ott maguk is aláírhatnak egy böngészőt bármilyen eszközön, legyen az okostelefon vagy számítógép. Kényelmük érdekében az Adobe nem követeli meg tőlük a regisztrációt vagy a letöltést.
Megtekintheti az aláírás állapotát, emlékeztetőket küldhet, megtekintheti a részletes ellenőrzéseket, vagy törölheti a tranzakcióira vonatkozó kéréseket. Az Adobe Sign könnyedén tud dolgozni a különböző eszközökkel, így dokumentumokat küldhet olyan eszközökből, mint a Microsoft 365, Dropbox, Box stb.
A biztonság kedvéért kompatibilis az olyan szabványokkal, mint a PCI DSS, SOC 2 Type 2 és ISO 27001. Támogatja a különböző fájlformátumokat is, beleértve az Adobe PDF-et és más PDF-eket, az MS Word-t, az Excel-t és a PowerPoint-ot, a szöveget, a WordPerfect-et, valamint az olyan grafikákat, mint a PNG. , GIF, JPG, JPEG, TIF és BMP; HTML és HTM mellett.
JelEasy
Több mint 10 éves folyamatos innovációval, JelEasy már több mint 35 ezer szervezetnek segített az aláírási folyamat automatizálásában az eAláírásokkal. Felejtsd el a dokumentumok nyomtatását, szkennelését és faxolását; ehelyett használja ezt a könnyen használható eszközt, amely kiváló aláírási élményt kínál.
Csak szúrjon be aláírásokat egy dokumentumba ujjával, ceruzával vagy egérrel. Vagy feltöltheti a kézzel írt aláírás papírra vett képét is. Lehetővé teszi a dokumentumok párhuzamos vagy soros sorrendben történő elküldését több személynek. Azt is engedélyezheti, hogy az emberek egy adott sorrendben, egyenként vagy egyszerre írják alá őket.
A dokumentumok küldésének folyamatát ellenőrizheti, ha megnézi, kinek kell aláírnia azokat, vagy kinek kell már aláírnia. Leküldéses értesítéseket vagy e-maileket küldhet emlékeztetőként, és értesítést kaphat, ha egy művelet megtörténik. Egyéb funkciók közé tartozik a széles körű integráció, megfelelőség, globális felismerés, fejlett biztonság ujjlenyomat-hitelesítéssel, jelkódok és SSL-tanúsítvány.
Támogatja az olyan fájlformátumokat, mint az MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG stb. Lehetővé teszi a befejezetlen dokumentumok mentését is, így később visszatérhet és szerkesztheti a fájlokat, valamint lehetőség nyílik a fájlok offline elérésére. Importálja dokumentumait a felhőből, SD-kártyákból, e-mailekből és egyéb alkalmazásokból.
Az aláírások minősége is magas, hasonlít a fizikai aláírásokra. Újra felhasználhatja a meglévő sablonokat, hozzáadhat képeket, megjegyzéseket, kezdőbetűket a szövegeken kívül, valamint egyéni mezőket és e-mail láblécet állíthat be a gyorsabb munka érdekében. A SignEasy 24 nyelven érhető el. Az biztos, hogy igénybe veheti a 14 napos ingyenes próbaverziójukat.
HelloSign
Magánszemélyek és vállalkozások ezrei bíznak benne szerte a világon, HelloSign egy egyszerű eAláírási megoldás. Most a Dropbox tulajdona, így mindkét csodálatos platform erejét kihasználhatja.
Elérhető egyedi webes felület, Salesforce kiegészítő vagy fejlesztőbarát API formájában.
Lehetősége van az aláírási dokumentumok újrafelhasználására sablonként, valamint számos olyan funkció mellett, mint az egyéni márkaépítés, az aláíró mellékletei, a fehér címkézés, a kifinomult csapatkezelés, a beágyazott e-aláírások és a Salesforce integráció. A HelloSign egy panasz a HIPAA-nak, így nem kell aggódnia.
Az ára havi 15 dollártól kezdődik, ha évente fizet. A HelloSignt ingyenesen is tesztelheti hitelkártyaadatok megadása nélkül.
Docsvázlat
Docsvázlat egy ingyenes eszköz a gyorsabb aláíráshoz, és rendkívül intuitív módon építi fel az elektronikus aláírásokat. Ez az oka annak, hogy ezt az eszközt mindenki könnyedén tudja használni, aki bármilyen készségekkel rendelkezik. Archiválja és védi az aláírt dokumentumokat, hogy senki se manipulálja azokat.
A Docsketch megfelel mind az Egyesült Államokban, mind a globális e-aláírási törvényeknek. Állítsa be az aláírási folyamatot, hogy egyenként kérdezze meg őket; tiéd a választás! Ha valamilyen sorrendet állít be, akkor az érintett személy automatikusan értesítést kap, amikor sorra kerül. Segít abban is, hogy megtudja, hány ember van még hátra a dokumentum aláírására.
A dokumentumokat újrafelhasználható sablonná alakíthatja, így bármikor és bárhonnan hozzáférhet. Minden aláírt fájlról részletes jelentést kap jogi információkkal is. Üres sorok automatikus felismerésével rendelkezik a fájlokban, ami segít a mezők helyes elhelyezésében. Következésképpen a dokumentumok kitöltése egyszerű és gyorsabb lesz.
A „Eladási bizonylatként” funkció használatával bizonyos típusú dokumentumokat, például ajánlatokat, becsléseket és ajánlatokat hagyhat jóvá. Ha a címzett készen áll a jóváhagyásra, rákattinthat a „Jóváhagyás” gombra, és ezután végigvezeti a következő lépéseken.
Bónusz tippek egy jó elektronikus aláírási szoftver kiválasztásához
Előfordulhat, hogy ezek a szoftverek hasonló funkciókat kínálnak, de egyedi megoldásokat kínálnak. Ezért zavaró lehet a választás. Ezért értsen meg néhány dolgot, majd döntse el.
- Dokumentum mennyisége: Határozza meg, milyen gyakran küldjön e-aláírást igénylő dokumentumokat. Ha egy évben nagyon kevés alkalommal, akkor nincs értelme olyan szoftvert beszerezni, amely nagyon nagy sávszélességet kínál. Ehelyett válassza ki a tartományt a hangerőigénye alapján.
- Megfelelés: Ne bízzon vakon a megoldásban. Ellenőrizze a biztonsági szintet és a megfelelőségi előírásokat, amelyeket betartanak. Ellenőrizni kell a hitelességet, biztosítania kell az ellenőrzési nyomvonalakat és más fontos jellemzőket, amelyek igazolják a hitelességét.
- Integrációk és API: Ellenőrizze, hogy a szoftver mennyire zökkenőmentesen integrálható a már használt harmadik féltől származó eszközökkel. Azt is megtudhatja, hogy biztosítanak-e testreszabható nyílt API-t az elektronikus aláírási funkciók közvetlen alkalmazásába vagy webhelyébe ágyazásához.
- Több platformon: győződjön meg arról, hogy a választott szoftver könnyen kompatibilis a különböző platformokkal. Nem ütközhet nehézségekbe, ha Android okostelefonjáról küld szerződést, és a címzett macOS-t használ.
- Dokumentumtípusok: az eSignature szoftvernek többféle dokumentumot és formátumot támogatnia kell, így nem kell félbeszakadnia semmiféle problémával.
Következtetés
Az elektronikus aláírás elengedhetetlenné vált a modern vállalkozások és magánszemélyek számára egyaránt. A vállalkozások széles körben elfogadták, és a megfelelőségi előírások áldásai vannak, amelyekre nagy szükség van a különböző országokból származó ügyfelekkel való kapcsolattartás során.
Így, ha még mindig nem használta ki ezt a technológiát, még nem késő. Szerezzen be egy eSignature szoftvert most, és gyorsítsa fel munkafolyamatát minden eddiginél gyorsabban!
Ezután hozza létre az e-mail aláírását.