A feladatautomatizálási szoftver csökkenti a kézi munkát és növeli a termelékenységet a legtöbb olyan vállalkozásban, amely digitális vagy fizikai formában használja a technológiát!
Az automatizálás a cégtulajdonosok és vezetők számára a legkiválóbb gyümölcs, amikor a termelékenység és a teljesítmény veszélyeztetése nélkül kell csökkenteniük az általános költségeket.
A fogyasztói készülékektől, áruktól és járműgyártástól a szoftverkódolásig minden iparág profitál a feladatok és folyamatok automatizálásából.
Ha új a feladatautomatizálásban, vagy már használja az automatizálást, de szeretné hatékonyabbá tenni a meglévő automatizálási forgatókönyveket, akkor jó helyen jár!
Ez a cikk felvázol néhány kiemelkedő feladatautomatizálási eszközt, amelyeket vezető kis- és középvállalkozások, induló vállalkozások és vállalkozások használnak. Továbbá többet megtudhat a feladatautomatizálás lépéseiről és előnyeiről. Szóval kezdj el olvasni!
Mi az a feladatautomatizálás? 👩💻
A feladatautomatizálás szoftverek vagy programozási algoritmusok használata az ismétlődő és prediktív manuális feladatok elvégzésére számítógépek, okostelefonok, táblagépek vagy egylapos számítógépek (SBC-k), például a Raspberry Pi segítségével.
Növeli a munkafolyamatok következetességét és pontosságát. Arról nem is beszélve, hogy a feladatautomatizálás rendkívüli hatékonyságot hoz a legösszetettebb feladatoknál is. A legnyilvánvalóbb, hogy minimálisra csökkenti a konkrét eredmény eléréséhez szükséges kézi munkát, miközben racionalizálja az egész üzleti vagy kereskedelmi projektet.
A feladatautomatizálás nem szünteti meg teljesen az emberek részvételét. Csökkenti az üzleti munkaerő manuális beavatkozásának szükségességét, miközben időt fektethetnek az értékesítés növelésére, a marketingmutatók javítására, és végső soron több bevételre.
Az üzleti feladat automatizálásának lépései 🏦
Az üzleti feladatok automatizálása nagymértékben támaszkodik a feltételes feltételekre, a számítógépes programozás azon szegmensére, amely megoldja az IF Then Else (más néven: Ha ez, akkor ez) problémákat.
Azonban nem kell belemenni a kódolásba, mert léteznek fogd és vidd eszközök a feladatautomatizáláshoz. Nagyon összetett automatizálási recepteket hozhat létre anélkül, hogy egyetlen kódsort írna.
Íme a követendő lépések az ebben a cikkben említett vagy az interneten máshol található eszközök többségénél:
#1. Hozzon létre egy munkafolyamatot ismétlődő feladatokhoz
Először is meg kell határoznia, hogy az üzleti folyamat ismétlődő-e. Tekintse meg a következő munkafolyamatot az Asana projektkezeléséhez. Ez egy nagyszerű példa egy automatizálási receptre:
- A projektmenedzser hozzáadott egy feladatot az Asana-hoz.
- Hozzáadtak egy megbízottat az Asana-hoz is.
- A megbízott Google Naptár alkalmazása automatikusan feladatütemezésként jeleníti meg ezt a feladatot.
Használhatja fantáziáját és kreativitását az ehhez hasonló munkafolyamatok létrehozásához.
#2. Válasszon egy trigger alkalmazást, és adjon hozzá eseményindító esemény(eke)t
A legtöbb feladatautomatizálási szoftver arra kéri Önt, hogy válasszon ki egy Trigger alkalmazást és egy Trigger Event-et, amely elindítja az automatizált munkafolyamatot. A fenti példában:
- Trigger Event: Új feladat hozzáadása és egy csapattag hozzárendelése
#3. Válasszon egy akcióalkalmazást és akcióesemény(eke)t
Most már csak a Google Naptárt kell kiválasztania Action alkalmazásnak, és a Naptári esemény hozzáadása a műveleti eseménynek.
#4. Tegye közzé az automatizálást
Az automatizálási eszköz különféle teszteléseket és fiókhitelesítést végez a teljes folyamat során. Ha azt látja, hogy a tesztautomatizálás a kívánt módon működik, tegye közzé a receptet.
Mostantól a feladatautomatizálási alkalmazás automatikusan lefoglalja a csapattagok naptárát, amikor új feladatot rendel hozzá. Nem kell üldözni őket, vagy emlékeztető e-maileket küldeni!
A feladatautomatizálás előnyei 👍
A feladatok automatizálásából származó előnyök az Ön vállalkozása számára iparágonként függenek. De a következők a közös előnyök bármely iparágban:
- Felgyorsítja az ismétlődő feladatokat. Ha meg tudja jósolni egy feladat pontos lépéseit, akkor a szoftver képes reprodukálni azokat, és pihenhet, miközben a program egymás után hajtja végre a feladatokat.
- Megmentheti munkaerőt a kiégéstől és a fáradtságtól, ha algoritmikus kódot használ az ismétlődő feladatok végrehajtásához.
- Az emberek hajlamosak kisebb hibákat, például gépelési hibákat elkövetni, amikor ismétlődően dolgoznak egy feladat ugyanazon a lépésén. De az ilyen hibák végzetessé válhatnak ügyfelei számára. Feladatautomatizálási szoftverrel ismétlődő feladatokat hajthat végre, és megóvhatja cégét a hírnévveszteségtől.
- Az ilyen eszközök felszabadítják a munkaerőt a kézi munka alól, így továbbfejlesztheti őket, és kinevezheti más bevételt termelő részlegekre, például értékesítésre, marketingre, továbbértékesítésre és ügyfélszolgálatra.
- A legtöbb fogyasztási cikk, készülék és autógyártó ipar algoritmusok és robotkarok kombinációját használja a teljes gyártósor automatizálására. Főleg a gyártási költségeket csökkenti.
- A feladatautomatizálás biztosítja, hogy a digitális üzleti folyamatok összhangban legyenek a vállalati szabályzatokkal, például a dokumentum-munkafolyamat automatizálása az üzleti dokumentumok létrehozásához és jóváhagyásához.
- Több irányítást szerezhet az üzleti műveletek és a gyártósorok felett. Vészhelyzetekben könnyen hívhat katasztrófa-helyreállítási megoldásokat, például a felhőalkalmazás átvitelét egy másik felhőszolgáltatóhoz, vagy egy nem érintett gyár gyártási igényeit.
- Végül a legkeresettebb előny a jobb ROI a manuális üzleti folyamatokban, például a digitális marketingben, az e-mail marketingben, az online ügyfél-bevezetésben, a digitális KYC-ellenőrzésben és egyebekben.
Most már ismeri a feladatautomatizálási szoftver definícióját, lépéseit és előnyeit. Ideje felfedezni néhány népszerű eszközt a könnyű és megfizethető feladatautomatizáláshoz bármilyen üzleti vagy személyes használatra:
Pipefy
Ha feladatai vagy munkafolyamatai automatizálásáról van szó, a Pipefy itt van az Ön számára. Az automatizálás mellett bármilyen munkafolyamatot létrehozhat és módosíthat ezen a platformon a végtelen és könnyed skálázás lehetőségével. Az intuitív vizuális felületnek köszönhetően az automatizálási folyamat zökkenőmentessé válik.
Ennek eredményeként nő a csapat hatékonysága, és a legtöbbet hozhatják ki alkalmazásaikból. Ezenkívül segít kezelni a munkafolyamat gyors változásait az ügyfelek visszajelzései vagy az új belső követelmények miatt.
Most már kevésbé kell támaszkodnia az e-mail nyomvonalakra és táblázatokra, mivel ez az automatizálási szoftver lehetővé teszi a hibák elkerülését azáltal, hogy kiküszöböli az ismétlődő adatbeviteleket.
A Pipefy lehetővé teszi a munkafolyamatok felépítését a semmiből a vizuális szerkesztő segítségével, vagy kiválaszthatja a sablonok bármelyikét, hogy testreszabhassa az igényeinek megfelelően. Ezen túlmenően az eszköz testreszabható irányítópultjai és jelentései hasznosak a KPI-követéshez, az állapotfigyeléshez és az új lehetőségek azonosításához.
Ez az alkalmazás lehetővé teszi a bejövő kérelmek, bevitelek és jegyek egyesítését, rendezését és irányítását, függetlenül azok forrásától. Támogatja az együttműködést azáltal, hogy minden csapattagot ugyanarra az oldalra helyez, és meghatározza a felhasználói engedélyeket a láthatósághoz és az együttműködéshez.
Zoho Flow
Eleged van abból, hogy több alkalmazást külön-külön kezelj csapatod számára? A Zoho Flow lehetővé teszi az üzleti munkafolyamatok és feladatok automatizálását a használt alkalmazások összekapcsolásával. A szoftver intelligens integrációs funkciójával most megszabadulhat minden információs silótól.
Az alkalmazás összekapcsolja az összes alkalmazást, így az összes e-mail, rekord és jelentés megszakítás nélkül mozog. A maximális termelékenység és a rutinfeladatok elvégzése érdekében előre elkészített folyamatgyűjtemények testreszabásával folyamokat tervezhet.
Sőt, nincs szükség erőfeszítésekre az összetett integrációs kódolásra, mivel a dinamikus építője lehetővé teszi a triggerek és a műveletek beállítását a zökkenőmentes integráció révén. A csapatok akár munkafolyamatokat is létrehozhatnak, amelyek összekapcsolják a részlegeket a jobb üzleti irányítás érdekében.
Ezenkívül a szervezetek egyéni integrációkat hozhatnak létre ezzel az eszközzel a különböző üzleti funkciók között. A legnépszerűbb alkalmazások a következők: Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox és Salesforce.
Írj
Ha csapata belefáradt a termelékenységet befolyásoló fárasztó folyamatok végrehajtásába, ideje a Wrike mellett dönteni. Erőteljes és hatékony automatizálási motorja képes automatizálni a mindennapi munkafolyamatokat, így Ön meg tudja oldani a vállalkozása számára legfontosabb tevékenységeket.
A vállalatok szabályokat hozhatnak létre az ismétlődő feladatokhoz triggerek és műveletek segítségével a gyorsabb és intelligensebb munkafolyamatok érdekében. Emellett az eszköz figyelmezteti és automatikusan frissíti Önt a gyorsabb méretezés, a folyamatok egyszerűsítése és a hibacsökkentés érdekében.
A Wrike használatakor a feladat prioritásától, állapotától és kockázatától függően automatikusan áthelyezi a feladatot a következő munkafolyamat-szakaszba. Mivel a csapat minden tagja teljes mértékben átlátja a munkafolyamatokat, átlátható lesz.
Az alkalmazás olyan funkciókkal is rendelkezik, mint a @megemlítések, értesítések és emlékeztetők a jobb együttműködés érdekében.
Kattintson a Fel gombra
A ClickUp Automations funkcióval könnyedén automatizálhatja rutinfeladatait, és segíthet csapatának a fontosabb munkára összpontosítani.
Ezen a platformon több mint 100 módon hozhat létre feladatokat. A személyre szabott automatizálás létrehozása mellett lehetővé teszi a megbízottakkal, állapotokkal, prioritásokkal, dátumokkal, létrehozással és áthelyezéssel kapcsolatos feladatok automatizálását.
Mi több, lehetővé teszi feladatok kiosztását, állapot módosítását, megjegyzések közzétételét és számos egyéb tevékenység végrehajtását. A felhasználók kiválaszthatják az automatizálási trigger során végrehajtandó műveletet, és ezzel megtakaríthatják értékes idejüket.
A ClickUp Automations számos külső alkalmazást támogat, köztük a Slacket, a Google Sheets-t, a Calendly-t, a Dropboxot, a GitHub-ot, a Typeform-t és az Airtable-t, hogy egyetlen, de megosztott munkafolyamatot hozzanak létre. Mindenekelőtt biztonságos platformmal biztosítja a felhasználói adatok biztonságát, és magas szintű rendelkezésre állást kínál.
Jira automatizálás
Olyan feladatautomatizálási megoldást keres, amely segít a fontos feladataira összpontosítani? Válassza a Jira Automation lehetőséget, hogy néhány kattintással automatizálja vállalkozása bármely feladatát vagy munkafolyamatát.
Ezzel a platformmal a lehetőségek végtelenek – a feladat-hozzárendelések automatizálására és a feladatok részlegek közötti szinkronizálására használható.
Ezenkívül nem kell kódokat írnia. Válassza ki a több mint 100 sablon közül bármelyiket (DevOps, Slack, Business, Global stb.), és percek alatt kezdje meg az automatizálási szabályok létrehozását. A folyamat elindításához használhatja az útmutatókat és a videókat is.
A cégek ezt a szoftvert más népszerű üzleti eszközökkel is használhatják, mint például az MS Teams, a Slack, a GitHub, a Bitbucket stb.
Zapier
Az 5000 alkalmazással és a végtelen automatizálással a Zapier a kiváló megoldás a feladatok automatizálására olyan neves márkák számára, mint a Salesforce, a Microsoft, a Google, a Typeform, a Vocal, az Airtable és még sok más. Ez egy kód nélküli feladatautomatizálási szoftver a következő figyelemre méltó jellemzőkkel:
- Többlépcsős automatizálás, amely akár 100 alkalmazást is magában foglalhat
- Egyszerű ha/akkor logika a feltételes programozáshoz vizuális munkaterületen
- Teljesen drag and drop automatizálási receptkészítés
- Több szűrő, így összetett automatizálási recepteket készíthet
- Formázza adatait az automatizálási képletben a Formátum funkció segítségével
A cikk írásakor az alkalmazásintegrációs platform olyan üzleti szerepkörök betöltésére alkalmas, mint az értékesítés, az információtechnológia (IT), a kisvállalkozások tulajdonosai és az online marketingesek.
Ha üzleti munkafolyamatokról beszélünk, használhatja a Zapier alkalmazásintegrációit vagy a Zaps-t az ügyfelekkel való kommunikációhoz, adatkezeléshez, leadkezeléshez és üzleti folyamatokhoz.
Tallyfy
A Tallyfy kiválóan alkalmas olyan vállalkozások számára, amelyek nagyobb mennyiségű dokumentumot, fájlt és adatot tartalmaznak, mint mások. Maga az automatizálási platform fejlesztője az online űrlapok, üzleti munkafolyamatok, folyamatok, feladatok, dokumentum-jóváhagyások és egyebek feladatautomatizálására helyezte a hangsúlyt.
Integrációkkal és webhookkal rendelkezik különféle üzleti és professzionális alkalmazásokhoz, mint például a Google e-mail (Gmail), a Slack, a Microsoft Outlook, a Microsoft Teams, a Power BI, a Tableau és még sok más.
Ezenkívül a feladatautomatizálási szoftver támogatja a harmadik féltől származó automatizálási eszközöket, mint például a Zapier Connector és a Power Automate. Ezért, ha nem talál integrációt üzleti alkalmazásához a Tallyfy-n, integrálhatja az alkalmazást a Power Automate vagy a Zapier szolgáltatással, majd működtetheti a Tallyfly-n.
Nintex
Ha egy teljes automatizálási platform használatáról van szó, a Nintex ideális választás a vállalkozások számára. Ez az eszköz lehetővé teszi a felhasználók számára a kézi és napi feladatok automatizálását, valamint az üzleti munkafolyamatok kezelését a robotizált folyamatautomatizálás révén.
Mindössze annyit kell tennie, hogy meg kell találnia az automatizálást igénylő folyamatokat, és néhány kattintással – és teljesen kódok nélkül – elkezdheti automatizálni őket. Nincs szükség papíralapú nyomtatványok használatára, mivel a vállalatok digitálisan is gyűjthetnek információkat űrlapokról és okostelefonokról.
Ezenkívül a Nintex lehetővé teszi az e-aláírást a dokumentumokban, és lehetővé teszi a dokumentumok automatikus generálását, amikor csak szükséges. A gyors és sikeres automatizálás érdekében Ön is tagja lehet globális partnerhálózatának.
Végső szavak
A feladatautomatizálás az üzleti termelékenység, hatékonyság és jövedelmezőség titka. Segít elkerülni a hibákért járó büntetéseket, és gyorsabban elvégezni a fizikai vagy digitális feladatokat. Az automatizálás sikere azonban az automatizált folyamatok vagy feladatreceptek írásához használt szoftverben rejlik.
Próbálja ki a fenti feladatautomatizálási szoftvert, és válasszon egyet, amely megfelel üzleti tartományának és automatizálási stílusának.
Ezután megtekintheti a számlák automatizálási eszközeit.
