Organisationsstrukturen und ihre Visualisierung: Der Nutzen von Organigrammen
Eine klare Vorstellung von der Hierarchie innerhalb einer Organisation oder eines Teams ist essentiell, um zu wissen, an wen man sich mit Anliegen wenden sollte. Ein Organigramm dient hierbei als wertvolles Werkzeug und hilft, die Struktur visuell darzustellen. Mit Hilfe einer Organigrammvorlage kann man diese Diagramme effizient erstellen.
Organigramme spielen eine entscheidende Rolle für jedes Unternehmen, da sie die hierarchischen Beziehungen innerhalb eines Teams oder der gesamten Organisation veranschaulichen. Sie fördern Transparenz und Zusammenarbeit, und erleichtern neuen Teammitgliedern die Orientierung, wer wem unterstellt ist.
Die Erstellung eines Organigramms kann komplex und zeitaufwendig sein, aber eine Vorlage kann diesen Prozess erheblich vereinfachen. Im Folgenden werden wir uns genauer mit dem Thema Organigramme, ihre Verwendung, verschiedenen Arten und einigen der besten Anbieter von Organigramm-Tools befassen.
Was genau ist ein Organigramm?
Ein Organigramm, oft auch als „Org Chart“ bezeichnet, ist eine visuelle Darstellung der Hierarchie innerhalb eines Teams oder einer Organisation. Einfach ausgedrückt, zeigt es die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens.
Obwohl die häufigste Verwendung dieser Diagramme die Darstellung der Unternehmensstruktur ist, können sie auch für Planungs- und Budgetierungszwecke genutzt werden.
Warum sind Organigramme für Teams von Bedeutung?
Ein Organigramm ist in vielerlei Hinsicht für Unternehmen nützlich. Hier sind einige Hauptgründe, warum Teams Organigramme nutzen:
Effektives Wachstumsmanagement
Führungskräfte benötigen einen klaren Überblick darüber, wie die Mitarbeiter in die Organisation passen und welche Rollen sie einnehmen. Nur mit einer solchen Visualisierung lassen sich Bereiche identifizieren, in denen Veränderungen notwendig sind. Bei Neueinstellungen oder Teamzusammenführungen bieten Organigramme die perfekte Grundlage, um die zukünftigen Abläufe zu planen und erfolgreich vorherzusagen.
Verbesserte Kommunikation innerhalb des Teams
Ein Organigramm visualisiert die Arbeitsbeziehungen auf transparente Weise. Dadurch weiß jeder Mitarbeiter, an wen er sich bei Bedarf wenden kann. Anstatt Probleme alleine zu lösen, können die Mitarbeiter direkt mit der zuständigen Person kommunizieren.
Darüber hinaus ermöglicht das Diagramm, alle Beteiligten an einem Projekt zu sehen, sodass man nicht die falsche Person um Unterstützung bittet. All dies führt letztendlich zu mehr Effizienz und weniger Zeitverschwendung.
Veranschaulichung von Berichtspflichten
In großen Unternehmen kommt es häufig zu internen Versetzungen. Für neue Mitarbeiter kann es schwierig sein, sich die Teamhierarchie einzuprägen. Ein Organigramm hilft den Mitarbeitern, ihre Rolle innerhalb des Gesamtbildes des Unternehmens zu verstehen. So können sie dem Diagramm entnehmen, wem sie Bericht erstatten müssen und wer ihre Vorgesetzten sind.
Visualisierung des Gesamtbildes
Oft vergessen Mitarbeiter, dass ihre Arbeit einen Beitrag zu etwas Größerem leistet. Organigramme können hier Abhilfe schaffen. Wenn Mitarbeiter sehen, wo sie in der Hierarchie stehen und wie sie zum reibungslosen Ablauf des Unternehmens beitragen, steigert dies die Arbeitsmoral und die Leistung.
Verschiedene Arten von Organisationsstrukturen
Bei der Betrachtung von Organigrammbeispielen wird deutlich, dass es viele verschiedene Ausführungen gibt. Dies liegt an den unterschiedlichen Arten von Organisationsstrukturen, auf denen die Organigramme basieren. Hier werden einige der gängigsten Organisationsstrukturen erläutert:
Hierarchische Organisationsstruktur
Dies ist die am weitesten verbreitete Struktur, die für die Erstellung von Organigrammen verwendet wird. Die ranghöchsten Personen sind oben im Diagramm positioniert, während die rangniedrigeren Mitarbeiter darunter platziert werden.
Die Ähnlichkeit dieser Struktur mit einer Pyramide ist auffällig. Diese Struktur gewährleistet Verantwortlichkeit und motiviert die Mitarbeiter, durch Leistung aufzusteigen.
Funktionale Organisationsstruktur
Diese Struktur ähnelt der hierarchischen Struktur, wobei die ranghöchste Position oben beginnt und sich nach unten fortsetzt. Der Unterschied besteht darin, dass die Mitarbeiter hier nach ihrer Expertise und Position innerhalb des Unternehmens gruppiert werden. Diese Struktur ist ebenfalls sehr skalierbar.
Horizontale oder flache Organisationsstruktur
Ein Unternehmen mit wenigen Führungskräften wird ein flaches Organigramm als besonders vorteilhaft empfinden. Start-up-Unternehmen verwenden diese horizontale Struktur in der Regel, bevor sie verschiedene Abteilungen bilden. Einige Unternehmen halten jedoch an dieser Struktur fest, um eine umfassende und transparente Interaktion zwischen allen Teammitgliedern zu fördern und die Überwachung zu minimieren.
Divisionale Organisationsstruktur
Diese Struktur ist ideal für große Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen. Diese Abteilungen haben die Autorität über ihr Personal und bestehen aus separaten Bereichen wie Personal, Vertriebsteams und IT-Teams.
Unternehmen mit dieser Struktur können schneller auf Markt- oder Kundenbedürfnisse reagieren. Darüber hinaus fördert sie Demokratie und maßgeschneiderte Strategien und hilft den Unternehmen, flexibel zu bleiben.
Matrix-Organisationsstruktur
In dieser Struktur werden funktionsübergreifende Teams dargestellt, die für bestimmte Aufgaben gebildet wurden. Sie ist im Grunde eine Kombination aus zwei oder mehr Organisationsstrukturen und ermöglicht es, ein dynamisches Verständnis der Organisation zu gewinnen.
Teambasierte Organisationsstruktur
Unternehmen mit dieser Struktur kategorisieren ihre Mitarbeiter nach Abteilungen. Anstatt sich auf die herkömmliche Hierarchie zu konzentrieren, liegt der Fokus auf der Autonomie der Mitarbeiter, der Zusammenarbeit im Team und der Konfliktlösung. Dieses System eignet sich am besten für agile und Scrum-Unternehmen.
Netzwerk-Organisationsstruktur
Die heutige Realität zwingt viele Organisationen dazu, ihre Ressourcen an verschiedenen Standorten zu verteilen. Unternehmen, deren organisatorischer Rahmen eher auf Kommunikation und Verbindungen als auf Hierarchien basiert, sollten ein Netzwerk-Organisationssystem verwenden. Diese Struktur zeigt die komplexe Verknüpfung von Onsite- und Offsite-Ressourcen.
Unabhängig davon, welche Struktur Sie verwenden, mit den folgenden Organigramm-Erstellern können Sie diese einfach visualisieren.
Empfohlene Tools zur Erstellung von Organigrammen
SmartDraw
SmartDraw bietet eine Vielzahl von Organigrammvorlagen für verschiedene Branchen, einschließlich Unternehmen, Spielefirmen, Forschungseinrichtungen, Finanzabteilungen, Behörden, Personalabteilungen, gemeinnützige Organisationen, Krankenhäuser und fotobasierte Diagramme.
Um Zeit zu sparen, kann man eine Vorlage auswählen und durch das Hinzufügen von Namen ein individuelles Organigramm erstellen. Das Tool bietet auch umfangreiche Bearbeitungsoptionen wie das Ändern von Formen, das Hinzufügen von Bildern, das Erstellen von Unterdiagrammen, die Diagrammrichtung und den Stil der Verzweigungen.
Canva
Canva ist eine weitere Plattform mit einer umfangreichen Bibliothek an Organigrammvorlagen. Sie bietet professionell gestaltete Vorlagen, die die Arbeitsabläufe beschleunigen. Jeder kann mit den Drag-and-Drop-Tools ein Organigramm für sein Unternehmen erstellen. In Canva kann man Bilder hinzufügen und die Farben an die eigene Marke anpassen.
Neben der Diagrammerstellung bietet Canva auch Funktionen zum Teilen, Herunterladen und Veröffentlichen von Diagrammen in hoher Auflösung. Zudem können Diagramme in Berichte und Präsentationen eingebettet werden.
Lucidchart
Lucidchart ist eine cloudbasierte, intuitive und reaktionsschnelle Plattform, mit der man einfach Organigramme erstellen kann. Man kann ein Diagramm von Grund auf neu erstellen oder eine der Vorlagen anpassen, um ein personalisiertes Organigramm zu erhalten.
Der Organigramm-Editor ermöglicht es, ein Organigramm in wenigen Schritten zu erstellen, indem man Mitarbeiterdaten über die Datenimportfunktion hochlädt. Das Online-Tool generiert automatisch ein entsprechendes Muster-Organigramm.
Zusätzlich zur Erstellung von Organigrammen kann das Tool mit Geschäfts- und HR-Management-Tools von Drittanbietern wie BambooHR, Slack, Confluence und Google Slides verbunden werden.
Venngage
Ob großes Unternehmen oder KMU, bei Venngage findet man die passende Organigrammvorlage. Man kann die perfekte Vorlage für die eigenen Bedürfnisse auswählen und sie mit dem Venngage-Editor anpassen.
Man kann Texte, Symbole, Diagramme, Karten, Hintergründe und Bilder hinzufügen. Durch das Einbinden von YouTube-Links, Umfragen, Formularen und HTML-Elementen kann man das Diagramm interaktiv gestalten. Es ist auch möglich, häufig verwendete Elemente im eigenen Marken-Kit zu speichern.
Visme
Wenn man einen Organigramm-Ersteller sucht, der die Struktur der Organisation innerhalb von Minuten in ansprechende Grafiken umwandeln kann, ist Visme das richtige Tool. Es bietet eine große Auswahl an ansprechenden Organigrammvorlagen.
Die angebotenen Designs sorgen dafür, dass das Diagramm zur eigenen Markenidentität passt. Visme bietet Vorlagen für Schulen, Redaktionen, Webdesign-Agenturen, Projektteams und viele mehr. Man kann die passende Vorlage auswählen und sie einfach bearbeiten.
Adobe Express
Adobe Express bietet eine kostenlose Plattform zum Erstellen von Organigrammen. Die Plattform legt Wert auf ein klares Design und bietet daher ansprechende und trendige Organigrammvorlagen, die leicht angepasst werden können.
Man kann eine Vorlage auswählen und Bilder, Symbole, Grafiken und Rahmen hinzufügen, um ein individuelles Diagramm zu gestalten. Die benötigten Elemente können vom eigenen Computer hochgeladen oder aus den Adobe Express-Bibliotheken verwendet werden. Das fertige Diagramm kann heruntergeladen und später jederzeit wieder zur Bearbeitung aufgerufen werden.
Visual Paradigm Online
Visual Paradigm Online ist eine webbasierte Plattform, auf der man kostenlos Organigramme erstellen kann. Man kann aus Hunderten von Vorlagen auswählen und sie einfach per Drag-and-Drop-Funktion anpassen.
Das Besondere an diesem Tool ist, dass man neben einer unbegrenzten Zugriffszeit auch unbegrenzt viele Formen und Diagramme nutzen kann. Benutzer, die Diagramme für persönliche und nicht-kommerzielle Zwecke erstellen, behalten ebenfalls die Eigentumsrechte. Die Diagramme können in den Formaten PNG, JPG, GIF, SVG und PDF heruntergeladen werden.
Fazit
Ein Organigramm hilft dabei, den Überblick über die gesamte Belegschaft zu behalten. Es gibt verschiedene Arten von Organigrammen, die an die Bedürfnisse des jeweiligen Teams angepasst werden können.
Nachdem Sie nun mehr über Organigrammvorlagen erfahren haben, die zur Erstellung funktionaler und ansprechender Diagramme verfügbar sind, können Sie diese nutzen, um Ihr Team besser zu organisieren.
Wer im Projektmanagement tätig ist, sollte auch das Meilensteindiagramm kennen, um den Fortschritt von Projekten verfolgen zu können.