Der E-Mail-Client Outlook bietet verschiedene Bereiche, die der Nutzer nach Bedarf ein- oder ausblenden kann. Diese Bereiche sind dazu gedacht, das Auffinden, Betrachten und Verwalten von Inhalten in Outlook zu vereinfachen. Im Folgenden wird erläutert, wie man auf diese Bereiche zugreift und sie an die eigenen Arbeitsgewohnheiten anpasst. Wir beginnen mit dem Navigationsbereich.
Den Favoritenbereich personalisieren
Der Navigationsbereich, oft auch als Ordnerbereich bezeichnet, ist der Abschnitt auf der linken Seite, der Ordner wie den Posteingang, Gesendete Elemente sowie alle freigegebenen Postfächer oder Gruppen anzeigt.
Standardmäßig ist in Outlook der Navigationsbereich mit dem Ordner „Favoriten“ oberhalb sichtbar, um einen direkten Zugriff zu ermöglichen. Die Favoriten sind eine Zusammenstellung häufig genutzter Ordner, wie etwa Posteingang und Gesendete Elemente.
Jeder beliebige Ordner kann zu den Favoriten hinzugefügt werden, indem man mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner im Navigationsbereich klickt und die Option „Zu Favoriten hinzufügen“ auswählt.
Der hinzugefügte Ordner erscheint daraufhin im Bereich „Favoriten“.
Ordner können auch per Drag & Drop in den Favoritenbereich verschoben werden. Wichtig zu wissen ist, dass die Ordner, die unter Favoriten angezeigt werden, keine neuen Ordner oder Kopien vorhandener Ordner darstellen. Es handelt sich hierbei lediglich um Verknüpfungen zu den eigentlichen Ordnern im Postfach.
Das bedeutet, dass wenn eine E-Mail aus einem Ordner in den Favoriten gelöscht wird, diese auch aus dem entsprechenden „echten“ Ordner im Postfach entfernt wird. Benutzer können Ordner beliebig hinzufügen oder aus den Favoriten entfernen. Zum Entfernen eines Ordners klickt man mit der rechten Maustaste auf den Ordner unter Favoriten und wählt „Aus Favoriten entfernen“.
Der Ordner ist nach wie vor im Postfach vorhanden, wird aber nicht mehr unter den Favoriten angezeigt. Obwohl das Hinzufügen von Ordnern zu den Favoriten per Drag & Drop möglich ist, können Ordner nicht durch Ziehen in das Postfach aus den Favoriten entfernt werden. Die einzige Methode, einen Ordner aus den Favoriten zu entfernen, ist das Kontextmenü per Rechtsklick.
Die Favoriten können auch vollständig deaktiviert werden, wenn sie nicht benötigt werden. Unabhängig vom aktuell gewählten Ordner, wählt man Ansicht > Ordnerbereich.
Im daraufhin erscheinenden Menü wird die Option „Favoriten“ deaktiviert.
Damit wird der Bereich „Favoriten“ aus dem Navigationsbereich ausgeblendet. Um ihn wieder einzuschalten, wählt man Ansicht > Ordnerbereich und aktiviert die Option „Favoriten“ erneut.
Die Ansicht des Navigationsbereichs konfigurieren
Die Dropdown-Optionen des Ordnerbereichs bieten mehr als nur das Ein- und Ausschalten der Favoriten. Hier kann auch eingestellt werden, ob der Navigationsbereich sichtbar (Standardeinstellung), an der Seite minimiert oder ganz deaktiviert werden soll.
Die Minimierung des Bereichs ist insbesondere auf kleineren Bildschirmen hilfreich. Das Deaktivieren des Bereichs kann sinnvoll sein, wenn viele E-Mails in einem Ordner bearbeitet werden und der Bildschirmplatz maximiert werden soll. Bei Auswahl der Option „Minimiert“ wird der Bereich nach links verschoben und zeigt nur die ersten drei Einträge der Favoriten an.
Um den gesamten Bereich wieder anzuzeigen, klickt man auf den Pfeil oben im Bereich, um ihn herauszuziehen.
Sobald der Mauszeiger auf eine andere Stelle in Outlook bewegt wird, minimiert sich der Bereich wieder. Um ihn dauerhaft sichtbar zu halten, kann man unter Ansicht > Ordnerbereich die Einstellung auf „Normal“ ändern oder auf die Pin-Nadel oben rechts im Bereich klicken.
Die Symbole am unteren Rand des Navigationsbereichs anpassen
Im unteren Bereich des Navigationsbereichs befinden sich Symbole für andere Outlook-Funktionen wie Kalender, Aufgaben usw.
Zwischen den einzelnen Funktionen kann gewechselt werden, indem man auf ein Symbol klickt oder die Tastenkombination Strg+[Ziffer] verwendet. Strg+1 wechselt zum ersten Symbol in der Liste, Strg+2 zum zweiten und so weiter. Wenn man den Mauszeiger über ein Symbol bewegt, wird eine Schnellansicht wichtiger Daten angezeigt, wie z.B. bevorstehende Termine im Kalender oder die Lieblingskontakte bei Personen.
Es kann ausgewählt werden, wie viele Symbole hier angezeigt werden, in welcher Reihenfolge sie erscheinen und ob Outlook diese als Symbole oder Wörter anzeigt. Diese Optionen sind über Ansicht > Ordnerbereich und dann „Optionen“ erreichbar.
Alternativ kann man auch unter Datei > Optionen > Erweitert gehen und dort auf die Schaltfläche „Navigation“ klicken.
Unabhängig von der gewählten Vorgehensweise, öffnet Outlook das Fenster „Navigationsoptionen“.
Die erste Option ermöglicht es, auszuwählen, wie viele Elemente Outlook am unteren Rand des Navigationsbereichs anzeigt. Die maximal auswählbare Anzahl ist acht, wobei die meisten Benutzer nur sieben Elemente sehen können, da die achte Option früher das Journal war (welches in Outlook 2013 veraltet ist). Microsoft hat es versäumt, dieses Limit von acht auf sieben zu korrigieren.
Unabhängig von der hier ausgewählten Zahl muss der Navigationsbereich erweitert werden, um die zusätzlichen Symbole anzuzeigen. Die Größe des Fensters lässt sich durch Ziehen seines rechten Randes anpassen.
Wer die Namen der Optionen anstelle der Symbole bevorzugt, kann die Option „Kompakte Navigation“ deaktivieren.
Dadurch werden die Optionen als Namen angezeigt, wobei die Anzahl der angezeigten Optionen weiterhin dem unter „Maximale Anzahl sichtbarer Elemente“ festgelegten Wert entspricht.
Die Reihenfolge der Elemente kann verändert werden, indem man ein Element auswählt und dann die Schaltflächen „Nach oben“ und „Nach unten“ verwendet.
Dies ist nützlich, wenn bestimmte Elemente regelmäßig verwendet werden, wie beispielsweise Aufgaben oder Notizen, und diese leichter zugänglich sein sollen, ohne dass alle Elemente sichtbar sein müssen. Alternativ können die Elemente auch im Navigationsbereich selbst per Drag & Drop in eine andere Reihenfolge gebracht werden. Die Reihenfolge kann unabhängig davon geändert werden, ob die Einstellung „Kompakte Navigation“ aktiviert oder deaktiviert ist.
Es gibt eine Besonderheit, die beachtet werden sollte: Die Tastenkombination Strg+[Ziffer] öffnet die Symbole weiterhin in ihrer ursprünglichen Standardreihenfolge. Strg+1 öffnet immer die Mail, Strg+2 öffnet immer den Kalender usw., unabhängig davon, wie die Symbole selbst angeordnet wurden.
Zuletzt gibt es die Schaltfläche „Zurücksetzen“, die die Optionen des Navigationsbereichs auf die Standardeinstellungen zurücksetzt.
Dadurch wird der Wert für die „Maximale Anzahl sichtbarer Elemente“ auf vier und die Reihenfolge der Elemente auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt. Die Einstellung „Kompakte Navigation“ wird hierbei jedoch nicht verändert. Wenn diese deaktiviert war, bleibt sie auch nach dem Zurücksetzen der Standardeinstellungen deaktiviert.
Dies war eine Übersicht über den Navigationsbereich, einen der grundlegendsten Bestandteile von Outlook. Es ist zu hoffen, dass diese Anpassungsmöglichkeiten dazu beitragen, dass Outlook besser für den jeweiligen Nutzer funktioniert.