MS Word, PowerPoint und Excel bieten eine Vielfalt an Diagramm- und Grafikbibliotheken. Insbesondere in Excel gestaltet sich das Einfügen solcher Elemente besonders unkompliziert. Nutzer können die darzustellenden Daten auf einer Diagrammachse festlegen, während Excel sich um die restliche Umsetzung kümmert. Diese Diagramme lassen sich problemlos in andere MS Office-Dokumente kopieren und einfügen. In Excel zeichnen sie sich durch ihre hohe Intelligenz aus: Wird beispielsweise der Wert eines Datenpunktes verändert, aktualisiert sich das Diagramm automatisch. Die voreingestellten Diagramme beinhalten diverse Elemente, wie das Aussehen und die Position des Titels, die Platzierung der Datenbeschriftungen und Achsentitel, sowie das Design der Legende. Obwohl jedes Diagramm eine Standardlegende besitzt, ermöglicht MS Office dem Nutzer, diese nach Belieben anzupassen.
Die Diagrammlegende individualisieren
Diese Anpassungsmöglichkeit ist in allen MS Office-Anwendungen verfügbar, die das Erstellen von Diagrammen und Grafiken unterstützen. In Anwendungen, die keine Diagrammerstellung erlauben, wie beispielsweise Outlook, ist diese Option nicht vorhanden.
Um die Legende eines Diagramms zu bearbeiten, öffnen Sie entweder die Datei, die das betreffende Diagramm enthält, oder fügen Sie ein neues Diagramm in ein Dokument ein. Achten Sie darauf, dass das Diagramm editierbar ist. In der Regel sind Diagramme, die zwischen verschiedenen MS Office-Anwendungen kopiert werden, bearbeitbar, sodass keine Probleme auftreten sollten.
Nachdem Sie das Diagramm, dessen Legende Sie anpassen möchten, ausgewählt haben, wird die Registerkarte „Diagrammtools“ aktiviert. Wechseln Sie innerhalb dieser Registerkarte zum Tab „Design“.
Auf der linken Seite befindet sich die Schaltfläche „Diagrammelement hinzufügen“. Ein Klick darauf öffnet ein Menü, in dem Sie „Legenden“ auswählen können. Hier werden verschiedene Legendenlayouts angezeigt, die von MS Office unterstützt werden. Sie können eine dieser Optionen auswählen, um die aktuelle Legende zu ersetzen. Abhängig vom verfügbaren Platz, können Sie so die Standardlegende durch eine lesefreundlichere und besser zum Dokument passende Legende austauschen.
Die Legende lässt sich zudem per Drag-and-Drop an eine beliebige Position innerhalb des Diagramms verschieben. Für eine automatische Positionierung wählen Sie im gleichen Menü die Option „Weitere Legendenoptionen“. Daraufhin öffnet sich eine Seitenleiste, in der Sie Farbe und Layout der Legende detailliert anpassen können.
Weitere Diagrammelemente
Diese Bearbeitungsmöglichkeiten gelten auch für andere Diagrammelemente. Sie sind ebenfalls über die Schaltfläche „Diagrammelement hinzufügen“ zugänglich und bieten jeweils eigene Unteroptionen. Obwohl MS Word Diagrammelemente vorschlägt, die für den jeweiligen Diagrammtyp als optimal gelten, werden das Layout des Dokuments und die Lesbarkeit der Elemente nicht immer berücksichtigt. Daher ist es ratsam, diese Einstellungen selbst zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.