Wenn Sie in Microsoft Outlook mehrere E-Mail-Konten verwalten, bietet sich die Möglichkeit, die Absenderadresse für neu erstellte Nachrichten flexibel anzupassen. Dies ist nicht nur eine zeitsparende Alternative zum Wechsel zwischen Posteingängen, sondern erlaubt es Ihnen auch, E-Mails von unterschiedlichen Adressen zu versenden, selbst wenn diese nicht Ihre eigenen sind. Im Folgenden erläutern wir, wie dies funktioniert, und weisen auf einige Einschränkungen hin.
Outlook ermöglicht Ihnen das Senden von E-Mails mit jeder in der Anwendung konfigurierten Adresse. Zusätzlich können Sie auch von Adressen senden, die nicht explizit hinterlegt sind. Dies birgt zwar ein gewisses Missbrauchspotenzial, ist jedoch unter bestimmten Umständen durchaus legitim. Wir erklären, wie dies technisch umgesetzt wird und wie E-Mail-Provider versuchen, missbräuchliche Nutzung zu unterbinden.
Schneller Wechsel der Absenderadresse
Zunächst betrachten wir den gängigen Prozess: Um die Absenderadresse anzupassen, muss das Feld „Von“ sichtbar sein. Öffnen Sie hierzu eine neue E-Mail in Outlook und navigieren Sie zu „Optionen“ > „Von“. Das „Von“-Feld wird nun eingeblendet.
Um die Absenderadresse zu ändern, klicken Sie auf das „Von“-Feld und wählen Sie eine der in Outlook hinterlegten E-Mail-Adressen aus.
Die Absenderadresse wird daraufhin aktualisiert, und alle E-Mails, die Sie versenden, werden mit dieser Adresse als Absender verschickt.
Wenn Sie lediglich zwischen Ihren E-Mail-Konten wechseln möchten, ist dies bereits ausreichend.
Was aber, wenn Sie eine E-Mail mit einer Adresse senden möchten, die nicht in Outlook registriert ist? Auch dies ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
Erstellen Sie eine neue E-Mail und klicken Sie erneut auf das „Von“-Feld. Wählen Sie dieses Mal die Option „Andere E-Mail-Adresse“.
In dem sich öffnenden Dialogfenster geben Sie die gewünschte Absenderadresse ein und bestätigen mit „OK“.
Versenden Sie die Nachricht wie gewohnt. Wird die E-Mail erfolgreich zugestellt oder erhalten Sie eine Fehlermeldung? Und wenn sie zugestellt wird, sieht der Empfänger die von Ihnen angegebene Adresse als Absender, selbst wenn es nicht Ihre ist?
Die Antworten auf diese Fragen sind abhängig von Ihrem E-Mail-Anbieter.
Verarbeitung von E-Mails mit abweichender Absenderadresse
Microsoft Outlook und andere E-Mail-Clients, wie Thunderbird oder Apple Mail, führen keine Prüfung der Absenderadresse durch. Der Client leitet die E-Mail lediglich an den SMTP-Server Ihres Providers weiter, der dann entscheidet, was mit der E-Mail geschieht.
Die Verarbeitung Ihrer E-Mails hängt also vollständig von der Konfiguration des SMTP-Servers Ihres Anbieters ab.
Große E-Mail-Provider wie Google, Microsoft, Apple und Yahoo setzen auf SPF (Sender Policy Framework), DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) und DKIM (DomainKeys Identified Mail), um zu verhindern, dass E-Mails mit gefälschten Absenderadressen versendet werden. Die konkrete Umsetzung dieser Maßnahmen variiert je nach Anbieter.
Google ignoriert die geänderte Absenderadresse und zeigt dem Empfänger Ihre ursprüngliche Gmail-Adresse an. Im Beispiel der Screenshots wurde die E-Mail von Outlook an den Google Mail SMTP-Server gesendet. Dieser hat festgestellt, dass die verwendete Absenderadresse – [email protected] – nicht zu uns gehört, und dem Empfänger wurde die E-Mail mit unserer ursprünglichen Gmail-Adresse angezeigt.
Microsoft-gehostete E-Mail-Konten handhaben dies anders. Wenn Sie versuchen, eine E-Mail mit einer Adresse zu senden, für die Sie keine Berechtigung haben, lehnt ein Microsoft-E-Mail-Server (oft als Exchange-Server bezeichnet) die E-Mail ab. Sie erhalten stattdessen eine Fehlermeldung.
Wenn Ihr Unternehmen jedoch einen Microsoft Exchange-Server nutzt, ist dieser üblicherweise so konfiguriert, dass Sie E-Mails von jedem Konto senden können, auf das Sie Zugriff haben, selbst wenn es nicht zu Ihrem Outlook hinzugefügt wurde.
Wenn Sie beispielsweise berechtigt sind, E-Mails von „[email protected]“ zu senden, leitet Outlook die E-Mail an den Exchange-Server weiter. Dieser prüft, ob Sie über die Berechtigung verfügen, E-Mails mit dieser Adresse zu versenden. Ist dies der Fall, sendet der Server die E-Mail an den Empfänger, unabhängig davon, ob das Konto „[email protected]“ in Outlook hinzugefügt wurde.
Andere E-Mail-Anbieter verhalten sich ähnlich wie Google oder Microsoft. Der einfachste Weg, dies herauszufinden, ist, es in Outlook auszuprobieren. Beachten Sie aber die Nutzungsbedingungen Ihres Providers, da einige die Verwendung gefälschter Absenderadressen untersagen.
Missbrauch gefälschter Absenderadressen
Große E-Mail-Provider haben ausgeklügelte Prüfmechanismen und Protokolle, um Spam- und Phishing-E-Mails zu erkennen, insbesondere solche mit gefälschten Absenderadressen. Betrüger und Phishing-Akteure nutzen diese Provider jedoch nicht, sondern betreiben ihre eigenen SMTP-Server.
Diese Server sind so konfiguriert, dass alle E-Mails durchgelassen werden. Dies zwingt große Anbieter wie Google und Microsoft zu einem ständigen Wettlauf, um betrügerische E-Mails zu identifizieren und zu verhindern, dass diese in Ihre Posteingänge gelangen.
Ihr E-Mail-Anbieter, sei es Microsoft, Google, Apple, Yahoo oder ein anderer, analysiert die E-Mail-Header jeder eingehenden Nachricht. Dabei wird auch geprüft, ob die „Von“-Adresse mit der „Absender“-Adresse übereinstimmt. Weichen diese voneinander ab, besonders wenn sie aus unterschiedlichen Domänen stammen, ist dies ein Warnsignal. Dies ist nur eine von vielen Prüfungen, aber eine der wichtigsten.