7 legjobb napirendsablon a produktívabb találkozókhoz [2023]

A napirend nélküli ülések az eredménytelen ülések kiváltó okai. Változtassuk meg a játékot ezekkel a produktív megbeszélések napirendsablonjaival.

Tehát közösségi életben élsz, de nem vettél részt tanácstalan találkozókon? Tréfálsz velem? Mindannyian részt vettünk több olyan találkozón, ahol vagy nincs lehetőségünk hozzászólni, vagy nincs utalásunk a vitára.

Következésképpen konkrét eredmények és terméketlen órák nélkül térünk vissza az asztalunkhoz. Szerencsére a napirenden keresztül még mindig pozitív változást hozhat a találkozóba.

Ebben a cikkben ma nemcsak abban segítek, hogy megértse, mi az ülés napirendje, hanem a legjobb értekezleti napirendi sablonokat is bemutatom, hogy a legtöbbet hozhassa ki értekezletéből. Most ne szánjunk sok időt, és kezdjük el a termelékenységet.

Milyen előnyökkel jár az ülések napirendjének dokumentálása?

Mielőtt rátérnénk az ülések napirendjének dokumentálásának előnyeire, hadd mondjam el, mik az ülések napirendjei. Az értekezlet napirendje egy rövid találkozóterv vagy vázlat, amelyet a szervező minden résztvevővel megoszt. Az értekezlet napirendje segíti a csapatot abban, hogy egyértelmű elvárásokat fogalmazzon meg a találkozóval szemben, milyen kérdésekre kell válaszolni, és így tovább.

Tehát, visszatérve a kérdéshez, milyen előnyökkel jár az ülések napirendjének dokumentálása? Íme néhány előny az ülések napirendjének dokumentálásával kapcsolatban.

Mindenki hozzájárulhat

Minden nem tervezett találkozó elsődleges kihívása, hogy nem minden résztvevő tud folyamatosan beszélni az értekezleten. Ennek különböző okai lehetnek; vagy nem tudnak mit beszélni, vagy mások nem engedik beszélni. De az asztalok megfordulhatnak, ha dokumentálja a találkozót. Mivel az értekezlet dokumentációja minden résztvevő számára tudatja az értekezlet miértjét, módját és időpontját.

Optimalizálja az időt

Az értekezlet dokumentációja nem tartalmaz semmi konkrét időpontot. Ennek ellenére segíthet abban, hogy a találkozó rövid és eredményes legyen. Arra ösztönzi a csapat tagjait, hogy a megbeszélés előtt megértsék a célokat, és felold minden zavart. Ezenkívül az értekezlet dokumentációja segít elkerülni a témától eltérő beszélgetéseket, ami időt takarít meg.

Tud lépést tartani a vitával

A találkozók dokumentálásának elsődleges jellemzője a jól kategorizált és rendszerezett adatok. Ezeknek a funkcióknak köszönhetően az értekezlet résztvevői könnyedén lépést tudnak tartani a megbeszélésekkel, és elmondhatják véleményüket, mivel tudják, mi következik, és mikor szólalhatnak meg.

Vezessen jegyzőkönyvet a megbeszélésről

A találkozók minden üzlet és vállalkozás nélkülözhetetlen elemei. Előfordulhat, hogy egy napon két vagy több találkozón kell részt vennie, és néha még egyen sem. De emlékszel-e a találkozó minden pontjára és tervére?

  Változtassa Google Workspace-jét és Gmailjét hatékony ügyfélszolgálati, együttműködési és automatizálási eszközökké

Ezért az értekezlet dokumentációja segíthet abban, hogy minden fontos jegyzetet szervezetten rögzítsen. Ezen túlmenően, az értekezletek dokumentációja később is felhasználható arra, hogy megosszák a beszélgetés összefoglalóját a távollévő résztvevőkkel.

Hogyan segíthet az értekezlet napirendsablonja az értekezlet megszervezésében és egyszerűsítésében?

Abban a pillanatban, amikor megtudja, mi az értekezlet napirendje, és milyen előnyei vannak, biztosan kíváncsi lesz, hogyan készítsen napirendet. A találkozó napirendjének megtervezése azonban nem olyan egyszerű, mint egy perces barkácsolás. Az internet azonban a legtöbb összetett feladatot megkönnyítette.

Ezért ahelyett, hogy saját maga tervezné meg az értekezlet napirendjét, mindig választhat az online értekezleti napirendi sablonok közül. Ezek az előre megtervezett sablonok, amelyek felvázolják a találkozó okait és szerkezetét, számos előnnyel járnak. Az ülések napirendi sablonjainak használatának fő előnyeit az alábbiakban tárgyaljuk.

Racionalizálás

Az értekezlet napirendi sablonjai segítenek produktív értekezleti napirend összeállításában, és egyszerűsítik az értekezletet azáltal, hogy egy egyszerű útmutatót vezetnek be az értekezlet minden résztvevője számára. Ezek a sablonok minden szükséges témát és tevékenységet tartalmaznak, amelyeket az értekezleten meg kell vitatni.

Ennek eredményeként a résztvevőknek nem kell minden lényeges pontra az utolsó pillanatban gondolniuk. Ehelyett már korábban is fel tudnak készülni a dokumentáció segítségével.

Időmegtakarítás

Az ülés napirendjének elkészítése nem egyszerű. Az összes lényeges kulcspont átgondolása mellett a napirendet is meghatározott formában kell megszerveznie és kategorizálnia, hogy elkerülje a releváns témák hiányát.

Itt jönnek segítségül a napirendi sablonok. Az ülések napirendi sablonjai már jól rendszerezett és kategorizált adatokkal rendelkeznek. Csak a lényeges pontokat kell hozzáadnia hozzájuk, és ez a funkció nem csak időt takarít meg, hanem lehetővé teszi, hogy minden témát lefedjen anélkül, hogy sok időt töltene.

Számos lehetőség

Mint tudjuk, nem minden találkozó egyforma. Tehát még az ülés napirendje sem lehet ugyanaz. De ennek ellenére nem kell aggódnia, mivel számos online platform számos típusú ülésnapirend-sablont kínál.

Akár 1:1-es konzultációt keres, akár csapatot keres, az online napirendsablonok segítségével pillanatok alatt megtalálhatja és megszervezheti megbeszélését. Még a projekttervezés is könnyebbé válik a megfelelő találkozósablonok segítségével.

Egy friss felmérés szerint az alkalmazottak körülbelül 83%-a munkahetének akár 33%-át is megbeszéléseken tölti, egy átlagos alkalmazott pedig legalább 3 órát dolgozik értekezleten. Ezek a számok bőven elegendőek ahhoz, hogy megmutassuk, milyen időigényesek a találkozók.

  Parancsikon hozzáadása a Google Chrome kezdőlapjához

Ráadásul ez a sok óra hiábavaló is lehet, ha a találkozók nem hozzák meg a kívánt eredményt. Ezért elengedhetetlen egy jól megszervezett értekezlet napirendje, hogy időt takarítson meg és produktív eredményt érjen el. Íme néhány a legjobb értekezleti napirendi sablonok közül, amelyekre támaszkodhat a következő megbeszélésein.

Hugo

Amikor találkozási napirendi sablonokat keres, mindig Hugo lesz a tetején. Nem a jó marketingstratégia miatt, hanem a szolgáltatásaik miatt is. A Hugo több mint 80 ingyenes, tapasztalt emberek által készített napirendsablont kínál. Sablonokat találhat különféle megbeszélésekhez, például hirdetési kampányötletekhez, teljes körű megbeszélésekhez, alapvető megbeszélésekhez stb.

A Hugo értekezleti napirendsablonjai a Word és a Google Dokumentumok alkalmazását egyaránt támogatják. Ezen kívül ezeket a Fellow-ban is használhatja. A Hugo 13 különböző kategóriában kínál sablonokat, beleértve az agilis találkozósablonokat, a személyes megbeszéléseket, a találkozósablonokat stb.

A Hugo számos további funkcióval rendelkezik a felhasználók számára. A Hugo például lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy jegyzeteket készítsenek, közösen készítsenek napirendet, szinkronizálják a naptárakat stb. A Hugo egy felhasználóbarát oldal. Ezért az idő töredéke alatt meg lehet szokni.

Hugo szabad. Azonban bármikor választhatja a prémium verziót további funkciókért.

Canva

Ez egy népszerű alkalmazás, amelyet a legtöbben naponta használnak. De tudtad-e valaha, hogy kedvenc szerkesztőalkalmazásunk, a Canva is segíthet a tökéletes találkozó napirendjének összeállításában? Ha nem, semmi gond; most már tudod.

A Canva egy erőteljes alkalmazás, amely számos sablont tartalmaz, például meghívókat, közösségi média bejegyzéseket és miegymást. De az ülés napirendi sablonjai hozzáadják a cseresznyét a tortán. A Canva több tucat ingyenes értekezlet-sablont kínál, amelyek könnyen használhatók, szerkeszthetők és kinyomtathatók.

Az alkalmazásban formális és informális sablonokat is találhat. Emellett a Canva testre szabható napirend prezentációs sablonokat is kínál, amelyek segítségével még hitelesebbé és produktívabbá teheti megbeszélését. Mivel már ismerjük a Canvát, ennek az oldalnak a használata senkinek sem lenne olyan nehéz.

Asana

Találkozási napirendi sablonokat keres, amelyek lefedik az összes irodai igényt? Asana kimenthet téged. Az Asana egy ingyenes online webhely, amely élettel tölti meg találkozóit, és hatékonyabbá és izgalmasabbá teheti azokat.

Ez egy könnyen használható webhely az Ön számára legjobb ülésnapirend-sablonokkal. Az ezen a webhelyen található sablonok csökkentik a terhet, mivel ezek a sablonok minden lényeges témát tartalmaznak, és olyan pontokat, amelyeket az ülésen meg kell vitatni.

A típusokat tekintve az Asana alapvető és haladó sablonokat is kínál. Itt jól felépített értekezleti napirendi sablonokat találhat, amelyek meghatározott típusú értekezletek alapján készültek. Akár projekt indító értekezleteket, csoportos ötletbörze-megbeszéléseket, vállalati szintű értekezleteket vagy bármilyen más sablont keres, az Asana pillanatok alatt megkönnyíti a munkáját.

  Man-oldal létrehozása Linuxon

Smartsheet

A Smartsheet egy ingyenes online webhely, amely számos ülésnapirend-sablont kínál. A webhely jól szervezett és átfogó listát kínál, amely megkönnyíti és tartósabbá teszi a keresést.

Ez a webhely különféle típusú értekezlet-napirend-sablonokat tartalmaz, például klasszikus értekezlet-napirend-sablonokat, konferencia-napirend-sablonokat, informális értekezlet-napirend-sablonokat, testületi ülések napirend-sablonjait stb.

Számos sablon mellett a Smartsheet egy praktikus eszköz a vállalkozások számára, mivel ez a webhely számos további funkciót kínál, például valós idejű együttműködést, automatizált munkafolyamatot, jobb láthatóságot és még sok mást. Összességében megállapítható, hogy a Smartsheet tökéletes találkozó-asszisztens.

Trello

A Trello egy népszerű és megbízható webhely és alkalmazás. Trellót a tökéletes projektmenedzsernek tartják. Ez a platform segít a feladatok megszervezésében, projektek kezelésében stb. Ami a sablonokat illeti, a Trello számos ülésnapirend-sablont kínál, amelyek könnyen használhatók és testreszabhatók.

Ezen túlmenően a Trello lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy képeket és dokumentumokat töltsenek fel munkájuk hatékonyabb kezelése érdekében. Ezenkívül közvetlenül a webhelyről is együttműködhet csapattagjaival, hogy megosszák az értekezlet napirendjét, és megmentsék Önt.

Miro

Egy macskabölcső, ha egyetlen platformot talál az összes irodai igényhez. De a Miro rendelkezik minden funkcióval. A Miro egy ingyenes webhely, amely számos ülésnapirend-sablont és speciális funkciókat tartalmaz.

A Miro elsődleges sablonja a csapattalálkozó napirendje. Ez a sablon minden lényeges adatot tartalmaz, amelyek segítségével később bölcs döntéseket hozhatunk a céggel kapcsolatban. A csapatértekezlet-sablonok segítségével áttekintheti az előrehaladást, megoszthatja a releváns projektfrissítéseket, felismerheti az egyéni erőfeszítéseket stb.

A csapatértekezlet napirendsablonja erőteljes sablonnak számít. Ez a sablon könnyen testreszabható bármely más részleghez, például marketingkampányokhoz, sprint tervezéshez stb.

Atlassian

Ha egy produktív, teljes körű értekezlet napirendsablont keres, a keresés a következő webhelyen érhet véget. Az Atlassian egy ingyenes webhely, amely számos típusú ülésnapirend-sablont kínál. De ez a webhely a leghíresebb a teljes kéztalálkozó napirendsablonjáról.

A teljes körű megbeszéléseket minden szervezetnél az egyik legkritikusabb találkozónak tekintik. Ezt szem előtt tartva, ez a webhely a legjobb teljes körű tárgyalási napirend sablonokat kínálja, amelyek átlátható és összekötő formátumot biztosítanak.

Ez az Atlassian-sablon tartalmazza az everAtlassia-féle vitatémát. A céloktól a meghatározott csapat reflektorfényéig ez a sablon nem fog csalódást okozni a találkozójában. Az Atlassian teljes körű találkozó napirendsablonja olyan produktív és alapos napirendi formátumot biztosít, amelyet minden vállalkozásnak választania kell.

Következtetés

A találkozók a szervezés elengedhetetlen részét képezik. Ez lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy megismerjék céljaikat, jelenlegi helyzetüket, terveiket és egyéb vállalati tényezőket. De mi haszna órákat tölteni az értekezleten, ha a résztvevők azzal térnek vissza, hogy „Mi haszna ennek a megbeszélésnek?”

Ez az, ami miatt a vállalatnak megbeszélési napirendi sablonokat kell használnia. Ma ebben a blogban a legjobb értekezlet-napirend-sablonokról beszéltünk, amelyek nemcsak eredményessé tehetik a találkozót, hanem életet is adhatnak hozzá.

Felfedezhet néhány legnépszerűbb távoli standup találkozóalkalmazást a Slack és a Teams számára.