E-Mail-Programme wie Outlook, Mail oder Thunderbird erlauben es Nutzern, E-Mail-Nachrichten zu exportieren. Durch den Export einer E-Mail werden alle Inhalte gesichert, darunter Kopfzeileninformationen, E-Mail-Adressen, Anhänge, Zeitstempel und die IP-Adresse des Absenders. Diese Funktion ist in den genannten E-Mail-Clients standardmäßig integriert. Webbasierte E-Mail-Dienste, mit ihren jeweiligen Benutzeroberflächen, bieten jedoch keine direkte Exportfunktion an. Es existiert jedoch meist eine Möglichkeit, E-Mails offline zu speichern. So ermöglicht es beispielsweise Google Mail, eine E-Mail als EML-Datei zu speichern und diese dann in die meisten E-Mail-Programme zu importieren. Im Folgenden wird der Vorgang detailliert beschrieben.
Speichern einer Gmail-E-Mail als EML-Datei
Öffnen Sie Gmail in Ihrem Webbrowser. Rufen Sie die E-Mail auf, die Sie offline verfügbar machen möchten. Klicken Sie nun auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche „Antworten“. Wählen Sie anschließend im sich öffnenden Menü die Option „Original anzeigen“ aus.
Dadurch öffnet sich die Nachricht in einem neuen Fenster. In diesem Fenster sehen Sie eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Original herunterladen“. Ein Speicherdialog Ihres Browsers öffnet sich, wobei die Datei standardmäßig als TXT-Datei gespeichert werden soll. Dies sollte jedoch geändert werden. Ändern Sie die Dateiendung auf „.eml“ und wählen Sie im Dropdown-Menü für Dateitypen „Alle Dateien“ anstelle von „Textdateien“. Speichern Sie die Datei.
Der Download der Datei erfolgt innerhalb weniger Sekunden. Nach dem Download können Sie die Datei in jeden E-Mail-Client importieren, sie auf Ihrer Festplatte oder einem externen Speichermedium sichern.
Falls die E-Mail Anhänge enthielt, sollten Sie überprüfen, ob die heruntergeladene Datei diese auch beinhaltet. Es kann vorkommen, dass Google Mail den Anhang nicht in der Originalnachricht inkludiert oder der Anhang von Google Drive stammt oder nur als Link versendet wurde. Daher ist diese Methode nicht immer narrensicher, wenn es primär um das Speichern von Anhängen geht. Eine EML-Datei ist die ideale Wahl, wenn Sie eine E-Mail-Konversation langfristig archivieren möchten.
Für den Import der E-Mail in einen E-Mail-Client müssen Sie zunächst die Importfunktion in Ihrem spezifischen Programm finden. Die genaue Position dieser Funktion kann variieren, daher ist es ratsam, diese Informationen per Suchmaschine zu recherchieren. Sobald die Importoption gefunden wurde, wählen Sie die gespeicherte EML-Datei aus. Die E-Mail sollte sich dann im Client öffnen. Alternativ können Sie die Datei einfach per Doppelklick öffnen, wodurch sie im Standard-E-Mail-Programm geladen wird. Unterstützt Ihr E-Mail-Programm die Drag-and-Drop-Funktion, können Sie die Datei auch auf diese Weise öffnen.