Ein konstanter Faktor in Ihren betrieblichen Abläufen ist der Bedarf an Dokumentenerstellung.
Im technologiegetriebenen Zeitalter haben Unternehmen den Wandel von papierbasierten Dokumenten zu cloudbasierten, elektronischen Dateien vollzogen. Dies reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern optimiert auch den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung.
Ihre täglichen Arbeitsabläufe werden zunehmend von der Dokumentenerstellung abhängen, insbesondere wenn Sie in Branchen wie dem Rechtswesen, der Versicherungswirtschaft oder dem Bankensektor tätig sind.
Rechnungen, Angebote, Verträge, Kundenpräsentationen, Budgets und interne Richtlinien sind wichtige Dokumente, auf die Ihr Unternehmen immer angewiesen sein wird, um seine Geschäfte zu führen und mit Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten zu kommunizieren.
Sie müssen in der Lage sein, Richtliniendokumente, Kontoauszüge, Gerichtsakten und andere wichtige Mitteilungen schnell vorzubereiten und bereitzustellen.
In diesem Beitrag erläutern wir, warum die Dokumentenerstellung unerlässlich ist und wie sie Ihnen helfen kann, die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern. Beginnen wir direkt!
Warum Sie eine Software für die Dokumentenerstellung benötigen
Der Einsatz von Software zur Dokumentenerstellung ist aus folgenden Gründen für Unternehmen unverzichtbar geworden:
Zeitersparnis für Ihr Team
Das Entwerfen, Bearbeiten, Erstellen und Importieren von Dokumenten sind nur einige Aufgaben, die durch ein effizientes, automatisiertes Dokumentenerstellungssystem beschleunigt werden. Dies entlastet wichtige Personalressourcen und reduziert die Notwendigkeit, das Entwicklungsteam zur Prozessgestaltung und Fehlerbehebung einzusetzen.
Eliminierung von Fehlern und Auslassungen
Die Automatisierung von Prozessen, die zahlreiche manuelle Dateneingabeschritte umfassen, verringert automatisch das Risiko menschlicher Fehler. Dies gilt auch für die Dokumentenerstellung.
Mitarbeiter lernen schneller und können regelmäßig qualitativ hochwertige Dokumente erstellen, wenn eine benutzerfreundliche Lösung zur Erstellung von Dokumenten innerhalb der Verkaufsplattform angeboten wird.
Konsistenz Ihrer Markenpräsentation
Ein einheitliches Erscheinungsbild in der gesamten Unternehmenskommunikation ist entscheidend für ein starkes Corporate Branding. Dies betrifft sowohl die gedruckte als auch die elektronische Dokumentation Ihres Unternehmens, nicht nur Marketingmaterialien.
Mitarbeiter können hochgradig personalisierte Dokumente für einen bestimmten Kunden erstellen und gleichzeitig ein konsistentes Unternehmensimage mit einem soliden Dokumentenerstellungssystem beibehalten.
Funktionen einer Dokumentenerstellungssoftware
Eine gute Dokumentenerstellungssoftware sollte folgende Funktionen bieten:
Automatische Formatierung und Mehrfachformatierung
Sie können jedes Dokument schnell anpassen, um Schriftart, Größe oder Dateityp (PDF, Docx, CSV) zu ändern, ohne die Integrität des Dokuments zu beeinträchtigen.
Da viele Kunden spezifische Präferenzen hinsichtlich des von ihnen verwendeten Dokumentenformats haben, ist dies eine entscheidende Funktion. Stellen Sie sicher, dass Ihre gewählte Lösung eine große Auswahl an Formatierungsoptionen bietet.
Einfache Integration
Sie sollten Dokumente schnell aus verschiedenen Anwendungen, einschließlich JSON und XML, zusammenführen und in andere häufig verwendete Programme integrieren können.
Dadurch wird der Datenaustausch einfacher und schneller, und es ist leichter, ein fertiges Produkt zu erstellen, wenn man sicher sein kann, dass alles korrekt verarbeitet wurde.
Dynamische Inhalte
Ein Schlüsselelement eines Dokumentenerstellungstools ist die Fähigkeit, dynamische Bereiche zur Erstellung Ihres Dokuments zu kombinieren. Um die Nachricht je nach Bedarf anzupassen und die richtige Zielgruppe zu erreichen, sollten Sie ein Tool wählen, das die relevanten Daten sammelt und in Ihr Dokument einfügt.
Compliance und Sicherheit
Die besten Lösungen bieten eine Auswahl an Sicherheits- und Compliance-Protokollen, je nach Bedarf oder pro Dokument. Stellen Sie sicher, dass Ihre gewählte Lösung sichere SSL-Verbindungen und zuverlässige Firewalls verwendet.
Nachdem Sie nun wissen, wie eine ausgeklügelte Dokumentenerstellungssoftware aussehen sollte, finden Sie hier eine Liste einiger weit verbreiteter Dokumentenerstellungsplattformen:
SmartDocuments
Beginnen wir mit SmartDocuments, einer automatisierten Dokumentenerstellungsplattform, die die Implementierung intelligenter Vorlagen ermöglicht, die den Dokumenten-Workflow optimieren und so die Produktivität steigern können.
Die Plattform lässt sich problemlos in Microsoft Teams und SharePoint integrieren und speichert Dokumente automatisch.
SmartDocuments kann Kunden- und Produktdaten aus SAP automatisch in Dokumente einfügen, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet.
Mit dem praktischen SmartWizard-Tool können Sie Standarddokumentvorlagen einfach erstellen und verwalten, Daten aus externen Systemen einfügen und Ihre Corporate Identity stärken.
Dank der Dokumentenerstellungs- und Vorlagenverwaltungsfunktionen wird die Plattform in verschiedenen Branchen wie Behörden, dem Rechtswesen und der Personalbeschaffung eingesetzt, um den Zeitaufwand und die Risiken bei der Erstellung von Dokumenten zu reduzieren.
Docmosis
Docmosis bietet einen schnellen, zuverlässigen und skalierbaren Dokumentenerstellungsprozess mit einem intelligenten vorlagenbasierten Ansatz. Sie können die Funktionen der Plattform nutzen, um personalisierte Briefe, Rechnungen, Angebote, Verträge, Kontoauszüge und Berichte in den Formaten PDF und Word zu erstellen.
Die Plattform verfügt über eine selbstgehostete Dokumentgenerierungs-Engine, die sich erfolgreich in kundenspezifische Softwareanwendungen und Apps von Drittanbietern integrieren lässt. Docmosis bietet eine Reihe von Funktionen zur Rationalisierung der Erstellung komplexer Dokumentstrukturen.
- Verwenden Sie Microsoft Word oder LibreOffice Writer für Dokumentvorlagen.
- Geben Sie Klartext-Platzhalter für alle dynamischen Inhalte ein oder fügen Sie sie hinzu.
- Fügen Sie Text, Bilder und Tabellen, Barcodes, QR-Codes und mehr hinzu.
- Fügen Sie den Vorlagen anpassbare Berichte hinzu.
Fastdok
Fastdok ist eine vielseitige Dokumentenerstellungssoftware, die in verschiedenen Bereichen, einschließlich IT, Wirtschaft, Bildung, Personalwesen und mehr, zur Erstellung benötigter Dokumente eingesetzt wird.
Diese cloudbasierte Dokumentenerstellungssoftware ist schnell und einfach und erweist sich als effektiv bei der Erstellung von Dokumenten für verschiedene Zwecke.
Das Besondere an Fastdok ist der Automatisierungsprozess, der Ihnen gebrauchsfertige Dokumente basierend auf den Antworten auf Ihre Fragen präsentiert.
Fastdok führt Sie durch den digitalen Dokumentationsprozess, indem es eine Reihe fokussierter Fragebögen, klare Beispiele und Erklärungen bereitstellt, um Ihnen die Erstellung von Dokumenten so einfach wie möglich zu gestalten.
Edocgen
Edocgen bietet einen flexiblen Dokumentenerstellungsprozess, indem es die datengesteuerte Dokumentenautomatisierung unterstützt und eine Reihe einfacher bis komplexer Vorlagen zur Verbesserung der Teamproduktivität anbietet.
Diese benutzerfreundliche Software zur Dokumentenerstellung ist darauf ausgelegt, den Dokumentenerstellungsprozess zu transformieren und Kunden eine bessere Kommunikation und ein besseres Erlebnis zu bieten.
Die Hauptmerkmale von Edocgen sind:
- Es generiert tausende Dokumente in großen Mengen, indem es Daten aus verschiedenen Quellen wie JSON/XML/Excel, Datenbanken usw. einfügt.
- Generiert automatisch Webformulare aus Vorlagen zur Erstellung von Dokumenten.
- Unterstützt On-Demand-Generierung über die REST-API und lädt Anweisungen in Echtzeit herunter.
- Es kann einfach lokal oder in der Cloud bereitgestellt werden, um auf Azure, GCP oder AWS ausgeführt zu werden.
- Stellt Dokumentvorlagen im PPTX-, Microsoft Word-, ausfüllbaren PDF- und Excel-Format bereit.
Checkbox
Unternehmen wie Deloitte, KPMG und BMW vertrauen auf Checkbox, eine leistungsstarke All-in-one-Dokumenterstellungs- und -verwaltungssoftware, die den langwierigen Dokumentenerstellungsprozess vereinfacht. Sie reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und ermöglicht es dem Management, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
Checkbox prüft und beseitigt mögliche Fehler im Dokument durch Validierung anhand standardisierter Vorlagen. Checkbox ermöglicht es Ihnen auch, sofortige Einblicke zu erhalten, den Genehmigungsstatus anzuzeigen, elektronische Signaturen einzuholen und automatisierte Ergebnisse zu dem erstellten Dokument zu erhalten.
Das Tool erleichtert auch den Verhandlungs- und Anmeldeprozess, verbessert die Bearbeitungszeit von Dokumenten und hilft bei datengesteuerten Entscheidungen.
Docshifter
Docshifter ist eine zentrale Dokumentenautomatisierungssoftware, die bei der Verwaltung aller vorlagenbasierten Dokumente hilft und sie in das PDF-Format konvertiert.
Das Tool ist schnell, skalierbar und konform. Der automatisierte Prozess macht das Kopieren und Einfügen von Daten in Dokumentvorlagen überflüssig und schützt Ihre wertvollen Daten.
Docshifter ist nicht nur eine Plattform zur Dokumentenerstellung, sondern auch eine PDF-Konvertierungssoftware, die verschiedene Dateiformate als Eingabe verwendet, die Dateien anreichert und sie in PDF konvertiert. Einige der herausragenden Funktionen von Docshifter sind:
- 10-mal schnellere PDF-Konvertierung bei reduzierten Lizenz- und Infrastrukturkosten
- Kann über native Konnektoren oder die REST-API in bestehende Tools integriert werden
- Erstellen Sie Vorlagen in Microsoft Word, um Kosten zu sparen.
Templafy
Templafy ist das Tool, das Sie zur Verwaltung aller dokumentenbezogenen Aktivitäten Ihres Unternehmens einsetzen sollten. Die Plattform bietet eine Reihe von Modulen und Vorlagen, die auch zum Entwurf einer Lösung verwendet werden können, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Templafy bietet ein robustes Admin Center für Unternehmen zur Verwaltung aller Aspekte des Erstellungsprozesses von Geschäftsdokumenten. Es erleichtert die einfache Verwaltung und Verteilung von vorgefertigten Vorlagen, Dokumenten-Assets, Schriftarten und E-Mail-Signaturen.
Stärken Sie Ihre IT-Infrastruktur und schaffen Sie einen Mehrwert mit sicheren Integrationen in bestehende Anwendungen für Dokumentinhalte. Templafy bietet Unternehmen die folgenden Funktionen, um die individuellen Anforderungen zu erfüllen:
- Eine umfangreiche Bibliothek mit Unternehmensvorlagen und Assets in Dokumentenanwendungen.
- Intelligente Automatisierungstechnik zur Unterstützung der dynamischen und genauen Erstellung von Dokumenten.
- Automatisches Scannen von Dokumenten und Präsentationen, um veraltete Inhalte zu finden und die Einhaltung von Regeln zu überprüfen.
- Teilen, arbeiten Sie zusammen und greifen Sie auf umsetzbare Erkenntnisse zu, um die Dokumentleistung zu optimieren.
Nintex
Wechseln Sie zu Nintex, um alle unternehmensbezogenen Dokumente wie Verträge, Arbeitsaufträge und Rechnungen automatisch direkt aus Salesforce oder Office 365 zu erstellen und zu teilen. Dies macht das Kopieren und Einfügen von Daten überflüssig, minimiert Fehler und sorgt für präzise und konforme Dokumente für die vorgesehenen Empfänger.
Nintex unterstützt Sie bei der Automatisierung des Dokumentenerstellungsprozesses mit den folgenden Funktionen:
- Automatisieren Sie die Dokumentenerstellung ohne Programmierung, um die Effizienz zu steigern.
- Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen in verschiedenen Sprachen, um Dokumente in den Formaten Word, Excel, PowerPoint und PDF zu erstellen.
- Optimieren Sie die interne Überprüfung und den Dokumentensignierungsprozess, indem Sie die Dokumentenweiterleitung automatisieren.
- Ordnen Sie Daten aus beliebigen Quellen mit Hilfe von Dokumentvorlagen und Cloud-Speicherlösungen wie Salesforce, SharePoint und Box dynamisch zu.
PandaDoc
PandaDoc ist die Software, auf die Sie sich verlassen können, um HIPAA-, FERPA- und DSGVO-konforme Dokumente ohne großen Aufwand zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Dieses Do-it-yourself-Tool bietet eine Vielzahl von Markenvorlagen und benutzerdefinierten Themen, um den Prozess der Erstellung wichtiger Dokumente zu beschleunigen.
PandaDoc hat es sich zum Ziel gesetzt, den Dokumentenerstellungsprozess zu vereinfachen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Stimme und der Stil der Marke erhalten bleiben.
Mit besonderem Fokus auf Kreativität und Details bietet PandaDoc Markenvorlagen, benutzerdefinierte Designs und die Integration von Canva, mit der Sie atemberaubende Designelemente einfach per Drag & Drop verschieben können.
Mit PandaDoc können Sie beeindruckende Videos, animierte GIFs und eine intelligente Preistabelle einbetten, die es dem Kunden ermöglicht, die gewünschten Dienstleistungen auszuwählen.
Dokumente einfach gemacht
Docs Made Easy wird von Salesforce unterstützt und ermöglicht es Ihnen, robuste, anspruchsvolle und dynamische Dokumente zu erstellen, die den Dokumentenerstellungsprozess in Ihrem Unternehmen beschleunigen.
Mit der Plattform können Sie Präsentationen, Berichte, Angebote, Rechnungen, Kontakte und vieles mehr erstellen, indem Sie Daten aus einem Standardobjekt in vorformatierte Vorlagen übertragen.
Docs Made Easy steigert die Produktivität von Fachleuten, indem es ihnen die Möglichkeit gibt, effiziente Dokumente mit den folgenden Funktionen zu erstellen:
- Synchronisiert Salesforce-Daten auf elegante Weise, um die Dokumentenerstellung zu automatisieren.
- Extrahiert Daten aus CRM und benutzerdefinierten Objekten und führt sie mit vorformatierten Vorlagen zusammen.
- Transportiert und liefert professionell aussehende Dokumente schnell und einfach mit wenigen Klicks.
- Lassen Sie sich sofort benachrichtigen, wenn ein Kunde mit Ihrem Dokument interagiert.
Formstack
Formstack ist eine weitere Option, die Sie ausprobieren können, um den Dokumentenerstellungsprozess für Ihr Unternehmen zu automatisieren. Das Tool minimiert den Papieraufwand bei der Erstellung professioneller und ästhetisch ansprechender Dokumente, die praktisch überall versendet werden können.
Dank des einfachen Dokumentenerstellers und Editors mit Drag-and-Drop-Gesten können Sie innerhalb weniger Minuten unzählige Dokumente wie Angebote, Bewerbungen, Vereinbarungen und Kontakte erstellen. Formstack bietet Ihnen die folgenden Funktionen:
- Fügen Sie bedingte Abschnitte hinzu, um Inhalte für den Betrachter anzuzeigen oder auszublenden.
- Generieren Sie mehrere Dokumente aus einer einzigen Datenquelle.
- Teilen Sie die Dokumente überall oder laden Sie sie direkt über die Formstack-Oberfläche in eine andere App hoch.
- Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen aus der Bibliothek, um schnell Geschäftsdokumente zu erstellen.
SDocs
Zu guter Letzt haben wir SDocs auf der Liste, eine unglaublich schnelle und einfache Dokumentenerstellungssoftware, die auf Salesforce basiert und Unternehmen zuverlässige Sicherheit bietet. Viele Unternehmen verlassen sich auf das Tool, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und langwierige dokumentenbezogene Arbeiten zu eliminieren.
Da SDocs eine native Dokumentenerstellungslösung für Salesforce ist, verlassen die Daten nie das Ökosystem, was eine höhere Sicherheit und schnellere Servicebereitstellung gewährleistet. Es ist auch möglich, die Sichtbarkeitseinstellungen der Dokumente für Benutzerprofile zu optimieren und die Dokumente zu filtern, die sie erstellen dürfen.
Die Plattform ist mit allen Funktionen ausgestattet, die Sie jemals benötigen werden, um den Dokumentenautomatisierungsprozess zu optimieren. Der integrierte Dokumenteneditor ist benutzerfreundlich und einfach zu bedienen, sodass keine zusätzlichen Schulungen erforderlich sind, um Aufgaben zu erledigen.
Fazit
Dieser Artikel beleuchtet einige der robusten Dokumentenerstellungstools, die auf dem Markt erhältlich sind. Wenn Sie sich für eines für Ihr Unternehmen entscheiden, ist es am besten, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu analysieren und dann die Tools und Funktionen zu vergleichen, die diese Dokumentenautomatisierungstools bieten.
Interessanterweise bieten die meisten der hier aufgeführten Optionen eine kostenlose Testversion an, die Sie nutzen können, um zu prüfen, ob sie die versprochene Leistung erbringen.