Die Bedeutung von Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen
Gemeinnützige Organisationen sind mit der Verwaltung erheblicher Spendengelder betraut. Um diese Ressourcen effektiv zu verwalten und den gemeinnützigen Status zu erhalten, ist eine professionelle Lösung unerlässlich. Buchhaltungssoftware für Non-Profits bietet hierfür die notwendige Unterstützung.
Der gemeinnützige Sektor erlebt einen stetigen Geldfluss. Allein in den USA wurden im Jahr 2020 Spenden in Höhe von 471,44 Milliarden US-Dollar verzeichnet, was einem Anstieg von 5,1 % gegenüber dem Vorjahr entspricht, wie Nonprofits Source berichtet.
Aufgrund der erheblichen Geldtransaktionen müssen sich gemeinnützige Organisationen an bestimmte Finanzstandards halten, um ihren Status der Steuerbefreiung nicht zu gefährden. Im Folgenden erfahren Sie, welche Software Ihre Arbeit erleichtern kann.
Was ist Buchhaltungssoftware für Non-Profits?
Jedes Programm, das gemeinnützigen Organisationen bei der Verwaltung ihrer Buchhaltungsaufgaben hilft, fällt unter die Kategorie Buchhaltungssoftware für Non-Profit-Organisationen.
Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied zwischen der Rechnungslegung in gewinnorientierten und gemeinnützigen Organisationen. Während gewinnorientierte Unternehmen hauptsächlich auf die Gewinn- und Verlustrechnung fokussieren, die Aufschluss über Ausgaben, Einnahmen und Einsparungen gibt, konzentriert sich die Buchhaltung für gemeinnützige Organisationen auf die Mittelverwaltung.
Das Buchhaltungstool für Non-Profits muss Mittelzuflüsse und -abflüsse genau verfolgen. Dazu gehört die Erfassung von Herkunft und Verwendung der Gelder. Darüber hinaus muss das System eingehende Spenden verarbeiten und Spender sowie Vorstandsmitglieder über die Verwendung der Mittel informieren.
Warum benötigen Non-Profits eine spezielle Buchhaltungssoftware?
Eine professionelle Buchhaltungssoftware ist für gemeinnützige Organisationen essenziell, um ihren steuerbefreiten Status zu bewahren.
Hierzu gehört die Einhaltung spezifischer Buchhaltungsstandards, die von Non-Profit-Organisationen gefordert werden.
Im Folgenden werden die Hauptgründe für die Nutzung einer solchen Software erläutert:
- Die Finanzstandards für Non-Profits sind streng. Software hilft, die Einhaltung von Richtlinien wie FAS 116 oder FAS 117 sicherzustellen.
- Viele Wohltätigkeitsorganisationen verfügen nur über wenige Freiwillige und Mitarbeiter. Ein einfach zu bedienendes und automatisiertes Tool spart Zeit und Geld.
- Die Software unterstützt bei zusätzlichen Aufgaben wie der Verfolgung von Fördermitteln, der Erstellung von Berichten, der Erstellung von Bilanzen sowie der Information von Spendern über die Verwendung von Spenden.
- Diese Tools formatieren Buchhaltungsberichte für Steuererklärungen, einschließlich des Formulars 990.
Vorteile von Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen
Egal ob global oder lokal, jede gemeinnützige Organisation profitiert von einer Software, die folgende Vorteile bietet:
- Spenden können transparent online und offline angenommen werden.
- Professionelle Berichte erleichtern die Beantragung von Spenden und Fördergeldern.
- Der Zu- und Abfluss von Geldern wird transparent an Stakeholder, Spender und Vorstandsmitglieder gemeldet.
- Viele Buchhaltungstools für Non-Profits sind Cloud-basiert. Es ist keine kostspielige IT-Infrastruktur notwendig.
- Die Software unterstützt bei der Vorbereitung von Steuererklärungen und der Einhaltung von HMRC- und IRS-Richtlinien.
- Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert und menschliche Fehler reduziert werden.
- Eine zentralisierte Software bietet viele Funktionen wie Transaktionsimport, Spendenportal, Zahlungseingänge, Bankabgleich, Budgetierung und mehr.
Nachdem die Bedeutung und Vorteile von Buchhaltungssoftware für Non-Profit-Organisationen ausführlich erläutert wurden, werden nun einige empfehlenswerte, benutzerfreundliche und zuverlässige Programme vorgestellt:
Wave Accounting
Wave Accounting ist ideal für kleine und wachsende gemeinnützige Organisationen. Es ermöglicht die eigenständige Buchhaltung und spart somit Kosten für Personal. Das Tool ist intuitiv und webbasiert.
Von der Rechnungsstellung bis zur Gehaltsabrechnung bietet Wave eine intuitive Webanwendung. Zu den Hauptfunktionen gehören:
- Online-Rechnungsstellung, um Zahlungen von Förderstiftungen und Spendern zu verfolgen.
- Einfache und sichere Online-Zahlungen für Spender.
- Akzeptanz von Debitkarten, Kreditkarten, Apple Pay und direkten Banküberweisungen.
- Einfache Verfolgung von Spenden und deren Verwendung.
- Buchhaltungsmodul zur Vorbereitung von Steuerberichten.
- Banking-Modul zur Verknüpfung von Bankkonten mit der Buchhaltung.
Die Software bietet kostenlose Rechnungsstellung, Buchhaltung und Bankdienstleistungen. Für Gehaltsabrechnung und Zahlungen fallen geringe Gebühren an.
MoneyMinder
MoneyMinder ist eine unkomplizierte Software, die speziell auf die Bedürfnisse von gemeinnützigen Organisationen zugeschnitten ist. Freiwillige ohne Buchhaltungserfahrung können das Tool problemlos nutzen, wodurch Kosten für externe Buchhalter gespart werden können. Die Software ist besonders benutzerfreundlich und verzichtet auf komplizierte Funktionen.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören:
- Buchhaltungsmodul zur Verwaltung von Bankbüchern, Transaktionen, Abstimmungen und Berichten.
- Verfolgung und schnelle E-Mail-Benachrichtigung über Fundraising, Erstattungen und Zahlungen.
- Erstellung von Budgets basierend auf gemeinnützigen Aktivitäten.
- Dokumentenbibliothek zur Speicherung von Quittungen, Formularen und Steuerdokumenten.
- Erstellung von Jahresberichten und Durchführung von Audits.
Die Software bietet ein kostenloses Abonnement für grundlegende Funktionen. Für einen vollständigen Funktionsumfang steht ein Pro-Abonnement zur Verfügung.
Zoho Books
Zoho Books ist eine umfassende Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen jeder Größe. Von neuen Stiftungen bis hin zu globalen Organisationen bietet Zoho Books skalierbare Funktionen und Preismodelle, die jedem Bedarf gerecht werden.
Die Software ist einfach zu bedienen und erfordert selten einen Buchhalter. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche und ein kostenloser Support helfen bei der schnellen Einarbeitung. Zoho Books vereinfacht die Mittelbuchhaltung, sodass sich Organisationen auf Spenden, Fördergelder und Veranstaltungen konzentrieren können, während die Software alle Zuflüsse schnell verwaltet.
Aplos
Aplos ist ein weiteres robustes Tool für die Buchhaltung gemeinnütziger Organisationen. Mehr als 40.000 Stiftungen nutzen diese Software zur Einhaltung von Steuerrichtlinien.
Die Funktionen umfassen:
- Fundamentale Fondsbuchhaltung.
- Flexibler Kontenplan.
- Überwachung von Einnahmen, Zuschüssen und Spenden.
- Budgetierung nach Tags oder Geldern.
- Personalisierte Finanzberichte für Abteilungen, Kampagnen und Projekte.
- ACH-Dateiexport.
- Zuordnung von Ausgaben und Erträgen.
- Nachverfolgung von Anlagevermögen.
- Formular 990-Berichte.
Neben der umfassenden Online-Lösung bietet Aplos auch Buchhaltungsdienste an. Bei Bedarf können Experten schwierige Konten oder Steuererklärungen bearbeiten. Aplos bietet drei verschiedene Abo-Pakete mit einer 15-tägigen Testphase an.
Accounting Seed
Accounting Seed ist eine weitere umfassende Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen, die bei der Verwaltung von Aufgaben und Kampagnen unterstützt. Die Software ist einfach zu bedienen und auf gemeinnützige Bedürfnisse zugeschnitten. Schulungen für Freiwillige sind leicht umzusetzen.
Die wichtigsten Funktionen sind:
- Verwaltung der Fondsbuchhaltung in mehreren Währungen.
- Verwaltung mehrerer Spendenkampagnen, Zuschüsse und Spender.
- Zusammenarbeit an verschiedenen Standorten.
- Verwaltung mehrerer gemeinnütziger Organisationen mit einem einzigen Tool.
- No-Code-Berichte.
- Schnelle Monats- und Jahresabschlüsse.
- Salesforce Nonprofit Success Pack (NPSP).
Diese Software bietet einen vollständigen Überblick über das Finanzmanagement. Echtzeit-Berichte ermöglichen eine schnelle Kommunikation mit Spendern und Behörden, was zur Erhöhung der Spendeneinnahmen beitragen kann.
Akaunting
Akaunting ist ein beliebtes Tool für Freiberufler und kleine Unternehmen. Auch kleine gemeinnützige Organisationen können von dieser kostengünstigen Software profitieren.
Die wichtigsten Funktionen sind:
- Dashboard für alle Konten.
- Bankdienste und Abstimmungen.
- Benutzerdefinierte Berichte für Steuererklärungen.
- Kategorisierung von Transaktionen.
- Verfolgung von Ausgaben.
Das kostenlose Abonnement bietet ein Benutzerprofil und ein Buchhalterprofil sowie einen Abrechnungskalender und Live-Währungskurse. Für einen erweiterten Funktionsumfang steht ein Premium-Cloud-Plan zur Verfügung.
Fazit
Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen ist essenziell, um Ressourcen effizient zu verwalten. Sie unterstützt bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Abgabe korrekter Steuererklärungen. Die Nutzung einer solchen Software trägt dazu bei, den gemeinnützigen Status Ihrer Organisation aufrechtzuerhalten.
Wählen Sie ein geeignetes Buchhaltungstool aus den oben genannten Optionen und stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation alle lokalen und internationalen Gesetze einhält.
Zusätzlich könnte Zoho Payroll für die Abwicklung von Gehaltsabrechnungen von Non-Profit-Organisationen von Interesse sein.