Zeitmanagement und der Google Kalender: Eine Einführung
Hand aufs Herz: Zeitmanagement ist eine echte Herausforderung. Um jeden Tag produktiv zu sein, braucht es viel Selbstdisziplin, und oft mangelt es uns einfach an der nötigen Motivation. Daher suchen viele Menschen nach verschiedenen Lösungen für dieses Problem, sowohl im Internet als auch offline.
Auch große Unternehmen haben sich diesem anhaltenden Thema angenommen. Eine Antwort darauf ist der Google Kalender. Diese Online-App hat im Laufe der Zeit viele Verbesserungen erfahren. Wie können Nutzer ihre Kalender im Jahr 2021 freigeben? Das erklären wir Ihnen jetzt im Detail.
Kalender für Google-Nutzer freigeben
Mit dem Google Kalender können Sie Ihren Kalender gezielt mit bestimmten Personen teilen. Der einzige Haken: Diese Personen müssen ebenfalls Google-Nutzer sein, und die Freigabe ist nur über einen Computer möglich. So gewähren Sie Zugriff auf Ihren Kalender:
- Öffnen Sie den Google Kalender unter https://calendar.google.com. Alternativ können Sie, falls Sie gerade eine andere Google-App nutzen, das Google Apps-Menü in der oberen rechten Ecke aufrufen und den Kalender dort auswählen.
- Auf der linken Seite Ihres Google Kalenders finden Sie eine Liste mit der Bezeichnung „Meine Kalender“. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kalender, den Sie freigeben möchten. Es sollten drei Punkte erscheinen. Klicken Sie auf diese.
- Wählen Sie im folgenden Popup-Menü „Einstellungen und Freigabe“.
- Sie werden zum Einstellungsmenü weitergeleitet. Suchen Sie nach der Option „Für bestimmte Personen freigeben“. Sie können entweder nach unten scrollen oder die Seitenleiste links nutzen, um die Option leichter zu finden.
- Nachdem Sie die Option gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Personen hinzufügen“.
- Ein Popup-Fenster mit dem Titel „Für bestimmte Personen freigeben“ wird angezeigt. Hier können Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Namen eingeben. Gleichzeitig werden Ihnen einige Kontakte vorgeschlagen, mit denen Sie bereits interagiert haben. Google erkennt nur die Namen von Nutzern, die einen Kalender in ihrem Google-Konto haben.
- Nachdem Sie die Kontakte ausgewählt haben, mit denen Sie Ihren Kalender teilen möchten, legen Sie fest, welche Berechtigungen Ihre Kontakte für Ihren Kalender erhalten sollen. Die Option „Nur frei/beschäftigt anzeigen (Details ausblenden)“ zeigt Ihren Kontakten lediglich, wann Sie frei oder beschäftigt sind, ohne weitere Details. „Alle Termindetails anzeigen“ lässt sie alle Termine und deren Einzelheiten sehen, ohne Bearbeitungsrechte. „Änderungen an Ereignissen vornehmen“ erlaubt das Bearbeiten, jedoch nicht das Teilen von Terminen. „Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten“ gewährt fast die gleichen Rechte wie Ihnen selbst, einschließlich der Möglichkeit, Termine zu teilen. Sie können diese Einstellungen für jede Person individuell und jederzeit ändern.
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Senden“ in der unteren rechten Ecke des Fensters. Das Fenster wird geschlossen, und Sie kehren zu Ihren Kalendereinstellungen zurück. Zudem werden die Personen, die Sie eingeladen haben, Ihren Kalender einzusehen oder darauf zuzugreifen, hinzugefügt.
Wenn Sie Google Groups verwenden, können Sie Ihren Google Kalender auch für eine gesamte Gruppe freigeben. Geben Sie hierfür einfach die E-Mail-Adresse der Gruppe in das Fenster „Für bestimmte Personen freigeben“ ein.
Um die Freigabe eines Kalenders für eine Person oder Gruppe zu beenden, klicken Sie auf das „X“ neben dem jeweiligen Eintrag.
Kalender für Personen ohne Google Kalender freigeben
Um Ihren Kalender mit Personen zu teilen, die keinen Google Kalender verwenden, müssen Sie ihn öffentlich machen und einen Link mit ihnen teilen. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
- Suchen Sie in Ihren Kalendereinstellungen die Option „Zugriffsberechtigungen“. Sie können entweder nach unten scrollen oder die Seitenleiste auf der linken Seite verwenden, um sie zu finden.
- Sie müssen Ihren Kalender zuerst öffentlich zugänglich machen. Klicken Sie hierzu auf das Kontrollkästchen neben der Option „Öffentlich freigeben“.
- Google weist Sie darauf hin, dass jeder Ihre Kalenderereignisse sehen und Ihren Kalender finden kann, wenn er bei Google sucht. Wenn Sie damit einverstanden sind, klicken Sie auf „OK“.
- Ihr Kalender ist nun öffentlich, was aber noch nicht viel bedeutet, da Sie den Link an Personen schicken müssen, die den Google Kalender nicht verwenden. Um den Link zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Freigabelink abrufen“ unter der zuvor verwendeten Option.
- Es wird ein Kalenderlink zusammen mit der Schaltfläche „Link kopieren“ angezeigt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Link zu kopieren. Eine Benachrichtigung sollte am unteren Bildschirmrand erscheinen, die Ihnen bestätigt, dass der Link in die Zwischenablage kopiert wurde.
Um die öffentliche Freigabe Ihres Kalenders zu beenden, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Öffentlich freigeben“.
Einladungen annehmen
Ein weiterer nützlicher Aspekt bei der Kalenderfreigabe ist das Verwalten von Einladungen. Wenn Sie einen Kalender für Personen freigeben, die die Berechtigung haben, Ereignisdetails einzusehen, können Sie auswählen, welche Einladungen automatisch akzeptiert werden.
Wenn Sie die Standardoption „Alle Einladungen automatisch zu diesem Kalender hinzufügen“ beibehalten, werden alle Einladungen für neue Termine sichtbar, auch wenn diese sich zeitlich überschneiden. Wenn Sie die Option auf „Einladungen ohne Konflikte automatisch annehmen“ ändern, werden Ereigniseinladungen nur dann angenommen, wenn sie keine bereits bestehenden Ereignisse beeinträchtigen.
Fazit: Zeitplanung leicht gemacht
Es kann sehr hilfreich sein, einen Google Kalender mit Einzelpersonen oder Gruppen zu teilen, insbesondere wenn Sie häufig nach Ihrer Verfügbarkeit gefragt werden. Diese Funktion ist auch für berufliche Zwecke äußerst nützlich. Wir hoffen, dass Sie nun wissen, wie es geht.
Wie stehen Sie zum Teilen Ihres Kalenders mit anderen? Wenn Sie Ihren Kalender bereits freigeben, inwieweit hilft es Ihnen, den Überblick über Ihre Zeit zu behalten? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen.