Microsoft Teams ist zweifellos ein nützliches Werkzeug für Online-Meetings, doch viele Anwender betrachten es zunächst als bloße Videoanruf-Funktion. Erst wenn sie anspruchsvollere Videokonferenzen durchführen müssen und auf die Grenzen einfacherer Videoanruf-Lösungen stoßen, erkennen sie den Mehrwert einer ausgereifteren Plattform wie Microsoft Teams.
Die Top 5 Funktionen von Microsoft Teams für Online-Meetings
Haben Sie schon viel über Microsoft Teams gehört, sind sich aber noch unsicher, welche Funktionen es von anderen Online-Meeting-Tools abheben? Dann werfen Sie einen Blick auf die folgende Liste, um die Vorteile zu entdecken.
1. Optimierte Meetingplanung und Einladungsmanagement
Spontane Meetings sind mit den meisten Online-Meeting-Tools problemlos durchführbar, die Planung von Terminen ist jedoch eine komplexere Aufgabe. Eine Meetingeinladung umfasst mehr als nur Uhrzeit und Datum; ein direkter Link zum Meeting muss ebenfalls bereitgestellt werden.
Natürlich könnten Sie den Meeting-Link kurz vor dem Start manuell teilen, doch dies ist zeitaufwendig und umständlich. Microsoft Teams ermöglicht es Ihnen, Einladungen zu generieren und diese direkt an die Teilnehmer zu versenden. Die Einladungen können bei Bedarf aktualisiert werden und beinhalten einen Link, mit dem die Teilnehmer einfach per Klick beitreten können.
2. Breakout-Räume für konzentrierte Diskussionen
Breakout-Räume sind eine vergleichsweise neue Funktion in Microsoft Teams. Sie ermöglichen die Aufteilung eines Hauptmeetings in separate Untergruppen, wobei alle Teilnehmer Teil des Gesamtmeetings bleiben.
Diese Funktion erlaubt es den Teilnehmern, in kleineren Gruppen zu diskutieren, und bei Bedarf zurück zum Hauptmeeting zu wechseln. Diese virtuelle Version der Aufteilung in kleinere Diskussionsgruppen ist ideal für Workshops oder Gruppensitzungen.
3. Erweiterter Präsentationsmodus mit Bildschirmsteuerung
Die meisten Videoanruf-Tools bieten die Möglichkeit zur Bildschirmfreigabe, doch dies allein genügt oft nicht für professionelle Meetings. Microsoft Teams bietet einen hochentwickelten Präsentationsmodus, der es ermöglicht, PowerPoint-Präsentationen zu halten, Foliennotizen anzuzeigen und zu steuern, welche Folien gezeigt werden.
Der Bildschirmfreigabemodus erlaubt es den Teilnehmern auch, die Kontrolle über den freigegebenen Bildschirm oder die App anzufordern. Moderatoren können die Steuerung auch aktiv mit der Funktion „Zugriff gewähren“ an andere Teilnehmer übergeben.
4. Individuelle Hintergründe und Hintergrundunschärfe
Wenn Sie kein eigenes Büro haben oder andere Personen im Hintergrund während des Videoanrufs stören, können Sie den Hintergrund unscharf stellen oder einen benutzerdefinierten Hintergrund verwenden. Microsoft Teams bietet diese Funktion als Standard an und sie funktioniert ausgezeichnet. Sie kann Personen präzise erkennen, vom Hintergrund isolieren und diesen dann entweder unscharf stellen oder durch ein individuelles Bild ersetzen. Diese Funktion ist jedoch nur in den Desktop-Apps verfügbar, nicht in der Microsoft Teams Web-App.
5. Aufzeichnungen und Transkripte für spätere Referenz
Präsenzmeetings werden oft anhand einer Agenda organisiert und protokolliert. Bei Online-Meetings sollte man auf diese hilfreichen Tools nicht verzichten. Microsoft Teams bietet die Möglichkeit, Meetings aufzuzeichnen und automatisch Transkripte zu erstellen. Zwar ist diese Funktion Teil der Unternehmenslizenzen, jedoch sind die Transkripte in der Regel sehr präzise und erübrigen die manuelle Erstellung.
Fazit
Dies war eine kurze Zusammenfassung der Meeting-Funktionen von Microsoft Teams. Meetings sind jedoch nur ein Aspekt der App. Sie bietet auch Funktionen für Schichtplanung, umfassende Anruflösungen und eine hervorragende Plattform für Zusammenarbeit. Es gibt zwar andere Meeting-Tools, die ähnliche Funktionen bieten, jedoch sind diese meist auf Webkonferenzen beschränkt und haben außerhalb dessen wenig zu bieten.