A folyamatdokumentációs szoftverek nélkülözhetetlenek a vállalkozások számára, mivel strukturált ütemtervet biztosítanak a vállalkozások számára működésük egyszerűsítéséhez. A folyamat dokumentálása a projektmenedzsment lényeges eleme, mivel választ ad egy fontos kérdésre – Hogyan fognak a dolgok történni?
Korábban a projektmenedzserek a manuális megközelítésre támaszkodtak a folyamatdokumentáció elkészítésekor, de most már átválthatnak a teljes folyamatot ügyesen leegyszerűsítő folyamatdokumentációs eszközökre.
Ebben az útmutatóban felsoroltuk az elérhető legelismertebb folyamatdokumentációs szoftvereket, de először ismerjük meg jobban a folyamatdokumentáció fogalmát. Mielőtt azonban elkezdenénk, álljon itt egy praktikus táblázat, amely az általunk felsorolt folyamatdokumentációs szoftvereket tartalmazza.
Cím
Leírás
Fedezd fel
Írnok
AI eszköz az egyszerű folyamatdokumentációhoz képernyőképekkel.
Miro
Skálázható folyamatdokumentáció és leképezés integrációkkal.
360. dokumentum
Egyszerűsített üzleti folyamatok és változáskezelés.
Process Street
Fogd és vidd sablonok, szabványos ellenőrzőlisták.
Heflo
BPMN 2.0 támogatás, letöltés/exportálás, WYSIWYG szerkesztő.
Gazdag sablonok, valós idejű együttműködés, fogd és vidd.
FlowShare
Dinamikus követés, képernyőrögzítés, exportálás különböző formátumokban.
ProProfs
Importálás Word/PDF-ből, környezetérzékeny súgó, multimédia.
Tehát hogyan működik a dokumentumfeldolgozó szoftver? Egyszerűen szólva, a folyamatdokumentum egy részletes útmutató, amely elmagyarázza, hogyan kell egy feladatot elvégezni. Például elmagyarázza az adatok örökölt szerverekről a felhőalapú tárolóeszközre való átvitelének teljes folyamatát.
A folyamatdokumentum lehet folyamatábra, oktatóanyag vagy egyszerűen házirend. Ez azt jelenti, hogy a folyamatdokumentáció egy feladat végrehajtásának lépésről lépésre történő rögzítésére vagy dokumentálására irányuló tevékenység.
A folyamatdokumentáció hasznosnak bizonyul a csapattagok, az új csatlakozók és még az ügyfelek számára is, amikor meg kell érteniük, hogyan kell egy adott munkát elvégezni.
Tartalomjegyzék
Hogyan dokumentál egy folyamatot?
A folyamatdokumentációs eljárás a következő lépésekre oszlik:
- Válassza ki a dokumentálandó folyamatot, és állapítsa meg annak célját és terjedelmét.
- Ismertesse a folyamat határait, és adjon választ olyan kérdésekre, mint például, hogy mi indítja el a folyamatot, és mikor fejeződik be.
- Említse meg a folyamat eredményeit és az ezt követően végrehajtandó tevékenységeket.
- Adja meg a folyamat végrehajtásához szükséges szoftvereket és berendezéseket. Ez a kódolási platformoktól a felhőtárhelyig és a szerverekig terjedhet.
- Gondold át, hogyan fog működni a folyamat. Lépésről lépésre létrehozhat egy folyamatot a kezdeti szakasztól a végső szakaszig.
- Sorolja fel a folyamatdokumentációban szerepet játszó érintettek, döntéshozók és alkalmazottak nevét.
- Most vigye át az összes részletet a folyamatdokumentációs rendszerbe, és győződjön meg róla, hogy semmiről sem marad le.
Miután megoldotta a fentieket, elérkezünk az egyszerű részhez, mivel nem oszthatja meg a csapattagokkal, akik később könnyen hozzáférhetnek.
Az üzleti folyamatok dokumentálásának fontossága
Az üzleti folyamatok dokumentálása hosszú távon számos előnnyel jár. A figyelemre méltóak közül néhány a következő:
- Koherens üzleti folyamat – Szüntesse meg a folyamatok kétértelműségét, hogy az alkalmazottak elérhessék a kívánt eredményt.
- Csökkentse a működési hibákat – A munkakultúra javítása érdekében távolítsa el az üzleti műveletek hatékonyságát.
- Tartsa be a jogszabályi előírásokat – Kerülje el a jogi felelősséget a jövőben, ha egy eljárást tudatlanul rosszul kezelnek.
- Változásmenedzsment – Biztosítsa, hogy a dolgozók könnyen alkalmazkodjanak a meglévő üzleti folyamatokban bekövetkezett változásokhoz.
- Minimalizálja a képzési időt – Csökkentse az új alkalmazottak felvételi idejét azáltal, hogy gyorsan tanulnak.
- Feladatok kiosztása – Győződjön meg arról, hogy minden alkalmazottnak meghatározott felelősségi köre van, hogy az üzleti munkafolyamat ne szakadjon meg.
Amikor a folyamatot már eljárási formátumba helyezték, az alkalmazottak könnyebben tudják, milyen lépéseket kell követni.
Mi az az üzleti folyamatokat dokumentáló szoftver?
Kétségtelen, hogy a folyamatok dokumentálása összetett feladat, és manuális kivitelezés esetén emberi hibák is előfordulhatnak. Ez a problémafelvetés vezetett a folyamatdokumentációs szoftver bevezetéséhez, amely leegyszerűsíti a dokumentumkészítés üzleti folyamatát, kiküszöbölve a hibák lehetőségét. Az alábbiakban bemutatunk néhány lehetséges előnyt, amelyet a folyamatdokumentációs szoftver kínál.
- Az online eszközök lehetővé teszik a csapattagok számára, hogy központi helyről hozzáférjenek az összes üzleti folyamat dokumentumhoz.
- A felhőalapú tárolási funkciók lehetővé teszik a folyamatdokumentáció elérését útközben, ellentétben a kézi dokumentummal, amely csak offline érhető el.
- A szoftverrel valós időben kezelheti, frissítheti és együttműködhet rajta.
- Lehetőség van a felhasználói analitika elérésére is, ami tovább segíti a tudásbázis bővítését és a megalapozott döntések meghozatalát.
Ezen túlmenően az információk megtalálása egyszerűbb, mivel az online keresőeszköz megkönnyíti a keresett információk vagy útmutatók gyors keresését.
Keresendő funkciók
Amikor folyamatdokumentációs szoftvert választ vállalkozása számára, ellenőrizze a következő funkciókat:
- Győződjön meg arról, hogy a szoftver kellemes felhasználói élményt nyújt azoknak, akik nem ismerik az ilyen eszközöket.
- Ezeknek a platformoknak képesnek kell lenniük különböző típusú adatok vizuális megjelenítésére, valamint támogatniuk kell a hivatkozásokat és a média egyéb formáit.
- Győződjön meg arról, hogy a folyamatdokumentációs szolgáltatás lehetővé teszi a csapattagok számára a valós idejű együttműködést.
- Lehetővé kell tenni a folyamatdokumentum exportálását különféle formátumokban, vagy közvetlenül feltölthető különböző platformokra.
- A szoftvernek támogatnia kell az integrációt egy vagy több, a szervezete által jelenleg használt üzleti vonatkozású eszközzel, hogy lehetővé tegye az információk újrafelhasználását.
Ennek ellenére nézzünk meg néhányat a legjobb folyamatdokumentációs szoftverek közül, amelyeket gyakorlatilag kipróbáltunk, és amelyeket szívesen ajánlunk.
Írnok
Ha gyakran azon kapja magát, hogy ismétlődő kérdésekre válaszol a feladatok elvégzésével kapcsolatban, akkor van megoldásunk! Találkozik Írnokegy gyors és egyszerű módszer az üzleti folyamatok másodperceken belüli dokumentálására és megosztására.
Jellemzők:
- Ösztönözze az alkalmazottakat és az újonnan felvett személyeket, hogy gyorsan megértsék a folyamatot.
- Erősítse meg a képzési programokat a folyamatdokumentáció és az SOP-készítés automatizálásával.
- Igény szerinti képzési tartalommal valósítsa meg a következetességet a szervezeti folyamatokban.
- Automatizálja a képzési útmutató létrehozásának folyamatát a súgóközpontok és a tudásbázis frissítéséhez.
A Scribe egy mesterséges intelligencia-alapú eszköz a digitális folyamatok gyors, lépésről lépésre történő átalakítására anélkül, hogy rengeteg erőfeszítést kellene fektetni. Mindössze annyit kell tennie, hogy engedélyezi a Scribe felvevőt, és végigjárja a teljes folyamatot. És íme! A lépésről lépésre szóló útmutató automatikusan létrejön, a megfelelő képernyőképekkel együtt!
Miro
Az olyan márkák, mint a Dell, a Cisco és a Deloitte támaszkodnak Miro, egy könnyen használható folyamatdokumentációs és térképező szoftver, amely lehetővé teszi a kritikus üzleti vonatkozású információk feltérképezését. A könnyen méretezhető platform lehetővé teszi a csapattagok számára az üzleti folyamatok összekapcsolását és optimalizálását a beépített leképezési eszközök segítségével.
Jellemzők
- Az üzleti folyamatokat és a steam térképeket olyan eszközökbe ágyazza be, mint a Confluence, a Coda és a Notion.
- Jira integráció az üzleti folyamat áttekintésére, az ügyfelek útjainak feltérképezésére és az egyes tevékenységek nyomon követésére.
- Különböző csomagok projektmenedzsmenthez, ügyfélút-térképezéshez és üzleti folyamatok feltérképezéséhez.
- Könnyen importálhat folyamattérképeket olyan platformokról, mint a Microsoft Visio, a Draw.io és a Lucidchart.
- Gazdag sablonkönyvtár, amely a legjobb élményt kínálja ügyfelei számára, és kielégíti igényeiket.
A Miro olyan eszközöket kínál, mint a folyamatábrák, a BPMN diagramok, a Value Stream Mapping és a Swimlanes, amelyek segítenek elemezni a konkrét forgatókönyveket és javítani az erőforrások kihasználását.
Így megjelenítheti az üzleti terveket, és hatékonyan kommunikálhatja a stratégiát és az átalakulást a csapat tagjaival.
360. dokumentum
Nézze meg 360. dokumentum, amely több mint 80 országban több mint 10 000 felhasználó számára nyújt jobb ügyfélélményt. A szabványos működési eljárásokat kínáló platform lehetővé teszi a különböző üzleti folyamatok egyszerűsítését az alkalmazottak jobb megértése érdekében.
Jellemzők:
- Működési folyamat a jóváhagyott üzleti folyamatok egyértelmű megértéséhez, valamint az alkalmazottak szerepeivel és felelősségeivel kapcsolatos tudatosság terjesztésére.
- Változáskezelés az elavult üzleti folyamatok zökkenőmentes átmenetéhez a vadonatúj folyamatok felé.
- Munkavállalói képzési modul annak biztosítására, hogy az új munkatársak hatékonyan sajátíthassák el tudásukat és fejleszthessék képességeiket.
A Document360 segítségével biztosíthatja, hogy az üzleti folyamatok világosak és következetesek legyenek, ami közvetetten javítja a szervezet termelékenységét.
Process Street
Lelkiismeretes csapatok számára készült, Process Street egy népszerű folyamatdokumentációs szoftver, amely garantálja csapata teljesítményének növelését. Ez az intuitív eszköz akkor hasznos, ha dokumentálnia kell az összes alapvető szervezeti folyamatot, hogy az összes alkalmazott ugyanazon az oldalon maradjon.
Jellemzők:
- Drag and drop szerkesztővel percek alatt létrehozhatja és frissítheti a sablonokat.
- Szabványosított ellenőrzőlisták olyan funkciókkal, mint a leállítási feladatok, jóváhagyások és dinamikus határidők az egyes folyamatok megfelelő nyomon követéséhez.
- Automatikus frissítési funkció az ellenőrzőlisták frissítéséhez a módosítások végrehajtása után.
- A központosított platform egyszerű együttműködést és dokumentumkeresést tesz lehetővé.
- Egyszerűsített felhasználói élmény a gyorsabb képzési folyamat érdekében.
A vállalkozások választhatják a Process Streetet mindenféle üzleti folyamat dokumentálásához, mint például a Git-munkafolyamat, az új kliensek beállítása, az alkalmazottak bevonása, a napi és heti feladatok, a jelöltek átvilágítása, a számlakészítés és a belső ellenőrzési folyamatok.
Heflo
Modern és professzionálisan megtervezett elrendezéssel, Heflo egy üzleti folyamatok dokumentációs eszköze, amely lehetővé teszi a folyamatok végrehajtását úgy, hogy a dokumentumok automatikusan generálódjanak. A Heflónak köszönhetően néhány kattintással valós idejű együttműködés lehetséges az üzleti folyamatok megtervezésében.
Jellemzők:
- A BPMN 2.0 jelölés támogatása.
- Töltse le a dokumentációt képként, vagy exportálja egy másik platformra.
- WYSIWYG szerkesztő szövegek és tervek formázásához.
- A megfelelő azonosítás érdekében kategorizálja a folyamatokat lekérdezési könyvtárakba, a folyamatdokumentációkat pedig cikkfejlécekbe.
- Határozza meg az üzleti szabályokat és integrációkat, és végezzen optimalizálást az új BPM cikluson belül.
Ön szabadon modellezheti, elemezheti, feltérképezheti, optimalizálhatja, automatizálhatja és dokumentálhatja az üzleti folyamatokat, és letöltheti azokat különböző formátumokban, például PDF, Word, HTML és Excel, vagy exportálhatja őket BPMN-be. A Heflo felhőalapú tárolási funkciójával bárhonnan és bármikor elérhető a folyamatdokumentáció.
Teremtően
Teremtően, egy munkakezelési platform folyamatdokumentációs sablonokat kínál az üzleti folyamatok dokumentációs folyamatának egyszerűsítésére. Ez segít listázni a szervezetében szisztematikusan végrehajtott üzleti folyamatokat.
Jellemzők:
- Testreszabható sablonok gazdag könyvtára a különböző folyamatok, csapatmunkafolyamatok, úszópályák és egyebek ábrázolásához.
- Drag and drop eszközök az összetett dokumentációs folyamatok egyszerű leírásához.
- Importáljon jelentéseket, képernyőképeket és képeket, amelyek egy átfogó folyamatdokumentum létrehozásához szükségesek.
- Exportáljon minden típusú adatot különböző platformokról az egyszerű visszakeresés és elemzés érdekében.
- Alakzatok összekapcsolásával navigációs struktúrákat hozhat létre a munkaterületeken belül és a munkaterületek között az inkonzisztenciák eltávolítása érdekében.
A lenyűgöző dokumentációs képességekkel rendelkező szoftver gazdag formakönyvtárakat és diagramkészítő eszközöket kínál, például folyamatábrákat, értékfolyam-térképeket, BPMN-t, folyamattérképeket, tevékenységtérképeket stb. A Creately segítségével valós idejű együttműködés lehetséges, amely szükséges a többfunkciós csoportmunkafolyamat támogatásához a dokumentációs folyamat során.
FlowShare
Választ FlowShare érdekes folyamatdokumentációt és bemutatókat készíthet a szervezete által használt összes alkalmazáshoz. Már több mint 1000 vállalat készített részletes útmutatót, hogy interaktív képzéseket szervezzenek alkalmazottai számára ezzel az eszközzel.
Jellemzők:
- Dinamikus nyomkövető motor, amely rögzíti az összes műveletet, és automatikusan útmutatót alkot.
- Képernyők és műveletek, például egérkattintások és parancsikonok rögzítése.
- Homályosítson el minden érzékeny adatot a beépített eszközzel.
- Szöveges leírások automatikus generálása, beleértve az elemek neveit – gombok, menük, lapok stb.
- Képernyőképek és képek tömeges kivágása a redundáns feladatok elkerülése érdekében.
- Exportálás olyan formátumokba, mint a PDF, PPTX, DOCX, HTML, interaktív bemutató, PNG, RPA, SCORM, xAPI stb.
A FlowShare nemcsak az időt és a manuális folyamatok miatt fellépő hibákat csökkenti, hanem lehetővé teszi szervezete számára egy szabványos dokumentációs eljárás adaptálását is. Az alkalmazás lehetővé teszi, hogy gyorsan módosítsa a meglévő dokumentációt anélkül, hogy újra fel kellene vennie azt.
ProProfs
A Dell, a Sony, a Cisco és más jelentős vállalatok által preferált, ProProfs egy folyamatdokumentációs szoftver, amely lehetővé teszi a fájlok importálását a dokumentumok gyors létrehozásához, és szükség esetén a dokumentáció elkészítéséhez közvetlenül a semmiből.
Jellemzők
- Importálja a tartalmat Word dokumentumokból vagy PDF-ekből közvetlenül a dokumentumba
- Környezetérzékeny segítség a szakzsargon holisztikus megértéséhez
- Tartalmazzon eszköztippeket, előugró ablakokat és világítódobozokat a további információk megadásához
- Adjon hozzá képeket, videókat és infografikákat az üzleti folyamat jobb magyarázata érdekében
- Betűtípusok, dizájnok és témák gazdag könyvtára az esztétika és a márkaépítés érdekében.
A ProProfs platformja lehetővé teszi, hogy képeket és videókat adjon hozzá a folyamatok jobb magyarázatához alkalmazottai és ügyfelei számára. Fel van szerelve a WYSIWYG szerkesztővel, amely lehetővé teszi, hogy a szövegstílus és -formázási lehetőségek közül válasszon.
Utolsó szavak
A szervezetben folyamatban lévő különféle folyamatok dokumentálása létfontosságú a műveletek végrehajtása során tapasztalható következetlenségek elkerülése érdekében, valamint egy ütemterv bemutatása az alkalmazottak és az ügyfelek számára. De még ennél is fontosabb, hogy a legjobb szoftvert válasszuk a cége dokumentációjának elkészítéséhez, mivel a megfelelő folyamatkezelő szoftverrel az üzleti növekedés javulni fog.
Az ebben az útmutatóban felsorolt platformokat mi kipróbáltuk és teszteltük, és nagyon hasznosnak bizonyultak. A szervezete számára ideális választás azonban kizárólag az Ön egyéni igényeitől függ.
Következő lépés a dokumentumautomatizálási szoftver, amellyel munkaidőt takaríthat meg.