In der Ära datengetriebener Unternehmen werden Konzepte wie Leistung und Ergebnisse, die einst individuelle Bewertungen darstellten, heute durch die Auswertung umfangreicher Rohdatenmengen definiert.
Die Analyse der Unternehmens- und Mitarbeiterleistung ist heutzutage durch diverse KPI-Metriken und KRA-Indikatoren leicht umsetzbar.
In diesem Beitrag beleuchten wir umfassend, was Sie über KPIs und KRAs wissen sollten – ihre Definitionen, Beispiele und die Unterscheidungsmerkmale zwischen KRA und KPI.
Wie stehen KRA und KPI in Verbindung mit der Geschäftswelt?
Im dritten Quartal des Jahres 2021 verzeichneten die USA die Gründung von über 356.000 neuen Unternehmen. Dies entspricht etwa 3.869 Unternehmensgründungen täglich.
In der heutigen dynamischen und wettbewerbsintensiven Geschäftswelt ist es eine Herausforderung, ein Unternehmen erfolgreich zu führen.
Was ist noch schlimmer? Wenn Ihnen die geeigneten Kennzahlen fehlen, um Ihr Wachstum zu messen, könnte Ihr Unternehmen zu den 50 % der Start-ups gehören, die innerhalb der ersten fünf Jahre scheitern.
Bei der Fortschrittsmessung sind KPIs und KRAs zwei wichtige Kenngrößen, die es Unternehmensinhabern ermöglichen, die Erfolgsquote ihrer Unternehmen zu analysieren.
Vielleicht fragen Sie sich nun: Was genau sind KPIs und KRAs?
KRA steht für Key Responsibility Areas (Schlüsselverantwortungsbereiche), während KPIs als Key Performance Indicators (Schlüsselleistungsindikatoren) bekannt sind.
Diese Begriffe sind jedoch mehr als nur Abkürzungen. Sie sind die Instrumente, die Ihr Unternehmen (ob klein oder groß) durch alle Herausforderungen führen.
Lassen Sie uns diese beiden entscheidenden Kennzahlen genauer betrachten, beginnend mit den KPIs.
Alles, was Sie über KPIs wissen sollten
Was ist ein KPI?
Key Performance Indicators (KPIs) sind messbare Kennzahlen, die zur Beurteilung der Unternehmensleistung über einen bestimmten Zeitraum verwendet werden.
Es gibt langfristige KPIs, die sich auf die übergeordneten Geschäftsziele Ihres Unternehmens beziehen, sowie kurzfristige KPIs, die sich auf spezifische Mitarbeiter oder Abteilungen konzentrieren.
KPIs unterstützen das strategische Wachstum in allen Unternehmensbereichen – Personalwesen, Finanzen, Marketing und Vertrieb.
Arten von KPIs
Key Performance Indicators gibt es in verschiedensten Ausprägungen, um Ihren Geschäftszielen gerecht zu werden. Während einige häufig zur Bewertung des monatlichen Fortschritts dienen, sind andere effektiver für die Bestimmung des langfristigen Erfolgs.
Allen Arten von KPIs ist jedoch eines gemeinsam – die Messung strategischer Ziele. Betrachten wir die verschiedenen Arten von KPIs genauer.
#1. Strategische KPIs
Strategische Leistungskennzahlen werden verwendet, um den aktuellen Zustand einer Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bestimmen. Sie sind von entscheidender Bedeutung für die Analyse langfristiger Unternehmensziele.
Beispiele: Return on Investment (ROI), jährlicher Umsatz, Marktanteil usw.
#2. Operative KPIs
Operative KPIs messen die Effizienz, Qualität und Konsistenz der täglichen Abläufe. Sie messen die Erreichung kurzfristiger Ziele und beziehen sich hauptsächlich auf organisatorische Prozesse und Effizienz.
Beispiele: Monatlicher Umsatz, durchschnittliche monatliche Transportkosten, Umsatz nach Region, Cost-per-Acquisition (CPA)
#3. Nachlaufende und führende KPIs
Nachlaufende KPIs verfolgen die Leistung von bereits abgeschlossenen Aufgaben. Führungskräfte verwenden diese, um die Erreichung eines bestimmten Ziels über einen bestimmten Zeitraum zu messen.
Beispiele: Messung des Website-Traffics, der Anzahl der Teilnehmer an einer Veranstaltung und des durch ein Programm oder eine Kampagne generierten Umsatzes.
Führende KPIs hingegen helfen bei der Vorhersage von Ergebnissen oder dem zukünftigen Zustand eines Unternehmens.
Beispielsweise können Unternehmen Indikatoren wie Beschäftigungswachstum, Interesse an neuen Märkten oder Arbeitslosenzahlen verwenden, um verschiedene Ergebnisse für ihre Organisation zu prognostizieren.
Was ist mit qualitativen und quantitativen KPIs gemeint?
Qualitative KPIs besitzen ein „beschreibendes Merkmal“, meist eine Meinung oder Eigenschaft. Sie werden häufig zur Messung der Kunden- oder Mitarbeiterzufriedenheit mittels Umfragen verwendet.
Die Erhebung selbst ist jedoch qualitativer Natur, da die Messungen auf individuellen Meinungen und Interpretationen beruhen.
Quantitative KPIs hingegen verfügen über messbare Eigenschaften. Sie beziehen sich auf Zahlen – die Anzahl der verkauften Artikel, der monatliche Umsatz, die besuchten Kurse, die bearbeiteten Anrufe. Sie sind die beliebtesten und am weitesten verbreiteten Leistungsindikatoren.
Beide Arten haben ihre Berechtigung in der Erfolgsmessung.
Leistungskennzahlen zur Messung für jede Organisation
Obwohl diverse Indikatoren die Leistung eines Unternehmens messen können, haben wir fünf Schlüsselkennzahlen für jede Organisation zusammengefasst:
- Umsatzwachstum: Die Beobachtung und Überwachung des Umsatzwachstums ist essenziell, um die Nachhaltigkeit und den zukünftigen Fortschritt Ihres Unternehmens vorherzusagen.
- Einnahmequellen: Die Überprüfung der Leistung jeder Einnahmequelle, wie z. B. Umsatz pro Kunde, Umsatz pro Verkauf und anderer wesentlicher Einnahmequellen, hilft Ihnen, ein genaues Bild vom Wachstum zu erhalten.
- Rentabilität im Zeitverlauf: Ohne diesen KPI agiert Ihr Unternehmen quasi im Blindflug. Er ermöglicht es, Einnahmen und Ausgaben im Laufe der Zeit zu messen, den Gesamtgewinn zu berechnen (und zu beurteilen, ob er zum Überleben ausreicht) und ggf. Kostensenkungen durchzuführen.
- Kundenzufriedenheit: Einfach ausgedrückt: Ohne Kunden kann Ihr Unternehmen nicht überleben. Jede Organisation, ob gewinnorientiert oder gemeinnützig, muss sicherstellen, dass sie ihre Kunden zufriedenstellt.
- Betriebskapital: Hierbei handelt es sich um die Mittel, die für den laufenden Geschäftsbetrieb erforderlich sind. Die Verfolgung dieser Kennzahl gewährleistet, dass die Organisation finanziell gut aufgestellt ist und über die Mittel verfügt, um zu bestehen.
Wie werden KPIs entwickelt?
Die Messung aller Kennzahlen kann bei solch großen Mengen an Rohdaten schnell überfordernd wirken.
Es ist ratsam, sich nur auf die wichtigsten Leistungsindikatoren zu konzentrieren, die Ihnen bei der Erreichung Ihrer gewünschten Geschäftsziele helfen. Hier sind einige wichtige Punkte, die bei der Entwicklung von KPIs zu beachten sind:
#1. Definieren Sie die Verwendung von KPIs
Sprechen Sie mit Mitarbeitern oder Führungskräften, die direkt oder indirekt in den Prozess involviert sind. Fragen Sie sie, was sie in einem bestimmten Zeitraum erreichen möchten und wie sie dies tun werden. Dies wird Ihnen helfen, wertvolle und zuverlässige KPIs zu definieren.
#2. Richten Sie sie an Ihren Geschäftszielen aus
Wenn Ihre KPIs nicht mit Ihren wichtigsten Geschäftszielen übereinstimmen, bewegen Sie sich möglicherweise in die falsche Richtung.
Ob Sie KPIs für bestimmte Prozesse oder Kampagnen verwenden – sie müssen mit Ihren Geschäftszielen verknüpft sein.
Schließlich dient jeder Betrieb der langfristigen Vision des Unternehmens. Und das sollten auch Ihre KPIs tun.
#3. Definieren Sie SMARTe KPIs
SMART im geschäftlichen Kontext steht für spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und terminiert.
Beispiel: „Steigere den Umsatz bis zum Ende dieses Geschäftsjahres um 20 % und reduziere die Abwanderungsrate um 5 % in 5 Monaten.“
#4. Seien Sie klar und präzise
Letztlich basieren KPIs auf Rohdaten, und daher ist Datenkompetenz wichtig.
Jeder in der Organisation sollte verstehen, was KPIs sind, wie man mit Daten arbeitet und datengesteuerte Entscheidungen trifft, die sich positiv auf die übergeordneten Geschäftsziele auswirken.
#5. Vermeiden Sie KPI-Stuffing
Eine Fülle von Rohdaten bedeutet nicht, dass Sie jeden erdenklichen KPI untersuchen müssen.
KPIs sollten für die wichtigsten Ziele verwendet werden. Vermeiden Sie es, unnötige KPIs zu messen, um klare Pläne und Benchmarks für Ihr Unternehmen zu schaffen.
Was sind SMARTe Ziele?
SMART bei intelligenten Zielen steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Diese Parameter stellen sicher, dass Ihre Ziele auf realistischen Erwartungen beruhen und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreichbar sind. Die Erstellung von SMART-Zielen eliminiert das Rätselraten, legt einen klaren Zeitplan fest, macht Ihre Ziele messbar und führt zu besseren Ergebnissen.
Nachdem Sie nun viel über KPIs wissen, wollen wir uns mit KRAs vertraut machen.
Alles, was Sie über KRAs wissen sollten
Was ist eine KRA?
Key Responsibility Area oder Key Result Area bezieht sich auf eine Auswahl messbarer Ziele für Mitarbeiter innerhalb einer Organisation.
Die KRAs eines jeden Mitarbeiters variieren je nach Stellenprofil, Erfahrung und Erwartungen, z. B.:
- Die KRA eines Vertriebsleiters könnte die Gesamtzahl der Verkäufe in einem Quartal sein.
- Die KRA eines Personalmanagers könnte die Fluktuationsrate und die Mitarbeiterzufriedenheit sein.
- Die KRA eines Finanzadministrators könnte die Kostensenkung und Buchhaltung sein.
KRAs helfen Mitarbeitern, besser zu verstehen, was von ihnen erwartet wird, und ermutigen sie, auf ein bestimmtes Ziel hinzuarbeiten.
Warum sind Key Result Areas (KRAs) für Unternehmen wichtig?
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Folgen auf 20 % der Ursachen zurückzuführen sind.
Übertragen auf die Geschäftswelt bedeutet dies, dass 80 % des Wertes Ihrer Arbeit aus 20 % der von Ihnen und Ihren Mitarbeitern geleisteten Arbeit stammen.
Daher ist es wichtig, die von jedem Mitarbeiter erwarteten Ergebnisse, d. h. 20 % Ihrer Arbeit, zu verstehen und zu identifizieren.
Sobald Sie die wichtigsten Ergebnisbereiche identifiziert haben, können Sie Ihren langfristigen Erfolg steigern, indem Sie die Aktivitäten der Mitarbeiter an den strategischen Zielen Ihres Unternehmens ausrichten.
Darüber hinaus trägt die Bestimmung von KRAs in vielerlei Hinsicht zur Organisation bei:
- Die Aufgaben werden gleichmäßig verteilt.
- Die Aufgaben werden verwaltet und die Leistung verfolgt.
- Die Produktivität der Mitarbeiter wird gesteigert.
- Die Ergebnisse werden regelmäßig gemessen.
- Die Einheitlichkeit in Bezug auf die Unternehmensziele wird sichergestellt.
Hürden bei der Identifizierung, dem Verständnis und der Verwendung von KRAs
Obwohl die Entwicklung von guten KRAs nicht kompliziert ist, führen häufige Hürden manchmal zu Problemen.
- Mangel an Klarheit: Die Erstellung von KRAs erfolgt in der Regel in Zusammenarbeit mit zwei Parteien – dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber. Dies führt manchmal zu Verwirrung über die Aufgaben und die Ergebnisse, auf die sich die Mitarbeiter konzentrieren sollen.
- Ablenkungen: Mitarbeiter werden oft von alltäglichen Aufgaben abgelenkt, die zwar wichtig erscheinen, aber letztendlich nur wenig zum Gesamterfolg der Organisation beitragen.
- Delegation von Arbeit: Vorgesetzte, die KRAs für Mitarbeiter erstellen, legen oft direkt Verantwortlichkeiten fest, anstatt sie mit den Mitarbeitern zu besprechen, um deren Input einzuholen. Dieses System zur Identifizierung von KRAs ist oft wenig erfolgreich.
Wie identifiziert man Schlüsselverantwortungsbereiche?
Es gibt keine allgemeingültige Vorgehensweise für die Definition von Hauptverantwortungsbereichen. Sie variieren je nach Organisation, Abteilung und Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, KRAs zu identifizieren und entsprechend zu arbeiten.
Hier sind einige Punkte, die Sie bei der Identifizierung von KRAs berücksichtigen sollten:
#1. Organisatorische Ziele
Vor der Zuweisung von Arbeit und Verantwortlichkeiten ist es zwingend erforderlich, das Unternehmen und seine Vision zu kennen.
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter genau wissen, woran sie arbeiten werden und wie ihre Arbeit zu den langfristigen Zielen der Organisation beitragen wird.
Noch besser ist es, wenn Sie den Mitarbeitern erlauben, sich einzubringen und für sich selbst wichtige Verantwortungsbereiche zu definieren (Sie können Ihre vorgeschlagenen KPIs jederzeit um die gewünschten ergänzen).
Infolgedessen würden sich die Mitarbeiter ihrer Verantwortung stärker verpflichtet fühlen. Es wird sie motivieren, sich zu beeilen und härter zu arbeiten, um regelmäßig die Auszeichnung als „Mitarbeiter des Monats“ zu erlangen.
#2. Schulische Qualifikation
Ein weiterer Parameter, der bei der Identifizierung von KRAs zu berücksichtigen ist, ist der akademische Hintergrund der Mitarbeiter oder Kandidaten.
Nicht jeder hat das gleiche Potenzial, und nicht jeder wird die gleichen Ergebnisse liefern.
Daher ist es wichtig, die Bildungsabschlüsse, früheren Erfahrungen, Fähigkeiten und Interessen der Kandidaten zu bewerten, bevor ihnen Schlüsselbereiche zugewiesen werden.
Nachdem Sie diese Punkte berücksichtigt haben, entscheiden Sie, welches Profil am besten zu ihnen passt, und legen Sie ihre wichtigsten Verantwortungsbereiche fest.
Bonus-Tipp: Wenn Sie die Stärken der Mitarbeiter erkennen und sie in ihre KRAs einbeziehen, wird dies ihre Moral steigern und sie motivieren, in Ihrem Unternehmen besser zu werden.
#3. Bereitschaft zur Annahme von KRAs
Trotz der Berücksichtigung der organisatorischen Ziele und der Bewertung der Bildungsqualifikation der Kandidaten müssen die Mitarbeiter ihre KRAs bereitwillig verstehen und akzeptieren.
Die Übernahme von Schlüsselaufgaben durch einen Mitarbeiter trägt wesentlich dazu bei, dass er in Ihrem Unternehmen bessere Leistungen erbringt. Sie müssen jedoch bedenken, dass der mündlichen Kommunikation in der heutigen Zeit oft Authentizität und Rechtssicherheit fehlen.
Stellen Sie daher sicher, dass jede Verantwortung, die Sie mit einem Mitarbeiter besprechen, vollständig dokumentiert wird.
KRA vs. KPI: Was ist der Unterschied?
KRA und KPI sind zwei entscheidende Kenngrößen, die Ihnen helfen herauszufinden, ob sich Ihr Unternehmen in die richtige Richtung bewegt.
Offensichtlich sind beide Kennzahlen stark voneinander abhängig. Lassen Sie uns den Hauptunterschied zwischen KRAs und KPIs aufschlüsseln:
Grundlegender Unterschied
KRAs konzentrieren sich auf eine Reihe von Erwartungen, die an die Mitarbeiter definiert werden. Sie umfassen Einzelheiten zu allen den Mitarbeitern zugewiesenen Aufgaben und den Erwartungen an diese Aufgaben innerhalb eines Geschäftsjahres.
KPIs kommen ins Spiel, um die Entwicklung und Leistung dieser KRAs im Hinblick auf die Unternehmensziele effektiv zu messen.
Leistungskennzahlen messen die Leistung von Schlüsselverantwortungsbereichen, die für einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen definiert sind, und bestimmen, ob die Organisation ihre Ziele erreicht.
Nehmen wir zum Beispiel eine Personalabteilung, die gebeten wird, innerhalb eines Monats Vertriebsleiter einzustellen. Betrachten wir nun die KRA und den KPI, die dieser Aufgabe gewidmet sind:
Ziel: Einstellung von 10 Vertriebsmitarbeitern in einem Monat
KRA: Rekrutierung und Onboarding von Top-Führungskräften
KPI: Anzahl der eingestellten Führungskräfte.
Ich hoffe, Sie können jetzt zwischen KPIs und KRAs unterscheiden. Weitere Beispiele werden wir im weiteren Verlauf dieses Artikels ausführlicher behandeln.
Rollen
Key Result Areas spielen eine wichtige Rolle, um zu verstehen, wie gut die Organisation, ihre Abteilungen oder Mitarbeiter ihre Gesamtziele erreicht haben.
Sie bilden einen Rahmen, der den Umfang der von der Organisation angebotenen Produkte oder Dienstleistungen umreißt.
Key Performance Indicators hingegen sind quantifizierbare Kennzahlen, die von Organisationen verwendet werden, um die Leistung ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu analysieren. Dies hilft wiederum der Organisation, langfristige Ziele zu erreichen.
KPIs sind die am häufigsten empfohlenen Geschäftskennzahlen zur Bewertung des Unternehmenserfolgs im Laufe der Zeit.
Beispiele für KRAs und KPIs für verschiedene Berufsbilder
| KRAs | KPIs | Ziele | |
| Verkaufsleiter | Fähigkeit, den Gesamtproduktwert und Supportangebote zu präsentieren, die auf die Bedürfnisse der Kunden ausgerichtet sind | Neukundenakquise | 5 potenzielle Kunden mit einem Umsatz von >10 Millionen US-Dollar erreichen |
| Durchführung von Workshops und Aktivitäten zur strategischen Verkaufsplanung | Mitarbeiterentwicklungsprogramme | Durchführung von 2 Workshops zu den Best Practices für „effektives Verkaufen“ Führen Sie jeden Monat 3 Schulungen zur „Lead-Generierung“ durch |
|
| Personalmanager/Personalchef | Entwicklung von Personalstrategien für die kurz- und langfristigen Ziele der Organisation | Einstellung eines neuen Mitarbeiters | Einstellung und Eingliederung des Vertriebsteams (5 Mitarbeiter) für das Büro West bis Mitte November. Individuelle Orientierungssitzungen. |
| Beschäftigen Sie sich mit allgemeinen Problemen und Anliegen von Mitarbeitern. | Mitarbeiterentwicklung und -engagement. | Erstellen und teilen Sie Mitarbeiter-Feedback-Formulare alle 4 Wochen. Führen Sie monatliche Umfragen zum Mitarbeiterengagement durch | |
| IT-Manager | Leiten der Beschaffungs-, Entwicklungs-, Test- und Lieferphasen für technische Produkte | Migration auf das neue System | Migrieren aller alten Daten auf das neue System ohne Fehlbedienung bis Mitte November |
| Gewährleistung der Systemverfügbarkeit 24*7, 365 Tage im Jahr. | Reduzierung der Systemausfallzeit | Gewährleistung der Systemausfallzeit von weniger als 10 Minuten pro Woche. |
Zusammenfassung
KRAs und KPIs gehen Hand in Hand, da beide für den Erfolg Ihres Unternehmens von gleicher Bedeutung sind.
Die Verknüpfung der Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter mit den strategischen Zielen der Organisation kann Ihre Chancen auf das Erreichen langfristiger Ziele deutlich erhöhen.
Das gemeinsame Verständnis von KRA und KPI wird Ihr Unternehmen zum Erfolg führen.
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