Egy dolog konzisztens üzleti tevékenységében – a dokumentum-előállítás követelménye.
A technológia által vezérelt korszakban a vállalatok áttértek a papíralapú dokumentumokról a felhőalapú elektronikus fájlokra, amelyek nemcsak a papírfelhasználást csökkentik, hanem a dokumentum-előállítási folyamatot is ésszerűsítik.
Napi munkafolyamatai még inkább a dokumentumok generálásától függenek, ha jogi, biztosítási vagy banki ágazatban dolgozik.
A számlák, az ajánlatok, a szerződések, az ügyfelek prezentációi, a költségvetések és a belső szabályzati nyilatkozatok olyan döntő fontosságú dokumentumok, amelyekre cége mindig támaszkodni fog működése, valamint az ügyfelekkel, a személyzettel és a beszállítókkal való kommunikáció során.
Gyorsan kell dolgoznia az irányelvdokumentumok, fiókinformációk, bírósági beadványok és egyéb fontos kommunikációk előkészítése és kézbesítése érdekében.
Ebben a cikkben elmagyarázzuk, miért elengedhetetlen a dokumentumok generálása, és hogyan segítheti a vállalat hatékonyságának növelését. Kezdjük tehát azonnal, minden további nélkül!
Tartalomjegyzék
Miért van szüksége dokumentumgeneráló szoftverre?
A dokumentumok generáló szoftverek használata az alábbi okok miatt vált létfontosságúvá a vállalkozások számára.
Csapata profitál majd az időmegtakarításból
A dokumentumok tervezése, szerkesztése, létrehozása és importálása csak néhány olyan feladat, amelyet egy kiváló automatizált dokumentumgeneráló rendszer felgyorsít. Ez felszabadítja a kritikus emberi erőforrásokat, és csökkenti annak szükségességét, hogy a fejlesztőcsapatot a folyamat létrehozására és hibaelhárítására kényszerítsék.
Kiküszöböli a hibákat és hiányosságokat
A számos kézi adatbeviteli lépést tartalmazó eljárások automatizálása automatikusan csökkenti az emberi hiba valószínűségét. Ugyanez igaz a dokumentumkészítésre is.
Az alkalmazottak gyorsabban tanulnak, és rendszeresen magasabb kaliberű papírokat állíthatnak elő, ha az értékesítési platformon belül felhasználóbarát megoldást kínálnak jó minőségű dokumentumok létrehozására.
A márkaépítés egységessé válik
Az egységes megjelenés és érzés minden vállalati kommunikációban elengedhetetlen a hatékony vállalati márkaépítéshez. Ez nem csak a marketinganyagokra, hanem a vállalat nyomtatott és elektronikus dokumentációjára is vonatkozik.
Az alkalmazottak nagymértékben testreszabható kimenetet állíthatnak elő egy adott ügyfél számára, miközben megőrzik a konzisztens vállalati képet egy hangos dokumentumgeneráló rendszer segítségével.
A dokumentumgeneráló szoftver jellemzői
Egy jó dokumentumgeneráló szoftver a következő funkciókat tartalmazza:
Automatikus formázás és többszörös formázás
Bármely dokumentumot gyorsan módosíthat a betűtípus, a méret vagy a dokumentumtípus (PDF, Docx, CSV) módosításához, és ez nem veszélyezteti a dokumentum integritását.
Mivel sok ügyfélnek konkrét preferenciái vannak az általa használt dokumentumformátumot illetően, ez kulcsfontosságú funkció. Győződjön meg arról, hogy a kiválasztott megoldás a formázási lehetőségek széles skáláját kínálja.
Egyszerű integráció
Gyorsan egyesítheti a dokumentumokat számos különböző alkalmazásból, beleértve a JSON-t és az XML-t, és integrálhatja azokat más gyakran használt programokkal.
Ennek eredményeként az adattovábbítás felületesebbé és gyorsabbá válik, és könnyebb a készterméket előállítani úgy, hogy mindent jól csináltak.
Dinamikus tartalom
A dokumentumkészítő eszköz egyik kulcsfontosságú eleme a dinamikus tartományok kombinálásának képessége a dokumentum létrehozásához. Az üzenet szükség szerinti testreszabásához és a megfelelő közönség eléréséhez válasszon egy olyan eszközt, amely összegyűjti a megfelelő adatokat, és belefoglalja azokat a dokumentumba.
Megfelelés és biztonság
A legkiválóbb megoldások kínálják a biztonsági és megfelelőségi protokollok kiválasztását igény szerint vagy dokumentumonként. Győződjön meg arról, hogy a választott megoldás biztonságos SSL-kapcsolatokat és megbízható, megbízható tűzfalakat alkalmaz.
Most, hogy tudja, hogyan néz ki a kifinomult dokumentumgeneráló szoftver, az alábbiakban felsorolunk néhány, a vállalatok által széles körben használt dokumentum-előállító platformot.
SmartDocuments
Kezdjük a SmartDocuments-szel, egy automatizált dokumentumkészítő platformmal, amely lehetővé teszi olyan intelligens sablonok megvalósítását, amelyek képesek megújítani a dokumentum munkafolyamatát, ezáltal javítva a termelékenységet.
Könnyen integrálható a Microsoft Teams-szel és a Sharepoint-szal, és automatikusan menti a dokumentumot.
A SmartDocuments képes automatikusan beilleszteni az SAP-ból származó vevő- és termékadatokat a dokumentumokba, jelentős időmegtakarítással.
A praktikus SmartWizard eszközzel egyszerűen létrehozhatja és kezelheti a szabványos dokumentumsablonokat, beillesztheti a külső rendszerekből származó adatokat, és megerősítheti vállalati identitását.
A dokumentumkészítési és sablonkezelési képességeknek köszönhetően a platform különféle iparágakban használható, mint például a kormányzat, a jogi és a munkaerő-közvetítés, így csökkentve a dokumentumok létrehozásával járó időt és kockázatokat.
Docmosis
A Docmosis gyors, megbízható és méretezhető dokumentum-előállítási folyamatot biztosít az intelligens sablon alapú megközelítés használatával. A platform szolgáltatásai segítségével személyre szabott leveleket, számlákat, ajánlatokat, szerződéseket, kimutatásokat és jelentéseket készíthet PDF és Word formátumban.
Fel van szerelve egy saját hosztolt dokumentumgeneráló motorral, amely sikeresen integrálható az egyedi tervezésű szoftveralkalmazásokkal és harmadik féltől származó alkalmazásokkal. A Docmosis számos szolgáltatást kínál az összetett dokumentumszerkezetek létrehozásának folyamatának egyszerűsítésére.
- Dokumentumsablonokhoz használja a Microsoft Word vagy a LibreOffice Writer alkalmazást.
- Írjon be vagy adjon hozzá egyszerű szöveges helyőrzőket minden dinamikus tartalomhoz.
- Adjon hozzá szöveget, képeket és táblázatokat, vonalkódot, QR-kódot stb.
- Adjon hozzá testreszabható jelentéseket a sablonokhoz.
Fastdok
A Fastdok egy sokoldalú dokumentumkészítő szoftver, amely különféle szektorokban használható, ideértve az IT-t, az üzleti életet, az oktatást, az emberi erőforrásokat stb. a szükséges dokumentumok létrehozásához.
Ez a felhő alapú dokumentumgeneráló szoftver gyors és egyszerű, és hatékonynak bizonyul a különböző célokra szolgáló dokumentumok létrehozásában.
A Fastdok egyedisége az automatizálási folyamata, amely a megválaszolt kérdések listája alapján használatra kész dokumentumokat jelenít meg.
A Fastdok irányítja a digitális dokumentációs folyamatot célzott kérdőívek, világos példák és magyarázatok készletével, azzal a szándékkal, hogy segítsen a dokumentumok lehető legegyszerűbb elkészítésében.
Edocgen
Az Edocgen rugalmas dokumentum-előállítási folyamatot biztosít azáltal, hogy támogatja az adatvezérelt dokumentumautomatizálást, és számos egyszerű és összetett sablont kínál a csapat termelékenységének javítása érdekében.
Ez a dokumentumgeneráló szoftver felhasználóbarát, és garantálja a dokumentumkészítési folyamat átalakítását, jobb kommunikációt és élményt biztosítva az ügyfeleknek.
Az Edocgen főbb jellemzői a következők:
- Több ezer dokumentumot állít elő tömegesen azáltal, hogy több forrásból tölti fel az adatokat, például JSON/XML/Excel, adatbázisok stb.
- Automatikusan webes űrlapokat hoz létre sablonokból dokumentumok létrehozásához.
- Támogatja az igény szerinti generálást a REST API használatával, és valós időben tölti le a kimutatásokat.
- Könnyen üzembe helyezhető a helyszínen vagy a felhőben, hogy Azure-on, GCP-n vagy AWS-en futhasson.
- Dokumentumsablonokat biztosít PPTX, Microsoft Word, kitölthető PDF és Excel formátumban.
Jelölőnégyzet
A Deloitte, a KPMG és a BMW által megbízhatónak tartott Checkbox egy hatékony, mindent egyben dokumentumkészítő és -kezelő szoftver, amely megkönnyíti az unalmas dokumentumkészítési folyamatot azáltal, hogy hatékonyan csökkenti a dokumentumok kézi szerkesztésére és kezelésére fordított időt, lehetővé téve a menedzsment számára a stratégiával kapcsolatos fontosabb munkára összpontosítson.
A Checkbox megvizsgálja és kiküszöböli a dokumentumban lévő hibákat, ha vannak ilyenek, azáltal, hogy hitelesíti azt a szabványos sablonokhoz képest. A jelölőnégyzet segítségével azonnali betekintést nyerhet, megtekintheti a jóváhagyási állapotot, e-aláírásokat kaphat, és automatizált eredményeket kaphat az imént létrehozott dokumentummal kapcsolatban.
Az eszköz megkönnyíti a tárgyalási és bejelentkezési folyamatot is, javítja a dokumentum átfutási idejét, és segít az adatközpontú döntések meghozatalában.
Docshifter
A Docshifter egy központosított dokumentumautomatizálási szoftver, amely segít kezelni az összes sablon alapú dokumentumot, és PDF formátumba konvertálni.
Az eszköz gyors, méretezhető és kompatibilis, az automatizált folyamat pedig szükségtelenné teszi az adatok dokumentumsablonokba való másolását és beillesztését, és elmenti az értékeit.
A Docshifter nem csak egy dokumentumkészítő platform; Ez egy PDF konvertáló szoftver is, amely több fájlformátumot vesz át a vállalattól bemenetként, gazdagítja a fájlokat, és PDF formátumba konvertálja. A Docshifter néhány híres funkciója a következő:
- 10-szer gyorsabb PDF-konverzió csökkentett licenc- és infrastrukturális költségekkel
- Integrálható a meglévő eszközökkel natív csatlakozók vagy Rest API segítségével
- Tervezze meg a sablonokat a Microsoft Wordben a költségek csökkentése érdekében.
Sablonszerű
A Templafy az az eszköz, amelyet a vállalata teljes dokumentummal kapcsolatos tevékenységének kezeléséhez telepítenie kell. A platform egy sor modult és sablont kínál, amelyek segítségével olyan megoldást is meg lehet tervezni, amely megfelel az Ön vállalati igényeinek.
A Templafy robusztus adminisztrációs központot kínál a vállalatok számára az üzleti dokumentumok létrehozási folyamatának minden aspektusának kezeléséhez. Megkönnyíti az előre megtervezett sablonok, dokumentumelemek, betűtípusok és e-mail aláírások egyszerű kezelését és terjesztését.
Erősítse meg az IT-infrastruktúrákat, és több értéket biztosítson a meglévő dokumentumtartalom-alkalmazások biztonságos integrációjával. A Templafy a következő szolgáltatáskészletet biztosítja a vállalatok számára, hogy kielégítse a vállalkozások egyéni igényeit:
- Vállalati sablonok és dokumentumok gazdag könyvtára a dokumentumalkalmazásokban.
- Intelligens automatizálási technika a dinamikus és pontos dokumentumok létrehozásához.
- A dokumentumok és prezentációk automatikus szkennelése az elavult tartalom kiderítéséhez és a szabályoknak való megfelelés ellenőrzéséhez.
- Ossza meg, működjön együtt, és érje el a hasznosítható ismereteket a dokumentum teljesítményének optimalizálása érdekében.
Nintex
Váltson a Nintexre, hogy automatikusan létrehozzon és megosszon minden vállalati dokumentumot, például szerződéseket, munkamegrendeléseket és számlákat közvetlenül a Salesforce-ból vagy az Office 365-ből. Ez segít elkerülni az adatok másolását és beillesztését, és minimalizálja a hibákat, ezáltal pontos és megfelelő dokumentumokat szállít a felhasználóknak. a címzetteket.
A Nintex a következő funkciókkal segíti a dokumentumkészítési folyamat automatizálását:
- Automatizálja a dokumentumkészítést kódírás nélkül a hatékonyság növelése érdekében.
- Használjon előre megtervezett sablonokat különböző nyelveken Word, Excel, PowerPoint és PDF fájlformátumú dokumentumok létrehozásához.
- Egyszerűsítse a belső felülvizsgálatok létrehozását és a dokumentumok aláírási folyamatát a dokumentum-útválasztás automatizálásával.
- Bármilyen forrásból származó adatok dinamikus társítása dokumentumsablonok és felhőalapú tárolási megoldások, például a Salesforce, a SharePoint és a Box segítségével.
Pandadoc
A Pandadoc az a szoftver, amelyre támaszkodnia kell HIPAA, FERPA és GDPR-kompatibilis dokumentumok létrehozásához, küldéséhez és kezeléséhez anélkül, hogy sok időt töltene. Ez a „csináld magad” eszköz rengeteg márkás sablont és testreszabott témát kínál, hogy felgyorsítsa a fontos dokumentumok létrehozásának folyamatát.
A Pandadoc arra törekszik, hogy leegyszerűsítse a dokumentum-előállítási folyamatot, ugyanakkor gondoskodjon arról, hogy a márka hangja és stílusa megmaradjon.
Különös figyelmet fordít a kreativitásra és a részletekre, ezért márkás sablonokat és egyedi tervezésű témákat kínál, valamint a Canva integrációt, amely lehetővé teszi a lenyűgöző dizájnelemek egyszerű húzását.
A Pandadoc lehetővé teszi káprázatos videók, animált GIF-ek és egy intelligens ártáblázat beágyazását, amely lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy megválasszák azokat a szolgáltatásokat, amelyekre regisztrálni szeretnének.
Egyszerűen dokumentumok
A Salesforce által működtetett Docs Made Easy segítségével robusztus, kifinomult és dinamikus dokumentumokat készíthet, amelyek felgyorsítják a dokumentumkészítési folyamatot a szervezetben.
A platform lehetővé teszi prezentációk, jelentések, árajánlatok, számlák, névjegyek és még sok más létrehozását azáltal, hogy egy szabványos objektumból adatokat helyez át előre formázott sablonokba.
A Docs Made Easy növeli a szakemberek termelékenységét azáltal, hogy a következő képességekkel ruházza fel őket hatékony dokumentumok készítésére.
- Elegánsan szinkronizálja az értékesítési adatokat a dokumentumgenerálás automatizálása érdekében.
- Kivonja az adatokat a CRM-ből és az egyéni objektumokból, és egyesíti az előre formázott sablonokkal.
- Gyorsan és egyszerűen, néhány kattintással szállítja és zökkenőmentesen szállítja a professzionális megjelenésű dokumentumokat.
- Azonnal értesítést kaphat, ha egy ügyfél kapcsolatba lép a dokumentumával.
Formstack
A Formstack egy másik lehetőség, amellyel ellenőrizheti a dokumentum-előállítási folyamat automatizálását szervezete számára. Az eszköz minimálisra csökkenti a papírmunkát a professzionális és esztétikailag tetszetős dokumentumok létrehozásához, amelyek gyakorlatilag bárhová elküldhetők.
A fogd és vidd kézmozdulatot támogató egyszerű dokumentumkészítőnek és szerkesztőnek köszönhetően számtalan dokumentumot, például ajánlatot, alkalmazást, megállapodást és névjegyet hozhat létre néhány percen belül. A Formstack a következő funkciók elérését teszi lehetővé:
- Adjon hozzá feltételes szakaszokat a tartalom megjelenítéséhez vagy elrejtéséhez a néző számára.
- Több dokumentum létrehozása egyetlen adatforrásból.
- Ossza meg a dokumentumokat bárhol, vagy töltse fel őket egy másik alkalmazásba közvetlenül a Formstack felületről.
- Használja a könyvtárból előre megtervezett sablonokat az üzleti dokumentumok gyors megtervezéséhez.
Sdocs
Végül a listán található az SDocs, egy hihetetlenül gyors és egyszerű, Salesforce-ra épített dokumentumgeneráló szoftver, amely megbízható biztonságot nyújt a szervezetek számára. Az eszközt számos vállalkozás használja a hatékonyság növelése, a hibák csökkentése és a fárasztó dokumentumokkal kapcsolatos munka kiküszöbölése érdekében.
Mivel az Sdocs a Salesforce natív dokumentumkészítő megoldása, az adatok soha nem hagyják el az ökoszisztémát, így nagyobb biztonságot és gyorsabb szolgáltatásnyújtást biztosítanak. Lehetőség van a felhasználói profilok dokumentumláthatósági beállításainak módosítására és a létrehozható dokumentumok szűrésére is.
A platform tele van minden olyan funkcióval, amelyre valaha is szüksége lesz a dokumentum-automatizálási folyamat egyszerűsítéséhez. A beépített dokumentumszerkesztő felhasználóbarát és egyszerűen használható, és könnyen használható anélkül, hogy a feladatok elvégzéséhez további képzésre lenne szükség.
Következtetés
A cikk rávilágít néhány, a piacon elérhető, robusztus dokumentumkészítő eszközre. Ha valamelyiket választja szervezete számára, a legjobb, ha elemzi vállalkozása követelményeit, majd összehasonlítja a dokumentumautomatizálási eszközök által kínált eszközöket és funkciókat.
Érdekes módon az itt felsorolt lehetőségek többsége ingyenes próbaverziót kínál, amelynek segítségével megértheti, hogy teljesítik-e az ígérteket vagy sem.