Mit Microsoft Outlook haben Sie die Möglichkeit, elektronische Notizzettel zu erstellen, die Sie entweder in Outlook selbst oder direkt auf Ihrem Desktop anzeigen lassen können. Dadurch werden die vielen physischen Notizzettel von Ihrem Schreibtisch verbannt.
Bevor wir beginnen, möchten wir kurz daran erinnern, dass es keine gute Idee ist, Passwörter auf Notizzetteln zu notieren, egal ob digital oder auf Papier. Wir haben uns in der Vergangenheit bereits ausführlich mit dem Thema Passwortsicherheit befasst. Es ist empfehlenswert, einen Passwort-Manager auszuwählen und diesen regelmäßig zu nutzen. Sie werden es uns später danken.
Erstellung einer neuen Notiz
Als Erstes müssen Sie die Notizfunktion in Outlook aufrufen. Dazu klicken Sie unten links in Outlook auf die drei Punkte im Navigationsmenü und wählen dann „Notizen“ aus.
Daraufhin öffnet sich die Notizen-Ansicht, in der Sie Ihre Notizen hinzufügen, bearbeiten und löschen können.
Um eine neue Notiz zu erstellen, klicken Sie auf „Neue Notiz“. Es wird eine neue Notiz in der Standardgröße und -farbe erzeugt.
Arbeiten mit einer Notiz
Die Notizen in Outlook wirken simpel, aber sie verfügen über eine Vielzahl von Funktionen auf kleinem Raum. Eine Notiz besteht aus sechs verschiedenen Bereichen:
1. Das Notizfeld, in dem Sie Ihren Text eingeben.
2. Das Notizmenü mit verschiedenen Optionen zur Bearbeitung der Notiz.
3. Der „Verschiebegriff“, mit dem Sie die Notiz über den Bildschirm ziehen können.
4. Die Schließen-Option, um die Notiz zu schließen.
5. Der „Größenänderungsgriff“, mit dem Sie die Größe der Notiz ändern können.
6. Das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung der Notiz.
Eine Speicheroption ist nicht vorhanden. Wenn Sie die Notiz schließen oder an eine andere Stelle klicken, wird sie automatisch gespeichert. Eine Versionsverwaltung gibt es nicht (wie bei einem physischen Notizzettel).
Die erste Zeile der Notiz wird als Dateiname verwendet (auch wenn diese leer ist). Wenn Sie den Namen der Notiz ändern möchten, müssen Sie die erste Textzeile neu verfassen.
Organisation Ihrer Notizen
Sie können die Tatsache, dass die erste Zeile einer Notiz als Dateiname verwendet wird, nutzen, um Ihre Notizen zu organisieren. Verwenden Sie das erste Wort zur Beschreibung der Aufgabe (z. B. „Aufgabe“, „Anruf“, „Erinnerung“ usw.). Ihre Notizen werden standardmäßig in der Symbolansicht angezeigt.
Dadurch werden Ihre Notizen nach dem Änderungsdatum sortiert, wobei die zuletzt geänderten (oder erstellten) Notizen vorne stehen. In der Listenansicht ist dies besser erkennbar.
Um Ihre Notizen nach Aufgabenart zu organisieren, können Sie sie nach Betreff sortieren. Wählen Sie dazu Ansicht > Ansichtseinstellungen.
Wir haben die Änderung der Ansichtseinstellungen bereits erläutert, daher gehen wir hier nicht weiter ins Detail. Wenn Sie dies jedoch bereits für Ihre E-Mail-Ordner getan haben, wissen Sie, dass dies sehr einfach ist. Nach der Umstellung auf die Sortierung nach Betreff sind Ihre verschiedenen Aktionen besser sichtbar.
Kategorisierung von Notizen nach Farbe
Sie können die Farbe Ihrer Notizen ändern, indem Sie die Kategorie anpassen. Dies ist auf drei Arten möglich:
1. Wählen Sie die Notiz im Notizenfenster aus und klicken Sie auf Start > Kategorisieren.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Notiz im Notizenfenster und wählen Sie „Kategorisieren“ im Kontextmenü.
3. Klicken Sie auf das Menü oben links in einer geöffneten Notiz und wählen Sie „Kategorisieren“ im Menü.
Wählen Sie die gewünschte Farbe für Ihre Notiz. Wenn Sie die Kategorien noch nicht verwendet haben, wird Ihnen die Möglichkeit angeboten, die Kategorie umzubenennen und ihre Farbe zu ändern.
Nach der Auswahl der Kategorie entspricht die gesamte Notiz der gewählten Farbe, und auch das Symbol im Notizenfenster ändert die Farbe.
Dies ist eine einfache Methode, um die verschiedenen Arten von Notizen zu verfolgen. Sie müssen die Notizen nicht lesen oder sortieren, um zu wissen, worum es sich handelt.
Notizen zum Desktop hinzufügen
Nachdem die Einrichtung und Kategorisierung der Notizen erläutert wurde, sehen wir uns an, wie Sie sie auf Ihren Desktop bringen. Dies gelingt ganz einfach, indem Sie eine Notiz öffnen und Outlook minimieren. Die geöffneten Notizen können verschoben und beliebig auf dem Desktop platziert werden.
Wenn Sie Outlook schließen, werden auch die Notizen geschlossen. Das ist zwar logisch, aber nicht ideal. Wenn Sie sie jedoch einzeln erneut in Outlook öffnen, werden sie an der gleichen Stelle geöffnet, an der Sie sie verlassen haben. Wenn Sie sie sorgfältig angeordnet haben, bleiben sie also an ihrem Platz. Für Benutzer, die Outlook nie schließen, ist dies ohnehin kein Problem.
Wenn Sie die Notizen öffnen möchten, ohne Outlook zu starten, können Sie sie außerhalb von Outlook speichern. Klicken Sie dazu auf das Notizmenü und wählen Sie „Speichern unter“.
Es öffnet sich ein Standard-Windows-Dialogfenster zur Auswahl des Speicherorts. Wir wählen den Desktop aus.
Wenn Sie die gespeicherte Nachricht öffnen, wird die Notiz genau dort geöffnet, wo Sie sie verlassen haben, ohne dass die Outlook-App geöffnet ist (technisch gesehen ist die Outlook-App im Hintergrund aktiv, wird aber nicht angezeigt). Da es sich um eine Kopie der Notiz in Outlook und nicht um die Originalnotiz handelt, wird die Notiz in Outlook nicht aktualisiert. Dies ist jedoch kein Problem, wenn Sie die Notizen als visuelle Erinnerungen und nicht als fortlaufende Aufgabenliste verwenden.
Senden von Notizen an andere Personen
Sie können Notizen auch an andere Personen senden. Wenn diese ebenfalls Outlook verwenden, können sie die Notizen öffnen und genauso nutzen wie Sie. Um eine Notiz zu senden, klicken Sie auf das Notizmenü und wählen Sie „Weiterleiten“.
Es wird eine E-Mail mit der Notiz als Anhang erstellt.
Wenn der Empfänger die angehängte Notiz in einem anderen E-Mail-Programm wie Gmail oder einem Client wie Thunderbird öffnet, wird sie als Text-E-Mail angezeigt. In Outlook wird sie jedoch als Notiz behandelt. Dies ist besonders nützlich, um Dinge an Kollegen im Büro zu senden, die Outlook nutzen.
Notizen sind vielleicht nicht das auffälligste oder funktionsreichste Element von Outlook, aber für Liebhaber von Notizzetteln sind sie einfach und effektiv. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass sie von Reinigungskräften entfernt werden, ihre Klebkraft verlieren oder Informationen für jeden sichtbar sind.