Grundlagen der Buchhaltung und ihre Goldenen Regeln
In der heutigen Geschäftswelt ist ein fundiertes Verständnis der Buchhaltung für jeden Unternehmer unerlässlich. Solides Wissen im Rechnungswesen ermöglicht es, die Leistung des Unternehmens präzise zu beurteilen.
Die Buchführung ist ein Prozess, der die Identifizierung, Analyse, Aufzeichnung und Weitergabe wesentlicher Informationen über die finanzielle Situation eines Unternehmens umfasst. Diese Informationen helfen wiederum den Entscheidungsträgern des Unternehmens, fundierte und kluge Entscheidungen zu treffen.
Bevor wir uns den Goldenen Regeln der Buchhaltung zuwenden, wollen wir einige grundlegende Begriffe klären. Diese sind:
Ein Unternehmen wird als wirtschaftliche Einheit definiert, die die Bilanzierung ihrer Transaktionen von anderen Unternehmen unterscheidet. Die Haupttypen von Unternehmen sind: Personengesellschaften, Kapitalgesellschaften und Einzelunternehmen.
Eine Transaktion ist ein Ereignis, bei dem ein Wert zwischen zwei oder mehr Parteien ausgetauscht wird. Dies kann den Kauf, den Geldeingang, die Bezahlung eines Gläubigers und dergleichen umfassen. Transaktionen können als Bar- oder Kreditgeschäfte abgewickelt werden.
Kredit (Abkürzung: Cr) bezeichnet Buchungseinträge, die Vermögenswerte mindern oder Verbindlichkeiten erhöhen. Ein Kredit ist die Gewährung eines Vorschusses oder die Bereitstellung von Waren, Dienstleistungen oder Geld.
Soll (Abkürzung: Dr) ist eine Buchungsbuchung, die verwendet wird, um den Wert eines Vermögenswertes zu erhöhen oder eine Verbindlichkeit zu verringern. Eine Belastung erfolgt, wenn Waren, Dienstleistungen oder Geld vom Konto einer Unternehmenseinheit abgebucht werden, die eine Schuld hat.
Ausgaben eines Unternehmens sind die Kosten für Vermögenswerte oder Dienstleistungen, die während eines Abrechnungszeitraums genutzt werden. Beispiele hierfür sind Abschreibungen, Gehälter, Miete, Strom, Wasser, Telefon und andere regelmäßige Ausgaben.
Ein Verlust ist die Differenz zwischen den Ausgaben einer Periode und den damit verbundenen Einnahmen. Es ist eine verlorene Geldsumme oder entstandene Kosten ohne entsprechenden Gewinn. Beispiele sind gestohlenes oder verlorenes Geld oder Gegenstände, sowie Schäden durch einen Brandunfall.
Ein Gewinn ist definiert als eine Wertsteigerung eines Vermögenswertes. Gewinn tritt ein, wenn der aktuelle Preis eines Vermögenswertes höher ist als sein ursprünglicher Kaufpreis.
Andere Standardbegriffe in der Buchhaltung umfassen: Vermögenswerte, Prüfung, Bilanz, Budgetierung, Cashflow, Dividenden, Eigenkapital und mehr.
Nachdem wir nun ein grundlegendes Verständnis haben, wollen wir die drei goldenen Regeln der Buchhaltung, ihre Bedeutung und ihre Klassifizierung näher betrachten.
Warum sind Regeln in der Buchhaltung notwendig?
Ohne festgelegte Regeln können keine Journaleinträge erfasst werden. Die „Goldenen Regeln der Buchhaltung“ sind die Richtlinien für die systematische und chronologische Erfassung von Journalbuchungen und Transaktionen. Um die erforderlichen Journaleinträge für eine genaue Buchhaltung zu erstellen, müssen die drei Goldenen Regeln der Buchhaltung eingehalten werden.
Bevor wir uns mit diesen Prinzipien beschäftigen, wollen wir einige grundlegende Begriffe der Rechnungslegung wiederholen.
Ein Journal ist ein Buch der Originaleinträge, in dem alle Transaktionsinformationen unmittelbar nach ihrem Auftreten aufgezeichnet werden. Es verdeutlicht, welche Konten gutgeschrieben und welche belastet werden müssen. Das Journaling ist der Prozess der Eingabe der Transaktionen in ein Journal.
Konten: Im Journal gibt es drei Hauptkategorien von Konten: Privatkonten, Sachkonten und Nominalkonten.
- Privatkonto: Ein Hauptbuchkonto, das mit Einzelpersonen, Firmen und Verbänden verbunden ist. Es kann sich auch um künstliche Personen und repräsentative Personenkonten handeln. Es gibt drei Arten:
- Natürliches Privatkonto: Konten, die sich auf Menschen beziehen. Beispiele: Richi, George, Bill, Amanda usw.
- Künstliches Privatkonto: Konten von Geschäftseinheiten. Beispiele: Unternehmen, Behörden, Vereine und Organisationen.
- Repräsentatives Privatkonto: Konten, die Gruppenkonten widerspiegeln. Beispiele: Entnahmekonto eines Inhabers, Kapitalkonto eines Inhabers, Konto für ausstehende Verbindlichkeiten usw.
- Sachkonto: Konten im Zusammenhang mit Vermögenswerten, Besitz, Verbindlichkeiten, Eigenkapital und Immobilien eines Unternehmens. Beispiele: Maschinenkonto, Anlagekonten, Vermögenskonto, Passivkonto, Kassenbestand, Festgeld usw.
- Nominalkonto: Auch als temporäres Konto bekannt, umfasst Einnahmen, Gewinne, Verluste und Ausgaben. Es ist ein Konto, das am Ende jeder Abrechnungsperiode abgeschlossen wird. Beispiele: Konten für Gehälter, Miete, gezahlte Zinsen, erhaltene Rabatte usw.
Kommen wir nun zu den Goldenen Regeln der Buchhaltung.
Regel 1: Belaste den Empfänger, schreibe den Geber gut
Für Privatkonten gilt der Grundsatz der Belastung des Empfängers und der Gutschrift des Gebers. Belaste das Konto, wenn du etwas empfängst. Schreibe das Konto gut, wenn du etwas gibst.
Szenario 1: Du kaufst Waren von Firma XYZ im Wert von 2000 USD. Du musst Firma XYZ gutschreiben und dein Einkaufskonto in deinen Büchern belasten. Firma XYZ wird gutgeschrieben, da sie der Geber der Waren ist. Das Einkaufskonto des Empfängers wird belastet.
| Datum (MM/TT/JJJJ) | Konto | Soll (Dr) | Haben (Cr) |
| 14.07.2022 | Einkaufskonto | 2000 | |
| Kreditorenbuchhaltung | 2000 |
Szenario 2: Angenommen, du hast Firma XYZ in diesem Beispiel mit 1500 USD in bar für Büromaterial bezahlt. Du musst dein Geldkonto (des Gebers) gutschreiben und den Empfänger belasten.
| Datum (MM/TT/JJJJ) | Konto | Soll (Dr) | Haben (Cr) |
| 15.08.2022 | Vorräte Konto | 1500 | |
| Kassenkonto | 1500 |
Regel 2: Belaste, was hereinkommt, schreibe gut, was hinausgeht
Verwende die zweite goldene Regel bei der Behandlung von Sachkonten, auch permanente Konten genannt. Diese Konten schließen ihr Geschäftsjahr nicht ab. Stattdessen werden ihre Restbeträge in das kommende Buchungsquartal übertragen.
Diese Regel ist einfach: Belaste das Konto, wenn ein Gegenstand (z.B. ein Vermögenswert) in dein Unternehmen kommt. Schreibe das Konto gut, wenn ein Betrag dein Unternehmen verlässt, wie z. B. eine Zahlung.
Nehmen wir das Beispiel des Kaufs eines Fahrzeugs für 5000 USD. Schreibe dein Kassenkonto gut (was geht heraus) und belaste dein Fahrzeugkonto (was kommt herein).
| Datum (MM/TT/JJJJ) | Konto | Soll (Dr) | Haben (Cr) |
| 16.07.2022 | Fahrzeugkonto | 5000 | |
| Kassenkonto | 5000 |
Regel 3: Belaste alle Ausgaben & Verluste und schreibe alle Einnahmen & Gewinne gut
Nominalkonten fallen unter die letzte goldene Regel. Wenn dein Unternehmen Kosten oder Verluste hat, belaste das Konto über Nominalkonten. Wenn dein Unternehmen Umsätze oder Gewinne erzielt, schreibe das Konto gut.
Angenommen, du verkaufst Waren an Firma XYZ im Wert von 17.000 USD für Einnahmen oder Gewinne. Dein Verkaufskonto muss die Ausgaben belasten und die Einnahmen gutschreiben.
| Datum (MM/TT/JJJJ) | Konto | Soll (Dr) | Haben (Cr) |
| 18.07.2022 | Kassenkonto | 17000 | |
| Verkaufskonto | 17000 |
Nehmen wir an, du gibst 13.000 USD für Ausgaben oder Verluste aus, um etwas von Firma XYZ zu kaufen. Du musst die Zahlung (den Kauf von 13.000 USD) belasten und das Einkommen gutschreiben, um die Transaktion zu erfassen.
| Datum (MM/TT/JJJJ) | Konto | Soll (Dr) | Haben (Cr) |
| 17.07.2022 | Einkaufskonto | 13000 | |
| Kassenkonto | 13000 |
Gutschriften und Belastungen werden für jede Transaktion in der Buchhaltung dokumentiert. Die grundlegenden Prinzipien des Rechnungswesens basieren auf Belastungen und Gutschriften. Hier sind einige Beispiele:
Beispiel 1: Geschäftsaufnahme mit einem Kapital von 10.000 USD
Zwei Konten sind an dieser Transaktion beteiligt: das Bargeld- und das Kapitalkonto. Da das Bargeldkonto ein Sachkonto ist, wird es mit dem Betrag belastet, der in das Unternehmen kommt (in diesem Fall Bargeld). Da das Kapitalkonto dem Geschäftsinhaber gehört, wird es gutgeschrieben. Der Journal Eintrag lautet dann Bargeld A/C an Kapital A/C.
Beispiel 2: Kauf von Maschinen im Wert von 3000 USD in bar
| Beteiligte Konten | Natur | Dr./ Cr. | Journaleintrag |
| Maschinenkonto | Sachkonto | Soll (was hereinkommt) | Maschinerie A/C Dr. |
| Barkonto | Sachkonto | Haben (was hinausgeht) | Zu Bargeld A/C |
Hier sind zwei Konten betroffen: Maschinen A/C und Bargeld A/C. Da es sich bei beiden um Sachkonten handelt, wird das Konto belastet, was hereinkommt und gutgeschrieben, was hinausgeht. In diesem Fall verlässt Bargeld das Unternehmen, also wird Bargeld A/C gutgeschrieben und Maschinen kommen ins Unternehmen, also wird deren A/C belastet. Der Eintrag lautet somit Maschinen an Bargeld A/C.
Beispiel 3: Kauf von Waren auf Kredit von Smith im Wert von 2000 USD
| Beteiligte Konten | Natur | Dr./ Cr. | Journaleintrag |
| Einkaufskonto | Nominalkonto | Soll (Ausgabe) | Kauf A/C Dr |
| Kreditorenkonto | Privatkonto | Kredit (Geber) | An Smith A/C |
Die relevanten Konten sind Smith, der Gläubiger, und Einkäufe A/C. Da es sich bei Einkäufe A/C um ein Nominalkonto handelt, müssen die Kosten belastet und Smith, der das Geld gibt, gutgeschrieben werden. Folglich wird Smiths Konto gutgeschrieben und das Einkaufskonto belastet.
Beispiel 4: Gezahlte Gehälter 5000 USD
| Beteiligte Konten | Natur | Dr./ Cr |
In diesem Fall sind zwei Konten beteiligt: Gehälter A/C und Bank A/C. Da es sich bei einem Gehaltskonto um ein Nominalkonto handelt, wird der Betrag belastet, da Gehälter für das Unternehmen eine Ausgabe darstellen. Da das Bankkonto dem Unternehmen gehört, wird das Geld dem Konto gutgeschrieben. Der Standardeintrag lautet in diesem Fall Gehälter A/C an Bank.
Zusammenfassung
Alle drei goldenen Regeln werden verwendet, um Finanztransaktionen in den Hauptbüchern zu erfassen. Dadurch kann das Unternehmen beurteilen, wo es im Hinblick auf seine finanzielle Lage steht. Mit diesen präzisen Aufzeichnungen können Entscheidungsträger fundierte Entscheidungen treffen, Unterstützung bei Steuer- und Rechtsfragen erhalten und vieles mehr.