In Organisationen werden die Rollen von Ressourcenmanagern (RM) und Projektmanagern (PM) häufig vermischt oder falsch interpretiert, obwohl sie sich in ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten deutlich unterscheiden.
Sowohl PMs als auch RMs sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, wenn es ein Projekt termingerecht und budgetkonform abschließen möchte. Beide Funktionen sind unerlässlich für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts.
Während der PM an spezifischen Projekten arbeitet, ist der RM auf der Ebene der Geschäftseinheit tätig. Der Projektmanager ist verantwortlich für die Durchführung des Projekts innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und Budgets, während der RM sicherstellt, dass den Projekten die richtigen Ressourcen zugewiesen werden.
Die Arbeit des RM beginnt, nachdem das Unternehmen den Auftrag gewonnen hat. Der RM kümmert sich um die Zuweisung geeigneter Ressourcen. Sobald die Ressourcen bereitgestellt sind, wendet er sich einem neuen Projekt zu.
Die Aufgabe des PM ist es, diese Ressourcen zu leiten und das Projekt innerhalb des vereinbarten Rahmens und des Service Level Agreements (SLA) zu liefern.
Es ist wichtig zu betonen, dass ein Projekt ohne die entsprechenden Ressourcen nicht beginnen kann. Daher arbeiten die Rollen von RM und PM in jedem Unternehmensbereich Hand in Hand.
Die Funktion des Projektmanagers (PM)
Der PM ist verantwortlich für die durchgängige Durchführung eines oder mehrerer Projekte. Seine Hauptaufgabe besteht darin, Projektmeilensteine innerhalb des definierten SLA und vor allem innerhalb des Budgets zu erreichen.
Die PM-Rolle ist projektspezifisch und konzentriert sich auf die Umsetzung des Projekts unter Einhaltung des vorgegebenen Rahmens und Zeitplans, mit Unterstützung des Projektteams. Projektmanager sind die ‚Besitzer‘ der Projekte. Sie stellen sicher, dass das Projekt zur Zufriedenheit aller und in Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen und Kundenerwartungen abgeschlossen wird.
Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers
- Planung, Überwachung und Entwicklung von Projektmanagementplänen sowie Kommunikation mit Stakeholdern und Management.
- Budgetplanung und Sicherstellung einer kosteneffizienten Projektdurchführung ohne Abstriche bei den Standards.
- Überwachung des SLA (Service Level Agreement) zur Verfolgung der Projektleistung.
- Lieferung des Projekts innerhalb des Budgets und des festgelegten Rahmens.
- Risikomanagement: Identifizierung von Risiken und Erstellung eines Plans zur Risikominderung.
- Arbeit an der kontinuierlichen Verbesserung von Services (CSI) für materielle und immaterielle Leistungen.
- Verantwortung für Standard Operating Procedures (SOP), Handbücher und andere Dokumentationen.
- Verantwortung für Customer Satisfaction Assessment (CSAT) – Nachverfolgung, Verbesserung und Abschluss.
- Verantwortlich für die Projektbewertung und Qualitätssicherung nach Six Sigma.
- Personalmanagement: Motivation des Teams, Bewertungen, Beförderungen, Karriereplanung usw.
Die Funktion des Ressourcenmanagers (RM)
Die Hauptaufgabe des RM besteht darin, sicherzustellen, dass die Projektmanager über ausreichende Ressourcen verfügen, um das Projekt durchzuführen. Der PM arbeitet auf Projektebene, während der RM auf der Ebene der Geschäftseinheit (BU) tätig ist, um sicherzustellen, dass die BU über genügend Ressourcen verfügt, um ihre Verpflichtungen zu erfüllen.
Der RM ist nicht an bestimmte Projekte gebunden, seine Rolle ist projektbezogen temporär. Sobald die Ressourcen bereitgestellt wurden, wechselt er zu einem anderen Projekt.
Verantwortlichkeiten eines Ressourcenmanagers
- Das Projektbudget verstehen und dem Projekt die richtigen Ressourcen zuweisen.
- Verfügbarkeitsplanung: Der RM muss sicherstellen, dass stets die passenden Ressourcen vorhanden sind und sollte über die anstehenden Projekte informiert sein.
- Auswahl und Filterung von Ressourcen nach Erfahrung, Fähigkeiten und Verfügbarkeit.
- Abstimmung mit dem PM, um Über- und Unterauslastung von Mitarbeitern zu erkennen und geeignete Fachkräfte für Projekte zu finden.
- Zusammenarbeit mit PMs, um Ressourcen umzuverteilen, Anforderungen anzupassen und kritische Ressourcenbedarfe für externe Rekrutierung zu identifizieren.
- Regelmäßiger Austausch mit PMs, um sich über bevorstehende Projekte zu informieren und den Ressourcenbedarf zu verstehen.
- In einigen Fällen kann der RM sich an die zuständige Abteilung wenden, um Mitarbeiterleistung, Schulung, Ressourcenentwicklung usw. zu besprechen.
- Zusammenarbeit mit dem Geschäftsentwicklungsteam, um den Ressourcenbedarf zu planen.
- Kontakte zu externen Anbietern, um bei dringendem Bedarf temporäre Ressourcen bereitzustellen.
- Ständige Aktualisierung bezüglich Arbeitsgesetze, Prozessdokumentation, Führung von Aufzeichnungen usw.
Der Unterschied zwischen Projektmanager (PM) und Ressourcenmanager (RM)
Obwohl sich die Rollen von PM und RM unterscheiden, müssen beide eng zusammenarbeiten, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.
Ziele
Das Ziel des Projektmanagers ist es, Projekte ohne Verletzung des SLA (Service Level Agreement), innerhalb des definierten Rahmens und des Budgets zu liefern. Er wendet bewährte Methoden wie ITIL, Six Sigma usw. an und führt Projekte mit Hilfe von Teamressourcen durch. Ziel ist es, Gewinne zu erzielen und die Kundenzufriedenheit zu sichern.
Der RM sorgt für ein effektives Ressourcenmanagement. Sein Ziel ist es, die richtigen Ressourcen für das Projekt bereitzustellen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiterzufriedenheit hoch bleibt und ihre Karriereziele erreicht werden.
Art der Bereitstellung
Sobald ein Unternehmen einen Auftrag erhält, umreißt der PM den Projektumfang und übermittelt dem Ressourcenmanager eine Ressourcenschätzung. Der RM beginnt mit der Zuweisung von Ressourcen aus internen Quellen, wie z. B. Mitarbeiter, die auf der ‚Bank‘ sind, oder Mitarbeiter, die aus anderen Projekten frei werden. In einigen Fällen kann er die Einstellung externer Ressourcen, wie z. B. durch Personalvermittlung oder auf Vertragsbasis, veranlassen.
Ausführung
Der RM verfolgt die Ressourcennutzung mit Tools wie PeopleSoft oder ähnlichen Systemen. Er analysiert kontinuierlich Über- und Unterauslastung, abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden usw., passt den Plan entsprechend an und bespricht ihn mit dem PM.
Wenn der RM Ressourcen nicht rechtzeitig bereitstellen kann, besteht ein hohes Eskalationsrisiko, es können Strafen anfallen und in einigen Fällen kann das Projekt verloren gehen.
Der PM analysiert das Projekt auf Risiken und erstellt, wenn er ein Risiko sieht, einen Risikominderungsplan. Gleichzeitig bewertet er regelmäßig die Projektleistung. Hierbei bedient er sich Meilensteinen. Der PM stellt sicher, dass das Projekt ohne Ausfälle, Eskalationen und SLA-Verletzungen im Zeitplan und Budget abgeschlossen wird.
Das benötigte Skillset für PM und RM
Da ein Projektmanager vielfältige Aufgaben hat, sollte er über folgende grundlegende Fähigkeiten verfügen:
- Anpassungsfähigkeit
- Projektmanagement-Kenntnisse
- Verantwortungsbewusstsein
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
- Fähigkeit zu innovativem Denken
- Kompetenz im Delegieren
- Prognosefähigkeit
- Führungskompetenz
- Problemlösungsfähigkeit
- Strategisches Denken
Ein Ressourcenmanager benötigt folgende spezifische Fähigkeiten, um seine Rolle erfolgreich auszufüllen:
- Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
- Technologiebewusstsein
- Hervorragende Verhandlungsfähigkeiten
- Flexibilität
- Schnelle Entscheidungsfindung
- Engagement
- Analyse- und Prognosefähigkeiten
- Präsentationsfähigkeiten
Von PM und RM verwendete Tools
Die Aufgaben eines Projektmanagers sind vielseitig: Er arbeitet mit einem Team, Zeitplänen, dem Management, der Kostenrechnung, der Berichterstellung und dem Projektumfang. Es ist schwierig, all diese Aufgaben manuell und präzise zu erledigen. Daher gibt es spezielle Tools und Software, die Manager unterstützen.
Projektmanagement-Tools sind ein hervorragendes Hilfsmittel für Projektmanager, um ihre Projekte und Aufgaben effektiv zu organisieren und zu verwalten. Diese Tools können je nach Projektanforderungen in verschiedenen Größen und für unterschiedliche Zwecke angepasst werden.
Im Folgenden betrachten wir die wichtigsten Tools, die Projektmanager zur Projektdurchführung verwenden:
#1. Monday
Monday ist ein cloudbasiertes, umfassendes Projektmanagement-Tool. PMs können mit diesem Tool Projektstatus planen, verfolgen und aktualisieren.
Es bietet über 200 integrierte Vorlagen, die es erleichtern, Workflows zu erstellen und Teamaktivitäten zu verwalten.
Die visuell ansprechende Benutzeroberfläche ist ohne Schulung einfach zu bedienen. Die Drag-and-Drop-Funktion ermöglicht die Anpassung von Elementen und Unterelementen sowie die Aktualisierung von Workflows in Echtzeit.
Die einzigartige Datendarstellung ermöglicht es PMs, den Projektfortschritt mithilfe von Gantt-Diagrammen darzustellen. Das Kanban-Framework ermöglicht es Teammitgliedern, den aktuellen Auftragsstatus jederzeit zu überwachen.
Die Software ist in drei Versionen erhältlich – Basic, Standard und Pro – zu Preisen von 8, 10 und 16 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat. Es gibt auch eine Unternehmensversion, die benutzerdefinierte Funktionen und sehr komplexe Umgebungen unterstützt.
#2. Wrike
Die Wrike-Software gewährleistet eine reibungslose Projektdurchführung. Das Tool hilft Projektmanagern, Verzögerungen bei der Ausführung von Projektaktivitäten zu verwalten, zu verfolgen und zu verhindern.
Das Tool bietet eine umfassende Projekttransparenz, um ein müheloses Management von Ressourcen und Aufgaben zu gewährleisten und den Zeitplan einzuhalten.
Seine Zeiterfassungssoftware, benutzerdefinierte Kanban-Boards, Sicherheit auf Unternehmensebene und Workflow-Automatisierung ermöglichen vollständige Kontrolle und Transparenz des Projekts.
Unabhängig von Ihrer Branche oder Geschäftseinheit erledigt dieses Tool die Aufgaben eines Projektmanagers. Das Tool kann von verschiedenen Branchen wie IT, digitales Marketing, Produkt- und Projektmanagement, Beratungsprojekte, professionelle Dienstleistungen, Geschäftsabläufe usw. genutzt werden.
Hier finden Sie weitere Projektmanagement-Tools.
Von Ressourcenmanagern verwendete Tools
Ressourcenmanager verwenden Tools und Vorlagen, um ihre Arbeit effizient zu erledigen.
Abhängig von der Projektgröße oder dem Team- und Unternehmensprofil können Ressourcenmanager aus einer Vielzahl von Ressourcenmanagement-Tools wählen, die derzeit auf dem Markt erhältlich sind.
Teamdeck
Teamdeck ist eine effiziente und umfassende Cloud-basierte Ressourcenmanagement-Software. Die Software ist vorteilhaft in Bezug auf Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Verfügbarkeitsprüfung und Erstellung kundenspezifischer Berichte.
Die flexible Ressourcenmanagementkonsole bietet alle Details zu den Projekten zugewiesenen Ressourcen und einen Überblick über die aktuelle und zukünftige Arbeitsbelastung.
Ob fest angestellt, befristet oder freiberuflich: alle Ressourcen können verfolgt und ihre Arbeitszeitnachweise verwaltet werden.
Eine der besten Anpassungsmöglichkeiten ist die API-Softwareintegration mit anderen Tools wie Slack, Zapier usw. Für die Berichterstellung können integrierte Vorlagen verwendet werden, die weiter angepasst werden können.
Die Software kann sieben Tage lang kostenlos getestet werden, danach kostet sie 3,99 $ pro Teammitglied und Monat.
Einige weitere beliebte SaaS-basierte HR-Management-Tools werden hier erläutert.
Fazit 👩🏫
Projektmanager und Ressourcenmanager sind zwei wichtige Anlaufstellen für den erfolgreichen Abschluss von Aufträgen. Der Einsatz von Tools zur Erleichterung und Automatisierung ihrer Arbeit trägt wesentlich dazu bei, die täglichen Aufgaben zu beschleunigen, eine gut organisierte Kommunikation zu fördern und vor allem Budgets und Ausgaben im Blick zu behalten.
Die Auswahl spezifischer Tools erfolgt bedarfs-, projekt- und unternehmensbezogen. Ich empfehle daher, zunächst eine Testphase des Tools durchzuführen, die Machbarkeit zu prüfen und dann eine endgültige Entscheidung zu treffen.
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