Miközben sok alkalmazottal dolgozik a munkahelyen, a HR-nek mindegyikükkel kapcsolatos információkat kell ügyesen kezelnie a pontos döntéshozatalhoz.
Egy ilyen ijesztő feladat sokat követel, és kevesebb időt hagy más HR-feladatokra.
A HRIS potenciálisan kiváló befektetés lehet az alkalmazottakkal kapcsolatos információk kezelésére és a hatékonyság maximalizálására.
Ebben a cikkben megtudhatja, mi az a HRIS-szoftver, annak típusai, valamint nyolc HRIS-szoftver a HR-hez kapcsolódó tevékenységek ellátására.
Tehát vegyük felülről.
Tartalomjegyzék
Mi az a HRIS szoftver?
Az Emberi Erőforrás Információs Rendszer, más néven HRIS, egy olyan rendszer, amely az emberi erőforrás tevékenységeket és folyamatokat digitalizálja.
Azt is mondhatja, hogy a HRIS egy olyan szoftver, amely olyan emberi erőforrás tevékenységeket végez, mint az alkalmazottak információkezelése, könyvelése, bérszámfejtése stb.
Mivel a HRIS ellátja ezeket a feladatokat, a HR-esek könnyebben hoznak jobb döntéseket azáltal, hogy inkább az adatok elemzésére összpontosítanak, mintsem az összegyűjtésre és összeállításra. Ezen felül az egész szervezet hatékonyabban és gördülékenyebben dolgozhat.
A legtöbb HRIS-szoftver általában rendelkezik a teljes emberi erőforrás-kezeléshez szükséges funkciókkal.
A HRIS szoftver előnyei
Automatizált folyamatok a feladatok gyorsabb elvégzéséhez
A rendszeres HR-feladatokat, mint például a szabadságnapok nyomon követése, a jelenlét, a bérszámfejtés stb., egy HRIS automatizálja. Ezzel időt takaríthat meg, ha óriási csapatokat kell kezelnie.
Egyszerű toborzás, jelöltértékelés és beiskolázás
A HRIS egyszerre sok önéletrajzot gyűjthet és szkennelhet, hogy megtalálja a legjobb jelöltet egy pozícióra. Ezek a funkciók megkönnyítik a HR munkáját, mivel szükségtelenné teszik az önéletrajzok ellenőrzését.
A HRIS még a jelölt véglegesítése után is számos bevezetői feladatot el tud látni.
Növeli az együttműködést és a belső kommunikációt
A HRIS arra is szolgál, hogy minden alkalmazott kapcsolatban maradjon a HR csapattal. A HRIS-en keresztül megtudhatják jelenléti adataikat, fizetési szelvényeiket, teljesítményelemzéseiket, és kérhetnek szabadságot vagy előléptetést.
Munkavállalói jelentések és elemzések
A HRIS nyomon követheti az alkalmazottakra beállított összes teljesítménymutatót, és részletes elemzés céljából heti, havi, negyedéves és éves jelentéseket készíthet.
Gyorsabb és pontosabb döntéshozatal
Az alkalmazottak irányításával kapcsolatos bármely döntés hatékonyan meghozható az összes jelentés elemzésével és a HRIS adatbázisból a munkavállalói információk kiolvasásával.
Integráció más eszközökkel
A HRIS integrálható bármilyen más eszközzel, amelyet a vállalat különféle feladatokhoz használ. Az integráció egyik leggyakoribb gyakorlata a projektmenedzsment rendszer és a HRIS integrálása.
Ez lehetővé teszi a HR számára, hogy lássa, mely alkalmazottak milyen munkát végeztek, és segít nekik minősítéseket generálni minden alkalmazott számára.
Most, hogy tudja, mi az a HRIS-szoftver, íme, mire kell figyelnie, ha HRIS-szoftverbe fektet be.
Hogyan válasszuk ki a megfelelő HRIS szoftvert?
Az Ön igényeinek megértése
Az első és legfontosabb dolog, mielőtt meghúzná a ravaszt, annak megértése, hogy mit is akar pontosan a HRIS-től.
Különféle típusú HRIS szoftverek léteznek (erről később). Kezdje azzal, hogy szűkítse a választást ezektől a típusoktól függően.
Ezután sorolja fel azokat a feladatokat, amelyeket automatizálni és kezelni szeretne egy HRIS segítségével, és tekintse meg a várhatóan kezelni kívánt teljes munkaerőt.
Konzultáció más osztályokkal
Egy másik szempont, amelyet figyelembe kell venni a HRIS megszerzése előtt, hogy konzultáljon az összes osztályvezetővel, az IT-támogatással és a teljes HR csapattal.
Ez betekintést nyújt abba, hogy mi mindenre kell vigyázni.
Ezen túlmenően, ha konzultál másokkal a vállalatánál, akkor néhány olyan javaslatot kaphat, amelyeket felhasználhat a HRIS vásárlásakor.
Állítsa be a költségvetést
A különböző típusú HRIS-eknek és szállítóknak olyan megoldásai lesznek, amelyek szolgáltatásaik alapján különböző csomagokat kínálnak.
Ha az igényeinek és a befektetés várható megtérülésének megfelelő költségvetést állít be, akkor a listát néhány szoftverre szűkítheti.
Érdemes megfontolni olyan szoftver beszerzését is, amely vagy egyszeri vásárlás, vagy hosszabb időtartamú csomagokkal rendelkezik, amelyek bizonyos kedvezményeket biztosítanak.
Beszéljen a szállítókkal, és ismerje meg a szoftvert
Miután elkészítette az Ön igényeinek megfelelő HRIS-szoftverek listáját, lépjen kapcsolatba az eladóval.
Hozzon létre egy értekezletet, hogy megvitassák a rendszer működését, és alaposan megértsék az összes funkciót.
Így képet kaphat a gyártók által ígért papíralapú funkciók tényleges működéséről. Ezenkívül összehasonlíthatja ezeket a szoftvereket egymással a megfelelő döntések meghozatalához.
Vegyen részt a bemutató üléseken
Ha vannak ingyenes demók az Ön által választott HRIS-hez, ne hagyja ki őket. Egy demó elképesztő lehet ahhoz, hogy gyakorlatias tapasztalatokat szerezzen a szoftver funkcionalitásáról és bonyolultságáról.
Ha ezeket a tényezőket szem előtt tartja, kiváló HRIS szoftvert találhat.
Íme egy lista az általunk talált legjobb HRIS szoftverekről. Vessen egy pillantást, és nézze meg, melyik a legmegfelelőbb Önnek és szervezetének.
Freshteam
Freshteam HRIS egy nagyszerű szoftver az alkalmazottak kezelési feladataihoz, mint például a belépés, az offboarding, az alkalmazottak adatainak kezelése és a jelenlét nyomon követése.
Jellemzők
- Konfigurálja a rendszert a bevezetéshez, és hatékonyan gyűjtse össze és tárolja az alkalmazottak dokumentumait a platformon
- Analitikus adatábrázolás és egyszerű jelentések a jelölt folyamatokhoz és a munkaerő változásaihoz
- Az önkiszolgáló portál lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy hozzáadják a be- és kilépési időket, távozásokat stb.
A Freshteam HRIS kiváló eszköz az alkalmazottak tájékoztatására és a munkaerő-menedzsmentre. Ingyenesen kipróbálhatja a szoftvert egy 21 napos próbaverzióval, hogy kiderüljön, a megfelelő-e.
Hullámzó
Hullámzó egy átfogó HRIS, amely a funkciók széles skáláját kínálja, amelyek szinte mindenre képesek ellátni a HR-eseket.
Jellemzők
- Integrálható a Slack, a Zoom, a Google Workspace stb.
- Könnyen kezelheti az alkalmazottak változásait, a be- és kilépési feladatokat
- Kezeli a kompenzációs feladatokat, mint például a bérszámfejtés, az automatikus adólevonás stb.
- Kezeli az egyéb munkavállalói juttatásokat, például az egészségbiztosítást
- Alkalmazotti idő- és jelenlét-kezelés és nyomon követés
- Beépített tanulásirányítási rendszer termékképzéshez, magatartási kódex képzéshez stb.
A Rippling valószínűleg az egyik legjobb megoldás a HR-menedzsment számára, de ez drágább.
Zoho emberek
Zoho emberek egy alkalmazottak adatait és teljesítményét nyomon követő HRIS olyan funkciókkal, mint az LMS, az Analytics és a testreszabási funkciók, valamint az alapvető HR-szolgáltatások.
Jellemzők
- Alkalmazottkezelési funkciók, mint például a személyzeti információk gyűjtése és tárolása, a munkaerő osztályozása stb.
- Részvételi nyomon követési funkciók és szabadságkezelés
- Kezeli a dokumentációt új alkalmazott felvételekor
- Vállalati LMS minden típusú képzési rendszerrel
- Testreszabható munkafolyamatok és önkiszolgáló rendszer minden alkalmazott számára
- Egyszerű integráció a Zoho Payroll szolgáltatással az alkalmazottak javadalmazásának és juttatásainak kezeléséhez
A szabványos Zoho People HRIS csak alkalmazotti menedzsmenthez és néhány egyéb HR-feladathoz nagyszerű. Ha bérszámfejtési funkciókat keres, akkor ehhez a HRIS-hez kell beszereznie a Zoho Payroll szolgáltatást, ami szintén növeli a költségeket.
ADP
Az ADP egy HRIS, amely olyan funkciókat kínál, mint a munkavállalói időgazdálkodás, a bérszámfejtés, a juttatások és a biztosítás, a megfelelőségi szolgáltatások és a HR kiszervezés.
Jellemzők
- Kiváló bérszámfejtés gyorsabb befizetésekkel és üzleti szoftverekkel való integrációval
- Hatékony és automatizált munkaerő-menedzsment időkövetési és jelenléti megoldásokkal
- Egyszerű toborzás és beiskolázás szűrési szolgáltatásokkal a megfelelő felvételhez
- Hozzáférés a HR outsourcinghoz minden fontosabb HR feladathoz
- Megfelelőségi szolgáltatások, például adók és alkalmazottak ellenőrzése
Az ADP egy nagyszerű HRIS olyan kisvállalkozások számára, amelyeknek nincs nagy HR-csapata az összes feladat kezeléséhez. A HR outsourcing szolgáltatás nagyon hasznos azoknak az induló vállalkozásoknak is, akik a lehető leggyorsabban szeretnék elindítani az üzletet.
Bambusz HR
Bambusz HR egy HRIS az emberi erőforrás információs rendszer egyszerűsítésére és az adatok biztonságos rendszerezésére. Ezenkívül jelentéseket és elemzéseket, nézettestreszabásokat és sok mást is kínál.
Jellemzők
- Adatgyűjtést és kezelést végez a valós idejű megtekintéshez és módosításokhoz
- Az összegyűjtött adatok kifejező jelentések formájában is megjeleníthetők a mélyreható elemzés érdekében.
- Szabja személyre információs rendszerét, hogy könnyedén és hihetetlenül rugalmasan hozzáférjen a dokumentációhoz
A Bamboo HR egy korlátozott funkciójú HRIS, amely kifejezetten az adatok dokumentálására, jelentésére, elemzésére és biztonságos tárolására irányul. Ez hihetetlen megoldássá teszi a HR adatkezelést igénylő kisvállalatok számára.
Zenefits
Zenefits egy HRIS, amelyet az egyszerű bevezetésre, az alkalmazottak menedzselésére, a TLT nyomon követésére és a teljesítmény áttekintésére terveztek.
Jellemzők
- Egyszerűsített folyamat a munkavállalói juttatások, például az egészségügyi ellátás és az ingázási kompenzáció kezeléséhez és biztosításához
- Gyors és egyszerű bérszámfejtés minden alkalmazott számára sok fejlett funkcióval
- Az újoncok hatékony önálló felvétele egyszerű dokumentációval és más olyan tevékenységekkel, amelyeket maguk is elvégezhetnek
- Compliance-kompatibilis és a fontos határidők egyszerű nyomon követése a nagyszerű ütemezéshez
A Zenefits HRIS három különböző csomagban kapható, amelyeket szervezeti igényeitől függően vásárolhat meg.
Természetes HR
Természetes HR egy minden az egyben HRIS-megoldás közepes méretű szervezetek számára az összes HR-feladat egyszerűsítésére.
Jellemzők
- Könnyű alkalmazottkezelés pontos adatgyűjtéssel és tárolással
- Az időkövetési funkciók közé tartozik a be- és kilépés, a távozások, az extra órák stb.
- Kiváló automatizált bérszámfejtés, időben történő fizetési betétekkel és változtatásokkal
- Kimerítő teljesítményelemzés és jelentés
- Betekintés a munkafolyamatok kezelésébe és a változásokba
- A munkavállalói juttatások egyszerű kezelése
A Natural HR egy egyablakos megoldás egy közepes méretű vagy vállalati szintű szervezet minden HR-igényére.
Paycor
Paycor egy HRIS a munkaerő-menedzsmenthez és a munkavállalói információs rendszerekhez.
Jellemzők
- Egyszerű mobil lyukasztórendszer az alkalmazottak számára a munkaidő be- és kikapcsolásához
- Kövesse nyomon és mérje az alkalmazottak teljesítményét, ahol a HR teljesítményértékeléseket készíthet, kezelheti az áthelyezéseket és az előléptetéseket
- Az alkalmazottak gyorsan kérhetnek szabadságot vagy szabadságot.
- Az újoncok feltölthetik személyes adataikat a felvételi folyamat megkezdése előtt.
- Szerezzen betekintést a teljes javadalmazási trendek, a jelenlegi munkaerő-erő, a részlegenkénti differenciálás stb. segítségével.
A Paycor egy másik korlátozott funkcionalitású HRIS, amelyet kifejezetten a hatékony munkaerő-kezelésre és az alkalmazottak információinak nyomon követésére terveztek.
Miben különbözik a HRIS szoftver a többi HR-szoftvertől?
A különböző HR-szoftverektől való megkülönböztetés zavaros helyen jár.
A HR-szoftverek összetettebbé és mindenre kiterjedőbbé váltak, és nagyon kevés megkülönböztető képességgel váltak kissé megkülönböztethetetlenné.
A HR-szoftvereknek három fő típusa van:
#1. HRIS – Emberi Erőforrás Információs Rendszer
A HRIS a három közül a leggyakoribb, és nagyjából egy belépő szintű HR-szoftver. Meghatározhatja úgy, hogy az alkalmazottakat irányítja, irányelveket tartalmaz, és különböző folyamatokat segít.
A HRIS néhány közös jellemzője a toborzás, a jelenléti rendszerek karbantartása, a munkafolyamatok, a személyzet nyomon követése, az adminisztráció, a képzés, a fejlesztés stb.
#2. HCM – Humántőke-menedzsment
A HCM mindent megtesz, amit egy HRIS tud, és hozzáad néhány extra funkciót.
Az átfogóbb szoftvermegoldás olyan tehetséggondozási lehetőségeket tartalmaz, mint a kompenzáció, a tanulás és a fejlesztés, az utódlás tervezése és a karriertervezés.
A HCM olyan funkciókkal is rendelkezik, mint a beépítési folyamatkezelés, a teljesítménykövetés, a pozícióvezérlés stb.
#3. HRMS – Emberi Erőforrás Menedzsment Rendszer
A HRMS mindhárom közül a legátfogóbb rendszernek számít, és a HRIS és a HCM által kínált összes szolgáltatással rendelkezik. A HRMS és a HRIS sok funkciója átfedésben van, de az előbbi egy másik réteget ad az alkalmazottak menedzsmentjéhez.
A HRMS olyan funkciókat tartalmaz, mint az automatikus adószámítás, a feldolgozás, a levonás és a fizetések letétbe helyezése. Idő- és munkaerő-gazdálkodással is rendelkezik, amely kiválóan alkalmas a projektek idejének nyomon követésére a termelékenység és a profit javítása érdekében.
Ezzel a kijelentéssel pedig nehéz lenne vitatkozni, mivel a legtöbb ilyen szoftvert kínáló cég folyamatosan újabb és újabb kifinomult eszközöket ad hozzá.
Ez az összes HR-eszköz felcseréléséhez vezet.
Vissza a HRIS-hez, beszéljük meg a használható HRIS-szoftverek típusait.
A HRIS szoftver típusai
Alapvetően mind az 5 típusú HRIS alapvető funkciókkal rendelkezik, amelyek alkalmazottak kezelését, automatizálását, önkiszolgáló szolgáltatásait és központi adatbázisokat kínálnak.
Ezek az alapvető funkciók, és ezen túlmenően az összes különböző HRIS szoftver egyedi funkciókkal rendelkezik.
Íme, miről szólnak ezek a típusok:
#1. Működési HRIS
Az operatív HRIS-ek kiválóan alkalmasak adat- és erőforrásgyűjtésre és jelentéskészítésre. Karbantarthatja az alkalmazottak nyilvántartását, a pozíció részleteit és a teljesítményértékelési információkat.
A HR-menedzserek működő HRIS-t használhatnak a teljesítmény, az előléptetések, a munkaerő-felvétel, a belső személyzeti változások és az értékelések kezelésére.
Ezek mind olyan szabványos HR funkciók, amelyek segíthetik a szervezetet azáltal, hogy megszüntetik az ismétlődő feladatokat, és növelik a hatékonyságot.
#2. Taktikai HRIS
A taktikai HRIS-ek elsősorban a nagyobb döntéshozatalra összpontosítanak, ami potenciálisan nagy hatással lehet a szervezetre.
Az olyan általános funkciók mellett, mint a képzés, az üresedés, a toborzás és a kompenzáció, segít az erőforrások elosztásában, a fejlesztésben és a munkaelemzésben.
A taktikai HRIS képes kezelni a külső adatokat, például a versenytársak elemzéséből származó jelentéseket, a szakszervezeti információkat, a kormány közleményeit és követelményeit stb.
#3. Stratégiai HRIS
A stratégiai HRIS-ek segítenek a vállalati elemzésben a stratégia kialakításában és az ennek megfelelő döntések meghozatalában.
Ezek a szoftverek segítséget nyújtanak a munkaerő tervezésében és a területek és részlegek feltérképezésében, ahol a jövőben sok betöltetlen állás és követelmény lesz. A költségvetés és a piaci trendek elemzésével is segítik a munkaerővel kapcsolatos célok kitűzését.
A Stratégiai HRIS olyan közepes méretű szervezetek számára készült, amelyek tovább szeretnének növekedni és bővíteni munkaerőt.
#4. Átfogó HRIS
Ahogy a neve is sugallja, az Átfogó HRIS mindent tartalmaz, amivel a fenti típusok rendelkeznek. Azok a szervezetek, amelyeknek szükségük van az operatív, taktikai és stratégiai HRIS funkcionalitására, használhatják ezt a szoftvert irányításuk egyszerűsítésére.
Az átfogó HRIS olyan funkciókat tartalmaz, mint az alkalmazottak információkezelése és az üresedési számítások, segíti a toborzást, valamint segít a teljesítmény nyomon követésében és elemzésében.
Az átfogó HRIS-ek drágábbak is, és szabványos platformot kínálnak mindenhez, amire egy HR-vezetőnek szüksége van.
#5. Korlátozott funkciójú HRIS
Ez a típus teljes ellentéte az átfogó HRIS-nek. A korlátozott funkciójú HRIS nagymértékben testreszabott, és nagyon speciális HR-feladatokat céloz meg. Ennek a HRIS-nek általában csak egy funkciója van, és ehhez kimerítő rendszere van.
A korlátozott funkciójú HRIS elképesztő megoldás lehet kisebb szervezetek számára, amelyeknek nincs túl sok követelményük, vagy csak egy dolgot kell tenniük.
Rendkívül könnyen megtanulhatók és kezelhetők, egyetlen HR-vezető kezelheti őket, és nagyon megfizethetőek.
Becsomagolás
A HRIS megváltoztathatja a szervezet alkalmazottainak kezelését.
A jobb eszközökkel és funkciókkal a HR elégedetten tudja tartani az alkalmazottakat, miközben a szervezet számára a legjobb eredményeket érheti el.
Fontos azonban megjegyezni, hogy a HRIS csak akkor lesz hasznos, ha ismeri az igényeit.
Tehát, mielőtt komoly vásárlási döntést hozna, mindenképp vegye figyelembe, amit ebben a cikkben olvasott.