8 legjobb beszerzési szoftver eszköz kis- és középvállalkozások számára

Egyszerűsítse SMB beszerzési folyamatát ezekkel a legjobb beszerzési szoftveralkalmazásokkal.

A beszerzési folyamat kezelése összetett, mivel magában foglalja a beszerzéseket, a készleteket, a megrendeléseket, a számlákat, a szállítókat, a kifizetéseket és egyebeket. De ugyanakkor elengedhetetlen a vállalat sikeréhez. Ezért kell a vállalkozásoknak automatizálniuk és alkalmazásokkal kezelniük ezt a folyamatot.

Ha az utolsó pillanatig vár a beszerzési szoftver bevezetésével a vállalatában, a kézi feldolgozás következményei lesznek. Ezért bölcs dolog, ha azonnal elkezdi alkalmazni ezeket az eszközöket, amint észreveszi a nem hatékony kézi folyamatok súrlódását.

Merüljünk el mélyen a beszerzési szoftverek alapjaiban, és ismerkedjünk meg a legjobb eszközökkel ezen a területen.

Mi az a beszerzési szoftver?

A beszerzés a vállalkozás számára szükséges áruk és szolgáltatások megtalálását és beszerzését jelenti. Ezért a beszerzési szoftver olyan üzleti megoldásra utal, amely automatizálja a beszerzési folyamat különböző fázisait.

Legyen szó a költségek elemzéséről, a szerződések kezeléséről vagy a kifizetésekről, ezek az eszközök segíthetnek abban, hogy teljes ellenőrzést gyakoroljon minden folyamatművelet felett. Ezek különböző ERP-platformokkal is integrálhatók a folyamat gördülékenyebbé tétele érdekében.

Ezenkívül egyes eszközök azt is lehetővé teszik, hogy az összes alkalmazott hozzáférjen és végrehajtsa a feladatokat egy központi egységből, paprika felhasználói engedéllyel.

Mit csinálnak ezek az eszközök?

Egy beszerzési szoftveralkalmazás több feladatot is el tud végezni, hogy a beszerzési folyamatot könnyedebbé tegye csapata számára. Az alkalmazottak bárhonnan rendelhetnek vásárlást, és kommunikálhatnak a csapat tagjaival. Íme a szoftver által végrehajtott legfontosabb feladatok:

  • Hozzon létre egy beszerzési rendelést, és ellenőrizze azt
  • Automatizálja az elektronikus vásárlás-megrendelés átvitelét
  • Emlékeztet a legutóbbi beszerzési rendelésekre és törlésekre
  • Küldje el a függőben lévő beszerzési rendeléseket a megfelelő személyzetnek további intézkedés céljából
  • Pénzügyi és leltári tranzakciók végrehajtása a megrendelés beérkezését követően
  • Kerülje el a helyhiányt a leltár fenntartásával
  • Gyűjtsön adatokat és elemezze a trendeket a maximális jövedelmezőség érdekében
  • Egyszerűsítse a szabványosítási folyamatot a különböző platformokon

Most beszéljük meg, mikor használ beszerzési szoftvereszközöket.

Ki használ beszerzési szoftvert?

Beszerző szoftverre lenne szüksége, ha egész évben nagy mennyiségben vásárol nyersanyagokat, számítógépes hardvereket, irodaszereket stb. Ezért minden olyan vállalkozás, amely gyakran vásárol kelléket harmadik féltől, és átláthatóvá akarja tenni a beszerzési rendszert.

Leginkább a következő vállalkozásokat találja meg beszerzési eszközök segítségével:

  • Fogyasztási cikkek és készülékek gyártói
  • Járműgyártók
  • e-kereskedelem és kiskereskedelmi vállalkozások

De van egy speciális vállalkozás, amely szintén használja ezt a szoftvert, és ezek a beszerzési tanácsadók vagy ügynökségek.

A legtöbb márka a kényelem és a megfizethetőség érdekében ezekhez az ügynökségekhez adja ki beszerzési műveleteit. Az olyan vállalkozások, mint a Capgemini, a Bain & Company, a GEP Worldwide, az Accenture stb., vezető szerepet töltenek be a beszerzési tanácsadásban.

Hogyan segíti a beszerzési szoftver a vállalkozásokat?

#1. Beszerzési automatizálás

Az üzleti folyamatok automatizálása minden területen nyilvánvaló, beleértve a beszerzést is. A beszerzési szoftver használatával sikeresen automatizálhatja a teljes beszerzési műveletet.

  8 legjobb hét nap szervertárhely mindenkinek

A szállítók felderítésétől a regisztrációig, a termékválasztáson át a minőségellenőrzésig és végül az ügylet aláírásáig minden egy szoftver alá tartozik.

A legtöbb esetben az eszköz automatikusan feldolgozza a belső kellékvásárlási kérelmeket. Csak egy menedzser jóváhagyása szükséges a vételi megrendelés elküldése előtt.

#2. Átláthatóság a vásárlásban

Az üzleti életben érintettek, mint például a menedzserek és a pénzügyi igazgatók egy központi szoftverből nézhetik meg a vásárlási trendeket. Nem kell átugrani a beszerzésekről szóló jelentéseket.

Ezenkívül az eszköz minden lépést nyomon követ az ügylet véglegesítéséig, magas szintű vállalati átláthatóságot biztosítva a korrupció elkerülése érdekében.

#3. Jóváhagyás optimalizálás

Az ilyen eszközök intelligens algoritmusokkal rendelkeznek, hogy elkülönítsék a valódi vásárlási megrendeléseket a pazarlástól. Ezért a jóváhagyási menedzserek legtöbbször csak olyan vásárlási kérelmeket kapnak, amelyek valódiak. Ezt követően a vezetők gyorsan jóváhagyhatják a vásárlási megrendeléseket.

#4. Láthatóság a kiadásokhoz

Az eszköz irányítópultja azonnal megmutatja, hogy a vállalat mennyit költ a kellékek beszerzésére, kik a szállítói, mennyit fizet nekik, és így tovább. Segít a projektek költségvetésében, spórolni a felesleges vásárlásokon stb.

Jellemzők, amelyeket keresni kell a beszerzési szoftver kiválasztásakor

A legtöbb beszerzési eszköz szabványos funkciókat kínál. Vásárlás előtt azonban győződjön meg arról, hogy legalább a következő funkciókkal rendelkezik:

  • Az eszköznek tartalmaznia kell egy beszállítói irányítópultot, ahol új szállítókat fogadhat, vagy áttekintheti a meglévő szállítókkal kötött szerződéseket.
  • Kényelmes lesz, ha a szoftver szállítókereső funkciót is kínál.
  • Kell lennie egy kockázatkezelési segédprogramnak, amely blokkolja a szükségtelen költekezést vagy a jogtalan vételi megbízásokat.
  • A beszerzési eszköznek tartalmaznia kell egy audit funkciót, hogy ellenőrizhesse a beszerzési rendeléseket, szállítói kifizetéseket stb.
  • A legjobb beszerzési eszköz költségvetés-tervezési funkciót is kínál, ahol megadhat egy havi vagy negyedéves költségvetést, és ezen belül tarthatja a vásárlásokat.
  • Ezenkívül rendelkeznie kell egy kommunikációs funkcióval, amely értesíti a szoftver felhasználóját az új vásárlási megrendelésekről, számlákról, esedékes rendelésekről stb.
  • Jó, ha az alkalmazás mobil verziót kínál a költéskövetéshez, a rendelések jóváhagyásához, az ügyletek véglegesítéséhez stb.
  • A megbízható beszerzési szoftvernek lehetővé kell tennie a vállalati beszerzési politika beállítását.
  • Végül az eszköznek lehetővé kell tennie a beszerzési képviselők számára, hogy egyéni beszerzési munkafolyamatokat hozzanak létre, ha a szoftverből hiányoznak a sablonok bizonyos beszerzési forgatókönyvekhez.

Most, hogy ismeri ennek az eszköznek a koncepcióját és az általa végrehajtható feladatokat, tekintse meg a KKV-k által használható legjobb beszerzési szoftveralkalmazásokat.

Precoro

Ha Ön egy kis vagy közepes csapathoz tartozik, a Precoro segíthet a vásárlási folyamat egyszerűsítésében és a kézi munka megszüntetésében. Értékes időt és pénzt takarít meg, és lehetővé teszi, hogy a sürgetőbb dolgokra összpontosítson.

Ez az innovatív és rendkívül gyors szoftver optimalizálhatja szervezete beszerzési fizetési rendszerét a jobb munkavégzés érdekében. Hatékonyan kezeli a beszerzési folyamat során felmerülő feladatokat, például igénylést, rendelést és számlázást.

Ezenkívül a Precoro javítja a beszerzési rendszert a jóváhagyási munkafolyamat javításával. Az olyan munkafolyamat-szakaszok, mint a kérelmezési folyamat, a beszerzési rendelések, a jóváhagyás, a számlázás és a számlakezelés elektronikusan elvégezhetők ezzel az eszközzel.

Az alkalmazás emellett sokkal könnyebbé teszi a folyamatirányítást, a jóváhagyást és a költségelemzést útközben.

  Mi a természetes nyelv feldolgozása, és hogyan működik?

Ezzel a megbízható megoldással a cégek rendszeres jelentéseket és adatelemzést készíthetnek. A részletes és átfogó jelentések lefedik az összes folyamatábra folyamatot és beszerzési adatot.

Ezenkívül ezek a jelentések lehetővé teszik a hibák nyomon követését és megoldását, a jelentésformátumok testreszabását az érdekelt felek számára, valamint valós idejű adatok exportálását a számviteli és pénzügyi elemzésekhez.

Kissflow

Szeretné irányítani a beszerzés-kifizetés folyamatát, de kellő rugalmassággal? A Kissflow egyszerű és testreszabható megoldásával ezt lehetővé teszi. A vásárlási igényekhez rugalmas űrlapokat kínál, amelyek segítségével összegyűjtheti, jóváhagyhatja és nyomon követheti a vásárlási kérelmeket.

A kérelem jóváhagyása után automatikusan rendeléseket generál és PO-kat bocsát ki. A szállítók kezeléséhez ez az eszköz hatékony portált kínál a szállítók bevezetéséhez, kezeléséhez és karbantartásához.

Az alkalmazás használata során lehetővé válik a számlák útközbeni jóváhagyása. Támogatja továbbá az automatizált háromirányú egyeztetést, a számlák szerződésekkel, beszerzési rendelésekkel és szolgáltatás-nyilvántartási lapokkal történő ellenőrzését.

A Kissflow adatvezérelt és gyakorlati betekintést is tud készíteni a beszerzési trendekről, a kiadásokról és a szállítói teljesítményről. Ezzel a szoftverrel a felhasználók azonnali jelentéseket is készíthetnek, amelyek testreszabható paramétereket tartalmaznak.

Támogatja továbbá a zökkenőmentes integrációt a különféle harmadik féltől származó eszközökkel. Megszabadulhat a redundanciától, ha különféle ERP- és pénzügyi alkalmazásokkal használja, beleértve a Microsoft Dynamics-t, a Quickbooks-t, a Xero-t, az SAP-t és a NetSuite-ot. Ez a megoldás hatékony bővítmények és API-k használatát is lehetővé teszi.

Team Procure

KKV-ként itt az ideje, hogy egyszerűsítse a beszerzési folyamatot a Team Procure segítségével. Ez a szoftver azonban ki tudja elégíteni a komplex beszerzési műveletekkel nemzetközi szinten foglalkozó vállalkozások igényeit is.

Ez az egyetlen felhőalapú platform képes kezelni az összes jóváhagyást, beszerzési rendelést és készletet. Ha beszerzési kérésekről van szó, a megoldás a költségvetés, a részleg és a súlyosság szerint rendezheti ezeket. Ezekből a kérésekből a felhasználók PO-kat is generálhatnak, és nyomon követhetik a kézbesítési ütemterveket.

A Team Procure egy árképzési mátrix funkciót is kínál, amellyel a cégek kezelhetik a több beszállító által a legalacsonyabb ajánlatot tevőtől vásárolt ajánlatokat. Mivel a különböző szervezeteknek eltérő igényeik vannak, lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy egyéni jóváhagyási munkafolyamatokat hozzanak létre.

Itt egyszerű a beszállítók és szállítók bevonása. Ezenkívül beépített KPI-kkel rendelkezik a teljesítmény nyomon követéséhez. Még ha több helyen is vannak raktárai, ez az eszköz segít egy integrált raktárfelügyeleti rendszerben. Szolgáltatását akár meglévő rendszerébe is integrálhatja személyre szabott API-n keresztül.

ProcurementExpress

A ProcurementExpress egy ideális beszerzési szoftver, amely leegyszerűsíti az összes kapcsolódó munkafolyamatot. Ezenkívül segít kiküszöbölni a hosszadalmas kézi folyamatokat, a papírnyomokat és az esetleges csalási eseményeket.

Innovatív jóváhagyási rendszere lehetővé teszi a maximális kiadások beállítását és a jóváhagyási láncok meghatározását. A vállalatok előre meghatározott jóváhagyási szinteket is hozzárendelhetnek a különböző alkalmazottakhoz. Ezenkívül a szervezetek testreszabhatják és automatizálhatják a jóváhagyási lánc minden lépését az optimalizált hatékonyság érdekében.

Az alkalmazás lehetővé teszi gyors és pontos PO-k létrehozását az egyes szállítókkal fennálló kapcsolata alapján. Szükséges mezőket és legördülő menüket is megadhat professzionális és kontextus szerinti PO-k létrehozásához.

A vállalat pénzügyi szerkezetének megfelelően a költségeket különböző helyszínekre oszthatja fel, hogy elkerülje a túlköltekezést. Az alkalmazáson belüli jelentéskészítési funkció segítségével a felhasználók a költségek átfogó bontását is elemezhetik. Sőt, a megoldás költségvetést tud létrehozni különböző projektekhez és részlegekhez.

  Hogyan lépjünk be a helyreállítási módba az iPhone 7 és 7 Plus készüléken

Szerezzen be

Mondjon búcsút a papíralapú folyamatoknak, a lassú jóváhagyásnak és a komplex megoldásoknak a Procurify segítségével. Ez a proaktív kiadáskezelő szoftver teljes áttekintést és ellenőrzést biztosít a vállalati kiadások felett.

Az eszköz használata során lehetővé válik az összes beszerzési rendelés egy helyről történő jóváhagyása. Itt megtekintheti a valós idejű kiadásokat a költségvetéshez viszonyítva. Fizikai és virtuális fizetőkártyákat is kínál a zökkenőmentes költés érdekében.

A Procurify támogatja a munkafolyamat létrehozását is a vásárlás minden lépésének automatizálására és nyomon követésére. A vásárlási engedélyt osztály és hely alapján is beállíthatja. Ennek az eszköznek egy másik kiemelt funkciója az összes rendelés rendezésének képessége egy szállító számára.

Az alkalmazás képes szállítói teljesítményelemzést végezni, így megalapozott beszerzési és üzleti döntéseket hozhat. Itt importálhatja a katalógus tételeit és részleteit, beleértve a képeket.

Ez a megoldás közvetlenül integrálható kedvenc üzleti alkalmazásaival, mint például az Amazon Business, az Oracle, a Quickbooks és a Slack.

Coupa

A Coupa egy olyan platform, amely biztosítja a beszerzési folyamat kezeléséhez szükséges láthatóságot és költségellenőrzést. Ha ezt a megoldást választja vállalata számára, akkor könnyen vásárolhat, miközben értékes időt takarít meg alkalmazottai számára.

Az alkalmazás legfontosabb jellemzői a következők:

  • A beszerzési igénylési és rendelési folyamatok egyszerűsítése
  • Valós idejű beszerzési rendelés nyomon követése
  • Figyelmeztetések a kedvezményes árakról és egyéb előnyökről
  • Rugalmas űrlapok a SOW-alapú szolgáltatások adatbeviteléhez
  • Irányítópult a valós idejű költségvetés-kezeléshez

Emellett az eszköz támogatja a jóváhagyást e-mailben és mobiltelefonon keresztül. A cégek készlet- és szerződéskezelésre is használhatják.

Bellwether

A Bellwether segítségével átláthatóvá és gyorssá teheti a beszerzési folyamatot. Segít megszüntetni a szóbeli jóváhagyásokat és a hosszadalmas kommunikációt e-mailekben és telefonhívásokban.

Ezzel a szoftverrel minimális idő és erőfeszítés felhasználásával állíthat be igényléseket, beszerzési rendeléseket és számlákat. Az olyan funkciók, mint a fejlett munkafolyamat és a költségvetés-tervezés, nagyobb rálátást és a kiadások feletti kontrollt biztosítanak.

Ez a felhő alapú eszköz biztosítja a szükséges rugalmasságot és testreszabást az Ön igényei szerint. Ha cégének több nyelvre vagy egyéni mezőkre van szüksége, a Bellwether ezt biztosítja Önnek. Ezenkívül lehetővé teszi az alkalmazáshoz való hozzáférést a helyszínen.

PairSoft

A PairSoft egy felhasználóbarát szoftver, amellyel a vállalkozások automatizálhatják a munkafolyamatot a P2P folyamatban. Hasznos a kiadások láthatóságának növelésében és a beszállítókkal és szállítókkal való jó kapcsolat kialakításában is.

A szoftver gyorsan telepíthető a rendszerére vagy a meglévő ERP-re, és könnyen használható. Lehetővé teszi a PO-k kezelését az egész folyamat egyszerűsítésével. Ezenkívül teljes körű betekintést kaphat a kategóriák kiadásairól.

A PairSoft a valós idejű kommunikációt is megkönnyítheti a vállalatok és a beszállítók között. A számlafeldolgozás és az érvényesítés további automatizálási feladatok, amelyeket ezzel a szoftverrel végezhet. Támogatja az elemzést és a jelentéskészítést is.

Végső szavak

A digitalizációnak ebben a korszakában kihívást jelent a vállalatok számára, hogy beszerzési folyamataikat szoftver vagy automatizált megoldás nélkül kezeljék. Ezek az eszközök számos új lehetőséget nyithatnak meg a folyamat minden szakaszában.

Ezen túlmenően az alkalmazások optimális hatékonyságot biztosítanak még akkor is, ha Ön vállalkozását bővíti. Tekintse meg a legjobb beszerzési szoftverek listáját, és válassza ki az igényeinek leginkább megfelelőt. Ezenkívül megtekintheti azokat az alapvető jellemzőket, amelyekkel egy robusztus automatizált beszerzési eszköznek rendelkeznie kell.

Kis- és középvállalkozásként érdemes lehet tudni a legjobb dokumentumkezelő eszközökről is.