Eine Software zur Personalplanung ist ein cloudbasiertes Werkzeug, das Sie bei der Einteilung von Mitarbeitern in Schichten unter Berücksichtigung verschiedener Faktoren unterstützt.
Das Erstellen von Schichtplänen für Mitarbeiter, um die anfallenden Arbeiten zu erledigen, ist an sich schon eine Herausforderung. Die Gewährleistung einer effizienten Planung ist dabei ein zusätzlicher Komplexitätsfaktor.
Deshalb muss die Person, die für die Schichteinteilung zuständig ist, sehr aufmerksam sein und genau wissen, welche Mitarbeiter an einem bestimmten Tag oder in einem bestimmten Zeitfenster verfügbar sind. Wenn dies nicht optimal erfolgt, geht die eigentliche Bedeutung der Mitarbeiterplanung zur Umsatzmaximierung und Kostensenkung verloren.
Klingt kompliziert, nicht wahr? Damit diese fehleranfällige und wichtige Aufgabe präzise erledigt wird, nutzen Unternehmen unabhängig von ihrer Größe Softwarelösungen für die Personalplanung.
Die Software für die Mitarbeiterplanung liefert Ihnen detaillierte Informationen über die Mitarbeiter, die während eines bestimmten Zeitraums abwesend oder nicht verfügbar sind. Somit ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Verwechslungen im Vergleich zur manuellen Erstellung von Plänen auf Papier nahezu ausgeschlossen.
Werfen wir nun einen Blick auf die möglichen Vorteile, die der Einsatz einer Workforce-Management-Software für Ihr Unternehmen haben kann:
Verwaltung von Dienstplänen für verschiedene Abteilungen: Wenn Sie Schwierigkeiten haben, den Überblick über die Planung der Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen zu behalten, kann eine Planungssoftware Ihr bester Helfer sein.
Minimierung menschlicher Fehler: „Irren ist menschlich“ ist ein bekanntes Sprichwort, das im Großen und Ganzen zutrifft. Selbst wenn Sie eine digitale Tabelle zur Erstellung von Mitarbeiterplänen verwenden, können sich Fehler wie Unterbesetzung einschleichen. Mit einer Planungssoftware können Sie diese Aufgabe automatisieren, da alle erforderlichen Informationen an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen und Sie sogar gewarnt werden, falls etwas übersehen wird.
Reduzierung redundanter Aufgaben: Die Personaleinsatzplanung bedeutet im Wesentlichen, jede Woche und jeden Monat Schichten zu erstellen und zuzuweisen; diese Tätigkeit wird endlos wiederholt. Mit einer Software zur Personalplanung können Sie jedoch Vorlagen erstellen und wiederverwenden oder sogar vergangene Dienstpläne kopieren und so erheblich Zeit sparen.
Mitarbeiter können an der Planung mitwirken: Eine cloudbasierte Software zur Mitarbeiterplanung ermöglicht es den Mitarbeitern, Schichten zu tauschen und Zeitfenster zu ändern, wodurch potenzielle Konflikte vermieden werden.
Erstellung einer Wissensdatenbank: Eine Planungssoftware kann anhand von in der Software gespeicherten Vergangenheitsdaten den Personalbedarf während der Hochsaison vorhersagen.
Beeindruckend! Das ist mehr, als Sie vielleicht erwartet haben. Da Sie nun wissen, wie eine Software zur Mitarbeiterplanung die Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern und gleichzeitig die Arbeitskosten senken kann, wollen wir uns eingehender mit den derzeit beliebtesten Softwarelösungen auf dem Markt befassen.
Rota von Breathe
Rota von Breathe vereinfacht und optimiert Ihre Teamplanung.
Dieses Tool verfügt über einen Drag-and-Drop-Roster-Builder mit vereinfachten Optionen zur Rollenzuweisung und Freigabe.
Zusätzlich können Sie jede Röstervorlage für die zukünftige Personaleinsatzplanung speichern. Darüber hinaus halten Cloud-basierte Anwendungen und Benachrichtigungen alle auf dem Laufenden.
Rota bietet auch ein persönliches Dashboard, über das Mitarbeiter Schichten annehmen, ablehnen oder tauschen können. Darüber hinaus unterstützt die Stempeluhr die Erstellung automatischer Stundenzettel.
Sie können Breathe Rota mit einer kostenlosen 14-tägigen Testversion ausprobieren, um sich selbst von einem reibungslosen Personalmanagement zu überzeugen.
Shiftboard
Shiftboard ist eine cloudbasierte Plattform, die Unternehmen hilft, die Personaleinsatzplanung zu verfolgen und zu verwalten. Sie konzentriert sich hauptsächlich auf stundenweise Beschäftigte, bei denen Arbeitsplanung, Echtzeit-Interaktion und Feedback für die täglichen Aufgaben von entscheidender Bedeutung sind. Zusätzlich zur Mitarbeiterplanung bietet Shiftboard auch Tools zur Zeiterfassung, Bewerberverfolgung und zum Onboarding.
Shiftboard ist dafür bekannt, dass es langfristig zur Senkung der Arbeitskosten und zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität beiträgt. Was Shiftboard von anderen Softwarelösungen unterscheidet, ist seine hohe Anpassbarkeit. Sie können es so konfigurieren, dass es genau den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Die Hauptvorteile der Verwendung von Shiftboard sind:
- Optimierung der Planung: Passen Sie Arbeitsprofile, Teamzeitpläne und Geschäftsregeln an, um die Herausforderungen bei der Arbeitsplanung zu meistern. Shiftboard informiert Sie über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und verhindert, dass Sie nicht verfügbare Mitarbeiter einplanen.
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Wenn Sie Mitarbeitern Schichten zuweisen, benachrichtigt Shiftboard diese automatisch. Zudem tragen automatische Erinnerungen dazu bei, dass keine Schichten versäumt werden.
- Bedarfsplanung: Gut strukturierte historische Daten helfen Ihnen, den Arbeitsplan zu optimieren, wodurch Kosten gesenkt werden können, und ermöglichen Ihnen, den Arbeitsplan an den Ihrer Kunden anzupassen.
- Plattformunabhängig: Ihre Mitarbeiter können ihre zugewiesenen Schichten über einen Webbrowser auf jedem Betriebssystem anzeigen und verwalten. Android- und iPhone-Nutzer können die Apps kostenlos nutzen.
Shiftboard bietet zwei Softwarevarianten für die Personaleinsatzplanung an, um den Anforderungen von produktions- und dienstleistungsorientierten Unternehmen gerecht zu werden. Die Enterprise-Pläne sind hochgradig skalierbar und richten sich an Unternehmen mit mehr als 100.000 Mitarbeitern.
ScheduleAnywhere
ScheduleAnywhere ist eine Online-Plattform für die Arbeitsplatzplanung, die Managern hilft, die Mitarbeiter zu planen, die in verschiedenen Abteilungen und an verschiedenen Standorten arbeiten. Es ermöglicht Unternehmen, den Personalbedarf zu überwachen, Arbeitszeiten zu erfassen, auf Urlaubsanträge zu reagieren, Überstunden zuzuweisen, Mitarbeiter über ihre Arbeitsschichten zu benachrichtigen und vieles mehr.
Diese Personalplanungssoftware ist so konzipiert, dass sie den Bedürfnissen verschiedener Branchen und Sektoren wie Einzelhandel, Unternehmensdienstleistungen, Transport, Behörden, Energie, Gesundheitswesen, öffentliche Sicherheit und Strafverfolgung gerecht wird. Manager können Schichten zuweisen und planen, Arbeitsschichten rotieren und Schichtmuster erstellen. Die Möglichkeit, mehrere Mitarbeiter einzuplanen und ganze Zeitpläne zu kopieren, macht eine erneute Eingabe von Arbeitsplänen überflüssig.
Weitere Vorteile sind:
- Eliminierung der Wahrscheinlichkeit, dass sich überschneidende Schichten zugewiesen werden, sodass kein Mitarbeiter überbucht ist.
- Erstellung von Berichten mit detaillierten Mitarbeiterinformationen wie Standort, Schichtzeiten, Abteilungen und mehr.
- Mitarbeiter können ihr bevorzugtes Kommunikationsmedium auswählen, um Benachrichtigungen über ihre zugewiesenen Schichten zu erhalten.
- Möglichkeit zur Auswahl verschiedener Zeitpläne, z. B. 1-Tages-, 7-Tages-, 14-Tages-, 28-Tages- und 42-Tages-Zeitpläne. Diese können auch farblich gekennzeichnet werden, um Krankheitstage, Urlaub und andere Arten von Abwesenheiten zu unterscheiden.
- Verfolgung von Schulungen, Fähigkeiten und Zertifizierungen der Mitarbeiter, mit automatischer Benachrichtigung vor Ablauf von 90 Tagen.
ScheduleAnywhere ist sehr erschwinglich und die Pläne beginnen bei 25 $ pro Monat. Anpassungen im Plan sind abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und den gewählten Zusatzleistungen möglich.
Humanity
Humanity ist eine Software für die Personalplanung, die sich für kleine, mittlere und große Unternehmen eignet und Eigentümer und Manager bei der Zuweisung von Arbeit und der Planung von Schichten unterstützt. Sie können die Software so konfigurieren, dass sie den Standards Ihres Unternehmens entspricht. Humanity ist zudem mit mobilen Geräten kompatibel, sodass Sie die Mitarbeiterplanung verwalten und Probleme von überall aus angehen können.
Humanity bietet benutzerfreundliche Planungsfunktionen wie Drag-and-Drop, mit der Mitarbeitern Schichten basierend auf ihren Fähigkeiten und ihrem Arbeitsniveau zugewiesen werden. Nicht nur Teammanager, sondern auch Mitarbeiter profitieren von dieser Planungssoftware. Sie können ihre Schichten tauschen und von jedem Ort aus Auszeiten beantragen. Zudem können sie ihre Dienstpläne in der Humanity-App einsehen.
Die Funktionen der Personalplanungssoftware von Humanity umfassen:
- Einsatz in mehr als 175.000 Unternehmen weltweit zur Erfüllung ihrer Anforderungen an die Mitarbeiterplanung, einschließlich Echtzeitplanung, Verwaltung von Schichtzeiten und Genehmigung von Anträgen auf arbeitsfreie Tage.
- Integration einer Stempeluhr, mit der die Schichtzeiten der Mitarbeiter präzise erfasst, die Anwesenheit berechnet und die genauen Arbeitszeittabellen für die Gehaltsabrechnung exportiert werden können.
- Einfache Beantragung von Auszeiten durch die Mitarbeiter mit dem in die Mitarbeiterplanungs-App von Humanity integrierten Urlaubsmodul. So ist die Verfügbarkeit der Mitarbeiter in Echtzeit ersichtlich.
- Import von KPIs, die durch Dateneinblicke gestützt das zukünftige Planungsmuster vorhersagen können.
Humanity bietet drei Abonnementpläne für die Mitarbeiterplanung an. Der Starterplan kostet 3 $ pro Benutzer und Monat. Der Enterprise-Plan kann an die Anforderungen großer Unternehmen angepasst werden.
ZoomShift
ZoomShift ist eine weitere Plattform zur Personalplanung, mit der Sie Arbeitsschichten planen und stundenweise beschäftigten Mitarbeitern wie z.B. Freiberuflern Arbeit zuweisen können.
Als Cloud-basierte Software können Sie auf Urlaubsanträge reagieren, Überstunden zuweisen und die Verfügbarkeit von Mitarbeitern überprüfen. Dies trägt dazu bei, Konflikte und Verwirrung nach der Erstellung von Plänen zu vermeiden. Sobald der Zeitplan erstellt ist, benachrichtigt ZoomShift Ihre Mitarbeiter automatisch über ihre bevorzugte Kommunikationsplattform. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Schichtwechsel und Tausch anzufordern.
ZoomShift verfügt über eine integrierte Stempeluhr, mit der Sie die Arbeitsstunden verfolgen können, wenn Sie keine manuellen Arbeitszeittabellen führen möchten. Es bietet auch wertvolle Einblicke darüber, wann Mitarbeiter zu spät zur Arbeit kommen, früher gehen oder außerhalb ihres Zeitplans arbeiten. Sie können auch Gehaltsabrechnungsberichte erstellen und diese in Ihre Gehaltsabrechnungssoftware exportieren, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu starten. ZoomShift ist über Webbrowser und native mobile Apps zugänglich.
Die wichtigsten Vorteile der Verwendung von ZoomShift als Planungsplattform sind:
- Einfache Erstellung von Arbeitsplänen.
- Erstellung von Planungsvorlagen.
- Genehmigung von Freistellungsanträgen.
- Verwaltung von Schichtwechseln.
- Überwachung von Überstunden und Beseitigung von Schichtkonflikten.
- Verfolgung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter.
- Senden von Planungsbenachrichtigungen an Mitarbeiter.
- Erstellung und Export von Planungsberichten und Arbeitsstunden für die Gehaltsabrechnung.
Die Abonnementpläne von ZoomShift beginnen bei 2,50 $ pro Benutzer und Monat für kleine Organisationen. Premium-Pläne, die für mittelständische Unternehmen geeignet sind, kosten 4 $ pro Benutzer und für große Unternehmen steht ein benutzerdefinierter Plan zur Verfügung.
When I Work
When I Work ist eine Mitarbeiterplanungsplattform, die in allen gängigen Webbrowsern verfügbar ist. Es hilft Unternehmen und Organisationen, Arbeitspläne für Mitarbeiter zu erstellen und zu ändern, Arbeitszeiten zuzuweisen und neue Aufgaben hinzuzufügen. Darüber hinaus können Sie damit auch Arbeitsstunden verfolgen, Arbeitsschichten füllen und die Anwesenheit von Mitarbeitern verwalten.
Manager können die Arbeitspläne verwalten und die Arbeitsstunden direkt über die nativen mobilen Apps verfolgen. Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen über die Schichtzuteilung in den mobilen Apps und können von dort aus einen Schichtwechsel beantragen.
Manager können Urlaubsanträge bearbeiten und auf der Plattform genehmigen. Dies hilft, Konflikte und Fehler bei der Erstellung von Arbeitsplänen zu minimieren. Sie können zudem Mitarbeiterdaten als CSV-Dateien importieren, um eine manuelle Dateneingabe zu vermeiden.
When I Work kann in Gehaltsabrechnungssoftware wie Gusto, QuickBooks und ADP integriert werden, was eine schnellere Gehaltsabrechnung ermöglicht. Es wickelt den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter ab, genehmigt Auszeiten, Schichtwechsel und füllt die Arbeitsschichten.
Darüber hinaus können Sie Schichten bestätigen, Aufgaben zuweisen und mit den Mitarbeitern chatten, um sie auf dem Laufenden zu halten. When I Work unterstützt auch private Chats und Gruppenchats, die die Kommunikation erleichtern. Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit angeben, Auszeiten beantragen und am Schichthandel teilnehmen.
When I Work kostet für kleine Unternehmen 2 USD pro Benutzer und Monat, größere Unternehmen müssen sich für die Enterprise-Version entscheiden, die an ihre Bedürfnisse angepasst werden kann.
Sling
Sling ist eine effiziente Plattform für Mitarbeiterplanung und Zusammenarbeit, die entwickelt wurde, um eine Vielzahl von Unternehmen zu unterstützen, die Mitarbeiter im Schichtbetrieb beschäftigen, um Mitarbeiterschichten, Arbeitszeiten, Gehaltsabrechnungen und andere Aufgaben zu verwalten.
Über das zentralisierte Dashboard können Sie benutzerdefinierte Schichtvorlagen konfigurieren, um die Arbeit zu planen, auf die Verfügbarkeit von Mitarbeitern zuzugreifen, auf Abwesenheits- und Schichttauschanfragen zu reagieren. Sling verfügt über eine integrierte Stempeluhr, mit der Mitarbeiter die genaue Ein- und Ausstempelzeit aufzeichnen, die Arbeitszeiten verfolgen und sogar Benachrichtigungen über verspätete Ankunft und unvollständige Einträge in den mobilen Apps erhalten können. Dank eines einzigen gemeinsamen Arbeitskalenders können Administratoren Mitarbeitern verschiedener Baustellen Schichten und Aufgaben zuweisen.
Sling umfasst vier zentrale Funktionen: Aufgaben, Schichten, Nachrichten und Newsfeed. Chatfunktionen ermöglichen es den Mitarbeitern, über Posts, Links, Videos und Fotos zu kommunizieren, um Schichtwechsel zu besprechen und die vorgenommenen Änderungen mitzuteilen.
Die Plattform verfügt auch über Schichtvorlagen, mit denen Manager Arbeitsschichten zuweisen können, ohne diese von Grund auf neu entwerfen zu müssen. Diese Vorlagen haben auch integrierte Filter wie Datum, Position und Abteilung. Sie sind praktisch, um schnell nach bestimmten Informationen zu suchen. In ähnlicher Weise können auch Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal der Personaleinsatzplanungssoftware von Sling Urlaub beantragen und Wechselanfragen stellen.
Die kostenlose Version von Sling bietet eine ganze Reihe von Funktionen. Sie können jedoch jederzeit auf die Premium- und Business-Versionen upgraden, die 3 USD bzw. 4 USD kosten.
Workforce.com
Workforce.com ist eine End-to-End-Cloud-Lösung, die HR-Managern von Organisationen Planungs- und Anwesenheitsverwaltungsfunktionen bietet. Der Drag-and-Drop-Editor ermöglicht es Managern, die Erstellung von Zeitplänen zu automatisieren, indem sie den Standort und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter berücksichtigen.
Die Personalplanungssoftware stellt automatisch die Einhaltung der Gesetze sicher und benachrichtigt Sie, wenn ein Zeitplan gegen die Unternehmensrichtlinie oder das Arbeitsrecht verstößt.
Die Personalplanungsplattform kann erfolgreich in beliebte Personalinformationssysteme und Gehaltsabrechnungssoftware wie Gusto, ADP, Paychex, Square, Sage und andere integriert werden. Workforce.com hat auch eine App, die die Mitarbeiter auch während der Arbeit über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden hält. Arbeitnehmer können aber auch andere Medien wie SMS oder E-Mail wählen, um Schichtaktualisierungen zu erhalten. Wenn ein Mitarbeiter eine Schichtstornierung beantragt, können Manager die Details der freien Schicht schnell weiterleiten, damit alle verfügbaren Mitarbeiter ihre Schicht tauschen können.
Interessanterweise können Sie mit Workforce.com die historischen Planungsdaten analysieren, um zu erfahren, wie viele Mitarbeiter Sie für einen Standort oder einen bestimmten Tag einplanen müssen. Dies trägt wesentlich zur Optimierung Ihres Arbeitsplans bei. Außerdem ist es auf dieser Plattform möglich, Arbeitsplanvorlagen zu erstellen und für die Zukunft griffbereit zu halten.
Die Planungsfunktionen von Workforce.com werden im Business-Abonnement angeboten, das 4 USD pro Benutzer und Monat kostet. Sie können sich vor dem Kauf der Software für eine 14-tägige kostenlose Testversion anmelden.
Deputy
Deputy ist eine beliebte Personalverwaltungsplattform, die integrierte Mitarbeiterverwaltungs- und Personaleinsatzplanungsfunktionen bietet. Mit der ausgeklügelten Dienstplanfunktion können Sie Arbeitsschichten planen, Aufgaben zuweisen und die Dauer von Überstunden automatisch berechnen.
Die Planungssoftware von Deputy kann auch die Arbeitszeiten und die Anwesenheit der Mitarbeiter mithilfe der integrierten Stempeluhr verfolgen. Außerdem sind die integrierten Kommunikationsfunktionen praktisch für allgemeine Durchsagen. Diese End-to-End-Workforce-Management-Lösung lässt sich problemlos in gängige Gehaltsabrechnungs-, POS- und HR-Management-Plattformen integrieren, um zusätzliche Leistungs- und Verwaltungsfunktionen zu bieten.
Mit der KI-gestützten und intuitiven mobilen App von Deputy können Sie Arbeitsschichten unabhängig von Ihrem Standort verwalten. Darüber hinaus ermöglicht die speziell für das iPad entwickelte Kiosk-App Mitarbeitern die Selbstbedienung und das Erfassen der Ein- und Ausstempelzeit.
Deputy benachrichtigt die Mitarbeiter automatisch über ihre Schichttermine über ihr bevorzugtes Kommunikationsmedium wie E-Mail, SMS, Push-Benachrichtigung usw. Die Mitarbeiter haben auch die Möglichkeit, die ihnen zugewiesene Schicht zu stornieren, und die Manager können dann einen anderen Mitarbeiter an ihrer Stelle einplanen.
Die Vorteile der Verwendung von Deputy als Planungssoftware für die Personaleinsatzplanung sind:
- Verwaltung mehrerer Arbeitsorte und Abteilungen von einem Konto aus.
- Beschleunigung des Gehaltsabrechnungsprozesses und der Bearbeitung administrativer Aufgaben.
- Erhalten einer Bestätigung der Schichtgenehmigung durch die Mitarbeiter.
- Zuweisung von Aufgaben an die Mitarbeiter in Schichten und Verfolgung ihrer Fortschritte.
- Reduzierung von Redundanzen bei der Handhabung von Zeitplänen und Stundenzetteln.
- Sichere Aufbewahrung Ihrer Daten.
- Keine spezielle Hard- und Software erforderlich.
Die Planungssoftware von Deputy kostet 2,50 USD für jeden Benutzer pro Monat und wird monatlich abgerechnet. Vor dem Kauf der kostenpflichtigen Version können Sie die Testversion 31 Tage lang verwenden.
Fazit 👨💻
Und damit sind wir am Ende angelangt! Dies sind einige der besten Softwarelösungen für die Personalplanung auf dem Markt, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter und Arbeitsschichten optimal verwalten können. Wenn Sie sich fragen, welche Software am besten für Sie geeignet ist, gibt es keine allgemeingültige Antwort; es hängt von den Anforderungen und Standards Ihres Unternehmens ab.
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