Digitale Beglaubigungen: Eine neue Ära für juristische Dokumente
Beglaubigungen sind oft entscheidende Schritte, um im Leben voranzukommen. Ob es um den Erwerb eines Hauses, eine Adoption, eine Eheschließung oder die Erstellung eines Testaments geht – ein Notar kann bei der Erledigung der notwendigen Formalitäten unerlässlich sein.
Ein aktueller Bericht der National Notary Association zeigte, dass es im Jahr 2021 in den Vereinigten Staaten über 4,4 Millionen Notare gab.
In den letzten Jahren haben Online-Notardienste stark an Beliebtheit gewonnen. Diese Dienste bieten die gleichen Leistungen wie persönliche Notartermine, jedoch mit dem Vorteil der Online-Verfügbarkeit. Die Auswahl an Online-Notardiensten ist vielfältig, daher ist es wichtig, die beste Option zu finden.
Wir haben umfangreiche Recherchen durchgeführt, um die vertrauenswürdigsten Anbieter für Sie zu identifizieren. Bei unserer Auswahl haben wir Faktoren wie die Unternehmensgeschichte, Reputation, Plattformfunktionalität, Prozesse und Kosten berücksichtigt.
Hier stellen wir Ihnen einige der zuverlässigsten Methoden vor, mit denen Sie Dokumente beglaubigen lassen können, ohne Ihr Zuhause verlassen zu müssen. Doch bevor wir uns den konkreten Tools widmen, klären wir zunächst einige grundlegende Aspekte.
Was ist Notarsoftware (E-Notare)?
E-Notarsoftware bietet Notaren, Anwälten und allen, die elektronische Dokumente sicher signieren müssen, die notwendigen Funktionen. Diese Software ist unerlässlich für jeden, der mit digitalen Dokumenten arbeitet.
E-Notarsoftware bietet Unternehmen und Einzelpersonen, die Beglaubigungen benötigen, ein höheres Maß an Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Zudem wird deutlich, welche Dokumente noch beglaubigt werden müssen. Auch die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf vertrauliche Informationen hat, wird erleichtert.
E-Notarsoftware wird von Unternehmen und in Berufen eingesetzt, die die Hilfe eines Notars benötigen. Eine Vielzahl von Dokumenten kann mit E-Notardiensten legalisiert werden, darunter Eigentumsurkunden, Versicherungsabrechnungen und eidesstattliche Erklärungen.
Wenn Sie ein Dokument beglaubigen lassen müssen, können Sie mit E-Notarsoftware Zeit und Geld sparen, im Vergleich zu traditionellen Methoden.
Darüber hinaus schützt sie vertrauliche Informationen. Einige E-Notarsysteme, die Webkonferenzen nutzen, ermöglichen es Ihnen, Dokumente aus der Ferne zu beglaubigen.
Einige E-Notarsoftwares verfügen über integrierte elektronische Notarjournaleinträge, was die Arbeit eines Notars effizienter macht. Oft ergänzt E-Notarsoftware bestehende Programme für E-Signaturen, Vertragsmanagement und Webkonferenzen.
Für eine Einordnung in die E-Voting-Kategorie muss ein Produkt folgende Eigenschaften aufweisen:
- Notare und Einzelpersonen müssen in der Lage sein, mit digitaler oder elektronischer Signaturtechnologie zu unterzeichnen.
- Methoden zur Authentifizierung und Sicherheitsprüfung müssen gegeben sein.
- Der Empfänger muss ein elektronisches Siegel und eine notariell beglaubigte Urkunde erhalten, die nur für den jeweiligen Notar gültig ist.
- Webkonferenzen für Fernbeglaubigungen müssen vereinfacht werden.
Vorteile der E-Notarsoftware
Obwohl es viele Vorteile gibt, möchten wir die wichtigsten vier hervorheben:
Kurz gesagt, eine Online-Notarsoftware wird nur dann zugelassen, wenn Ihre Dokumente vertrauenswürdig sind. Mit Remote-E-Beglaubigung per Live-Video- und Audiokonferenz können Sie Dokumente von überall auf der Welt unterschreiben.
Diese Technologie vereinfacht und beschleunigt die Kontaktaufnahme und bietet somit einen klaren Vorteil. Zudem ist die Bedienung sehr einfach.
Was macht Online-Notarsoftware zur idealen Wahl?
Die Kombination aus Multi-Faktor-Authentifizierung, Anmeldedatenanalyse und dynamischer schlüsselbasierter Authentifizierung bildet ein dreifaches Sicherheitsnetz für Online-Beglaubigungen aus der Ferne.
Bei der Auswahl einer Online-Beglaubigungssoftware sollten Sie einige zusätzliche Aspekte berücksichtigen. Hier sind einige Fragen, die Sie sich bei der Recherche nach Softwareanbietern für Remote-Online-Beglaubigungen stellen sollten:
- Ist es für die Organisation erforderlich, diese Notarprüfungen durchzuführen?
- Entspricht die Software den HIPAA-Regeln für öffentliche Notare?
- Stellt die Software sicher, dass alle Notare die erforderlichen Qualifikationen besitzen und in Gebieten tätig sind, in denen Remote-Online-Beglaubigungen legal sind?
Die National Notary Association überprüft jährlich die Hintergründe ihrer Mitglieder. Eine gute Notarsoftware sollte Antworten auf all diese Fragen liefern.
Online-Beglaubigungsdienste sind rund um die Uhr verfügbar. Sie nutzen eine sichere Plattform, die Geschäftsprozesse beschleunigt und den Zeitaufwand für die manuelle Bearbeitung reduziert.
Unternehmen können diese Plattform nutzen, um ihren Kunden eine schnelle, digitale Möglichkeit zu bieten, wichtige Dokumente notariell beglaubigen zu lassen. Zunächst lädt der Kunde das elektronische Dokument hoch.
Danach identifiziert sich der Kunde mithilfe eines amtlichen Lichtbildausweises. Im nächsten Schritt wird eine sichere Videoverbindung hergestellt, um mit einem echten, lizenzierten Notar zu sprechen. Schließlich kann das notariell beglaubigte Dokument heruntergeladen werden.
Die Leistungsfähigkeit dieser Technologie ist beeindruckend und bietet vielfältige Anwendungsmöglichkeiten. Aus diesem Grund ist es entscheidend, eine Online-Beglaubigungssoftware zu wählen, die den Beglaubigungsprozess für Ihre Kunden einfach und sicher gestaltet.
PandaDoc Notar
Mit PandaDoc Notary ist die Beglaubigung von Dokumenten so einfach wie das elektronische Signieren. Unternehmen nutzen Online-Beglaubigungen vor allem dann, wenn persönliche Treffen nicht möglich sind (z.B. bei Krankenhausaufenthalten oder wenn ein Unterzeichner sich außerhalb des Landes aufhält).
PandaDoc Notary ermöglicht es Unternehmen, den Beglaubigungsprozess online abzuwickeln und dabei Zeit und Kosten im Vergleich zu traditionellen Beglaubigungen zu sparen. Zudem wird nur ein einziges Programm benötigt, um den gesamten Vorgang von Anfang bis Ende zu managen.
PandaDoc Notary beglaubigt Dokumente und speichert sie mit einer manipulationssicheren Sicherheit und einer High-End-Verschlüsselung. Dadurch wird die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet.
PandaDoc Notary bietet verschiedene Möglichkeiten zur Identitätsprüfung und führt vollständige Aufzeichnungen über alle Aktivitäten des Notars. Dies ist in vielen Bundesstaaten gesetzlich vorgeschrieben. Dadurch werden Betrugsfälle reduziert und das Risiko minimiert. Das Ergebnis ist eine rechtsgültige und durchsetzbare Signatur.
Secured Signing
Secured Signing ist ein sicheres und zuverlässiges Werkzeug für elektronische Signaturen, das Unternehmen dabei unterstützt, das Unterschreiben von Dokumenten effizient zu gestalten. Kunden und Mitarbeiter schätzen die Geschwindigkeit und intuitive Bedienung.
Erweiterte Funktionen sorgen für Sicherheit Ihrer Dokumente, Unterschriften und Prozesse. Digitale Signaturen von Secured Signing sind mehr als nur ein Zeitstempel auf einem Dokument. Sie sind einfach zu implementieren und erfordern keine lange Einrichtungszeit.
Sowohl Kunden als auch Mitarbeiter profitieren von der digitalen Abwicklung. Das Scannen, Unterschreiben und anschließende Abheften von Papierdokumenten entfällt, wodurch Zeit gespart wird. Der anpassbare Formularersteller vereinfacht digitale Formulare für Ihre bestehenden Abläufe.
Die erweiterten Funktionen für digitale Signaturen von Secured Signing verifizieren die Identität des Unterzeichners, die Integrität des Dokuments, den Zeitstempel der Signatur und die Datenintegrität. Dies steigert die Gültigkeit und Rechtsverbindlichkeit von wichtigen Geschäftsdokumenten.
Das Team von Secured Signing entwickelt kontinuierlich neue, innovative Funktionen und verbessert die Plattform, um den Prozess für die Benutzer zu vereinfachen.
DocuSign
DocuSign ist ein cloudbasierter E-Signaturdienst, der es Unternehmen jeder Größe ermöglicht, Verträge jederzeit und von jedem Gerät aus zu kommunizieren, zu unterzeichnen und zu verwalten.
Die Plattform für digitale Signaturen wird von über 250.000 Unternehmen in 188 Ländern verwendet. Kunden können damit verschiedene Dokumente wie Schulerlaubnisscheine, Unternehmensverträge, Vereinbarungen und Genehmigungen unterzeichnen.
DocuSign-Benutzer können Dokumente auch per E-Mail versenden und in verschiedenen Sprachen unterzeichnen. Der Dienst bietet auch eine mobile App für Android-, iOS- und Windows-Geräte.
DocuSign eNotary verlagert den Beglaubigungsprozess in die digitale Welt und ermöglicht es Unternehmen, Dokumente mit Absender, Unterzeichner und Notar zu beglaubigen. Ein Notar kann als persönlicher Zeuge ein elektronisches Dokument unterzeichnen. Es wird auch eine 30-tägige kostenlose Testversion angeboten.
Der Personal-Plan beginnt bei 10 $ pro Monat und Benutzer, der Standard-Plan bei 25 $ pro Monat und Benutzer, und der Premium-Plan bei 40 $ pro Monat und Benutzer.
SignNiX
Die RON-Software (Remote Online Notarization) von SIGNiX ist sicherer als herkömmliche Methoden zur Beglaubigung eines Dokuments. Papierdokumente gehören der Vergangenheit an, stattdessen werden verschlüsselte Informationen in digitalen Dokumenten verwendet, die nicht manipulierbar sind.
SigNiX ermöglicht die Überprüfung der Identität, das Erstellen digitaler Signaturen, das Aufzeichnen von Videos, das Anfertigen einer beliebigen Anzahl von Kopien notariell beglaubigter Dokumente und das Führen eines sicheren elektronischen Tagebuchs. Die Software bietet alle Funktionen, die für eine elektronische und sichere Beglaubigung von Dokumenten erforderlich sind.
Da die Online-Fernbeglaubigungslösung cloudbasiert ist, benötigen Notare keine spezielle Ausrüstung. Jeder kann von jedem Gerät mit einem Webbrowser aus an einer Beglaubigung teilnehmen, wann immer es erforderlich ist.
Da eNotaryDoX die digitale Signaturplattform SIGNiX nutzt, wird jede Signatur, nicht nur das endgültige Dokument, kryptografisch mit rechtlichen Beweisen versiegelt, die in das notariell beglaubigte Dokument eingebettet sind. Dadurch wird sichergestellt, dass niemand das Dokument ändern kann, nachdem es von einem Notar unterzeichnet wurde.
Legitify
Mit Legitify können Kunden ihre Dokumente online, aus der Ferne und von überall beglaubigen. Diese KI-gestützte Lösung verwendet Audio-Video-Authentifizierung, wodurch der Besuch beim Notar entfällt.
Aktuell wird ein Pay-per-Use-Service angeboten, der eine Bearbeitungsgebühr/Beglaubigungssitzung von 35 € erfordert. Abonnements und Enterprise-Pläne werden in Kürze verfügbar sein.
Mit Legitify können Sie Ihr Dokument hochladen, einen Online-Termin vereinbaren, den Notar per Audio-Video-Anruf treffen und Ihr Dokument noch während der Sitzung notariell beglaubigen lassen!
Die End-to-End-Plattform von Legitify garantiert, dass das Online-Beglaubigungsverfahren sicher ist und den aktuellen Sicherheitsstandards der Branche entspricht.
LMI Notar
Der LMI Notary Service kooperiert mit Notary Hub und bietet dadurch die RON-Software für die Online-Beglaubigung von Dokumenten an. Das Unternehmen bietet alles, was Sie benötigen, um Notar zu werden, wie z. B. Schulungen, Anleihen und Zugang zu einem Online-Notar. Zum Schutz der Notare wird zudem eine Notarfehler- und Unterlassungsversicherung angeboten.
Sie können auch grundlegende Fähigkeiten für Ihren Job als Notar erlernen, wie beispielsweise die Durchführung von Remote-Online-Beglaubigungen. Das Unternehmen ist derzeit in den US-Bundesstaaten New Hampshire, Rhode Island, New Jersey, Maryland, Vermont, Massachusetts, Connecticut, Delaware und im District of Columbia tätig.
Fazit
Um elektronischer Notar zu werden, müssen Sie lediglich Ihr Konto aktivieren. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Bundesstaat seinen Notaren die Durchführung elektronischer oder Remote-Online-Beglaubigungen erlaubt, können Sie die entsprechenden Webseiten besuchen und dies überprüfen. Dort können Sie auch die Provisionssätze vergleichen und das für Sie beste Angebot auswählen!
Sie können auch einige erschwingliche Dienstleister für Rechtsdokumente für KMU in Betracht ziehen.