Az ügyfélszolgálat vezetőinek naponta több száz kérdésre kell válaszolniuk. Az előre elkészített válaszalkalmazások felgyorsíthatják és megkönnyíthetik a munkájukat.
A támogatási csapathoz naponta érkező kérdések közül sok hasonló. E kérdésekre adott válaszok manuális beírása kontraproduktív feladat. A felhasználók azonban előre definiált válaszokat generálhatnak a gyakran feltett kérdésekre, és tárolhatják azokat az azonnali használatra szánt válaszeszközökben.
Fedezzen fel többet a beépített válaszokról, beleértve azok előnyeit és a szolgáltatást kínáló legfontosabb eszközöket.
Tartalomjegyzék
Mi az a készre adott válasz?
Sokan összekeverik az előre elkészített választ az automatikus válaszadással. Míg az automatikus válaszok robotizáltak és személytelenek, az előre elkészített válaszok leíró jellegűek és személyre szabottak.
Ezek előre meghatározott válaszok a gyakran feltett kérdésekre. Az előre elkészített válaszok mindig hasznosak és személyre szabottak, így nem hangzanak gépi úton az ügyfelek számára.
Hogyan működnek a megőrzött válaszok az Ön cégénél GYIK/Wiki?
A kész válaszoknak és a vállalati Wikinek, a GYIK-nek és a hibaelhárítási tudásbázisnak szinkronban kell lenniük. Kell lennie egy automatizált rendszernek, amely konkrét hibaelhárítási lépéseket vagy általános információkat ír be egy helyőrzőbe a várt válaszon belül.
Ha nem használ szöveges helyőrzőket, az előre megírt válaszok felhalmozódnak. Az ügyfélszolgálati ügynökök számára nehéz lesz kezelni a becsomagolt válaszok ilyen hosszú listáját. A probléma megoldása érdekében néhány parancsfájl-alapú szóhasználati szolgáltatás vagy eszköz szintaxissal áll elő.
Amikor a támogatási személyzet beír bizonyos rövid kódokat vagy szintaxisokat egy e-mailben vagy csevegőkonzolban, az eszköz automatikusan létrehozza a szkriptet. Az eszköz támogatási információkat is gyűjt a vállalati tudásbázisból, a GYIK-ből vagy a Wikiből.
Az előre elkészített válaszok eszközének a vállalati tudásbázissal való összekapcsolása segít a frissített útmutatók vagy hibaelhárítási lépések betáplálásában. Ellenkező esetben manuálisan kell frissítenie az összes támogatási szkriptet.
A rögzített válaszok használatának előnyei
#1. Időt spórol
A beépített válasz biztosítja, hogy ne kelljen begépelnie a válaszokat a gyakran ismételt kérdésekre. Mivel az ügyfélszolgálati vezetők ezekkel a válaszokkal gyorsan meg tudnak válaszolni a gyakori kérdéseket, a megtakarított idő alatt termelékenyebb feladatokra koncentrálhatnak.
#2. Zökkenőmentes menedzsment
Az ügyfélszolgálati szolgáltatók nagyszámú ügyfelet könnyedén kezelhetnek a beépített válaszalkalmazások segítségével. Ha Ön egy internetszolgáltatónál dolgozik, akkor gyakran felmerülhet az elérhető csomagok ára.
Ahelyett, hogy mindenkinek ugyanazzal a válasszal válaszolna gépeléssel, egyszerűen elvégezheti ezt a feladatot, ha beilleszti a rögzített választ a csevegőablakba.
#3. Az ügyfelek kielégítése
Az ügyfelek azonnali megoldást szeretnének problémáikra. Ha késik a válaszadás, elveszítheti őket versenytársaival szemben. Az előre elkészített válaszok segítségével válaszolhat a kérdéseikre, és gondoskodhat arról, hogy hűségesek maradjanak a cégéhez.
#4. Növelje a beszélgetési arányt
Az előre elkészített válaszok abban is segítenek, hogy a potenciális ügyfeleket vásárlóvá alakítsa azáltal, hogy gyorsan és sikeresen válaszol a kérdéseire. Előfordul, hogy egy potenciális ügyfél egyedi kérdést tesz fel, és a támogató személyzetnek sok minden van a tányérján.
Ebben a helyzetben válaszolhatnak az egyszerű kérdésekre a becsomagolt válaszokkal, és felhasználhatják az időt az egyedi lekérdezés megválaszolására. Így ezt a leadet vásárlóvá alakíthatja, és javíthatja a konverziós arányt.
Íme néhány a legjobb beépített válaszalkalmazások közül.
íróasztal
Az ismétlődő gépelés frusztráló és fárasztó lehet az ügyfélszolgálati személyzet számára. Íróasztal egy egyszerű platform, amely segít nekik megszabadulni ettől azáltal, hogy konzisztens előre elkészített válaszokat hozhatnak létre és kezelhetnek.
Ezenkívül ez a többnyelvű eszköz integrálható a cége által használt összes webhelyhez és alkalmazáshoz, beleértve a Chrome-ot, a Gmailt, a Facebookot, a Slack-et, a Zendesket és a Linkedint.
Ha a typedesk használatát választja, csapata képes lesz következetesen válaszolni az ügyfelek kérdéseire. Ennek eredményeként az ügyfelek és a potenciális ügyfelek jobb élményben részesülnek, miközben kapcsolatba lépnek az ügyfélszolgálattal.
Ez az eszköz a Team Folders funkcióval is rendelkezik, amellyel azonnal megoszthatja és szinkronizálhatja az összes előre elkészített választ a csapat minden tagjával. Sőt, a támogatási vezetők változók segítségével egyedivé tehetnek minden előre elkészített választ.
Freshdesk
Az ügyfélszolgálat célja az ügyfelek kérdéseinek megválaszolása, a Freshdesk pedig lehetővé teszi ezt zökkenőmentesen. Ezzel az előre elkészített válaszalkalmazással érdemi beszélgetést folytathat az ügyfelekkel a különböző csatornákon keresztül.
Ez az omnichannel csomag teljes támogatási megoldást kínál, amely a kiemelkedő ügyfélszolgálat gyors biztosítására összpontosít. Proaktívan megérti az ügyfelek igényeit, és a legintuitívabb támogatással válaszol nekik.
Mivel kevesebb ismétlődő feladatot kell végrehajtania, időt takarít meg, és azt valami gyümölcsözőbb dologba fekteti. Ez az egységes platform tudásbázist és munkafolyamat-automatizálást biztosít az ügyfelek kérdéseinek gyors megválaszolásához.
A Freshdesk használatával kapcsolatba léphet az ügyfelekkel az általuk preferált kommunikációs csatornán keresztül, és bármikor zökkenőmentesen módosíthatja a módot.
Társadalmi szándékok
Eleged van a több üzenetküldő és csevegőeszköz közötti váltásból? Akkor itt az ideje, hogy használd a Social Intents alkalmazást, amely az egyik legjobb kész válaszalkalmazás. Ezzel a megoldással közvetlenül a már csapatként használt együttműködési alkalmazásból cseveghet webhelye látogatóival.
Az élő csevegőszoftver egy népszerű alkalmazás, amely Microsoft Teams, Slack és Webex rendszereken működik. Mivel nem kell elhagynia a meglévő alkalmazást, azonnal válaszolhat a megkeresésekre, és elégedetté teheti az ügyfeleket.
A Social Intent segítségével előre elkészített válaszokat használhat, hogy segítse az ügyfeleket a gyors válaszidőben és az ügyfélkapcsolatok kialakításában. Proaktív élő csevegési aktiválói szintén hasznosak a webhely látogatóinak bevonásában. Ezenkívül az alkalmazás támogatja az együttműködést a csapat összes tagjával az ügyfelek problémáinak megoldása érdekében.
HappyFox
HappyFox egy all-in-one help desk jegyértékesítő rendszer a gyorsabb és jobb ügyfélszolgálat érdekében. Segít csökkenteni a káoszt és megszervezni a támogatási folyamatot olyan funkciókkal, mint egy hatékony támogatási jegyrendszer és egy önkiszolgáló tudásbázis.
Gyorsabban válaszolhat a gyakori és gyakori lekérdezésekre a kész támogatási eszköz segítségével. A válaszsablonok hozzáadása mellett ez az alkalmazás jegyműveleteket is végrehajt, például módosítja az állapotot és ad hozzá címkéket.
Amikor válaszolni készül egy jegyre, az összes elérhető előre rögzített művelet látható lesz az Ön számára. Ezenkívül lehetőség van bizonyos előre meghatározott műveletekre keresni, majd alkalmazni őket. Ez a platform támogatja a csapatspecifikus műveletek létrehozását is.
A HappyFox számos üzleti alkalmazással is támogatja az integrációt, beleértve az MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier és Twitter alkalmazásokat.
Ropogós
A modern kor üzleti forgatókönyvei megkövetelik a vállalatoktól, hogy kapcsolatba lépjenek az ügyfelekkel, és azonnali vezető szerepet töltsenek be. Ropogós egy többcsatornás üzenetküldő platform, amely lehetővé teszi ezt. Olyan kifinomult eszközök listáját tartalmazza, amelyek segítségével ügyfélközpontú forradalmat érhet el cége számára, és a velük folytatott beszélgetések révén felszabadíthatja a hipernövekedést.
Ez a platform egy Shared Inbox nevű funkcióval rendelkezik. Központosítja a különféle csatornákról folytatott beszélgetéseket, például e-mailt, messengert, SMS-t, élő csevegést és Twitter DM-et. Így megvalósíthatóvá válik a legjobb ügyfélszolgálat biztosítása erőfeszítés nélküli együttműködéssel.
A Crisp egy központi központot is támogat a tudásbázis számára. Kombinálhatja chatbotokkal és élő chatekkel, hogy valós idejű válaszokkal javítsa az ügyfelek élményét.
UseResponse
UseResponse egy többcsatornás ügyfélszolgálati szoftver, amely jelentősen csökkenti a válaszidőt és javítja az ügyfélélményt. A platform egy teljesen méretezhető és testreszabható csomag, amelynek célja, hogy segítse a támogató csapatot.
Ezzel az eszközzel könnyedén kezelhet több mint 10 támogatási csatornát, például e-mailt, élő csevegést, üzenetküldőt, közösségi fórumokat és közösségi médiát. Automatikus értesítési és lekérdezési hozzárendelése megkönnyíti a feladatot az összes ügyfélszolgálati vezető számára.
Ezenkívül a UseResponse fejlett elemzéseket és jelentéseket biztosít az ügyfélszolgálati folyamat teljesítményéről. A személyzeti besoroláskövetővel és az SLA-val az eszköz jobb ügyfélszolgálatot kínál. Ezenkívül a felhasználók integrálhatják ezt az alkalmazást más eszközökkel, mint például a Google, a Salesforce, a Jira és a Zapier.
Kuplung
Belefáradt a dokumentumok és meghajtók közötti keresésbe, hogy a megfelelő időben megtalálja a megfelelő választ? Használat Kuplung hogy az összes gyors választ és útmutatót egyetlen vállalati tudásbázisban tárolja.
Most már nem kell időt töltenie a megfelelő válaszok keresésével, vagy nem kell ugyanazokat a válaszokat begépelnie az ismétlődő kérdésekre. Bármely eszközről elérheti a megfelelő előre megírt válaszokat, és válaszolhat azokkal.
Egy kattintással akár e-mailt is írhat ügyfeleinek. Ezenkívül ez a platform lehetővé teszi a gyakran használt kivonatok és hivatkozások tárolását. A felhasználók elérhetik ezt az eszközt az asztali alkalmazásból, a Chrome-ból, az Edge-ből és bármely mobileszközről.
EngageBay
EngageBay az ügyfélszolgálatok, például az ügyfélszolgálat és az e-mailek számára hasznos válaszokat kínálhat Önnek. Különösen akkor, ha több száz hasonló szolgáltatási kérdést kap, ezekkel az előre megválaszolt válaszokkal időt takaríthat meg, és többet adhat el.
Így az Ön ügyfélszolgálata lendületet fog látni, és termelékenyebbé válik, ha több terméket ad el rövidebb idő alatt.
A jobb ügyfélkapcsolat érdekében kipróbálhatja a gyors személyre szabási eszközöket is. A személyre szabott funkciók révén a rögzített válaszok úgy hangzanak, mint néhány frissen gépelt és személyre szabott válasz.
Az üzleti hatékonyság növelése érdekében az EngageBay az automatizálási funkciókat támogatja. Egyszerűen határozza meg az ügyfelek lekérdezésének feltételeit, és az eszköz személyre szabott, előre elkészített válaszokkal fog válaszolni.
Az intuitív parancsikonoknak és ikonoknak köszönhetően nem kell műszakilag jártas embernek lennie, hogy ezt az eszközt használja. Ezenkívül a felhasználók bármilyen választ írhatnak, és későbbi használatra készen megjelölhetik.
Következtetés
Ha nagy mennyiségű lekérdezés érkezik, az előre elkészített válaszalkalmazások nyújthatják a legegyszerűbb megoldásokat. Amellett, hogy gyorsan reagálnak, ezek az alkalmazások produktívabbá teszik ügyfélszolgálati csapatát, és több potenciális ügyfeleket konvertálnak.
Ha Ön is érdeklődik egy tudásbázis létrehozása iránt cége számára, kipróbálhatja ezeket a platformokat tudásbázis létrehozásához.