Ihre Zeit ist kostbar und Ihre Kunden erwarten prompte Betreuung? Optimieren Sie Ihre Anrufverwaltung mit einem virtuellen Empfangsservice.
Virtuelle Empfangsdienste sind eine ausgezeichnete Möglichkeit, Betriebskosten zu senken und die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Sie ermöglichen es Ihnen, sich auf wichtigere Geschäftsaufgaben zu konzentrieren, während Ihre Anrufe professionell bearbeitet werden.
Dieser Artikel unterstützt Sie bei der Auswahl des passenden virtuellen Empfangsservices, damit kein Anruf Ihrer Kunden verpasst wird, selbst wenn Sie nicht persönlich erreichbar sind.
Lassen Sie uns tiefer in die Materie eintauchen.
Was genau sind virtuelle Empfangsdienste?
Telefonanrufe spielen eine entscheidende Rolle bei der Bearbeitung von Anfragen und der Lead-Generierung. Eine effiziente Beantwortung von Kundenanrufen ist unerlässlich, auch wenn Sie mit dem operativen Geschäft beschäftigt sind.
Große Unternehmen leisten sich oft eine festangestellte Rezeptionistin. Für kleinere Unternehmen stellt dies jedoch eine erhebliche Kostenbelastung dar.
Hier kommen virtuelle Empfangsdienste ins Spiel.
Virtuelle Empfangsdienste bieten den Komfort eines echten, menschlichen Ansprechpartners. Diese geschulten Mitarbeiter begrüßen Anrufer und erfassen den Grund ihres Anrufs. Nach einer ersten Analyse werden die Anrufe an die zuständigen Teammitglieder weitergeleitet, was die Kundenerfahrung verbessert.
In der Regel bieten diese Dienste einen 24/7-Live-Telefonservice für eingehende Anrufe und Textnachrichten. So stellen Sie sicher, dass kein Kundenanruf unbeantwortet bleibt.
Warum sollten Sie einen virtuellen Empfangsservice in Erwägung ziehen?
Die Entscheidung für oder gegen einen virtuellen Empfangsservice ist individuell. Sie hängt davon ab, ob Sie ein internes Team bevorzugen oder die Aufgaben auslagern möchten.
Während große Unternehmen ein eigenes Team von Rezeptionisten haben, ist dies für kleinere Unternehmen oder Start-ups nicht immer realisierbar. Um die Betriebskosten niedrig zu halten, kann ein virtueller Empfangsservice eine optimale Lösung sein.
Lassen Sie uns die Vorteile virtueller Empfangsdienste im Detail betrachten:
- Professionelles Auftreten: Eine professionelle Begrüßung bei eingehenden Anrufen vermittelt einen positiven Eindruck. Kunden gewinnen das Gefühl, mit einem kompetenten Unternehmen zu interagieren.
- Kosteneffizienz: Virtuelle Empfangsdienste sind kostengünstiger als festangestellte Mitarbeiter und bieten flexible Vertragslaufzeiten. Sie können einen Anrufbeantworter aktivieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen.
- Optimierte Kundenbetreuung: Professionelle Rezeptionisten sind geschult, Anrufe und Kundenanfragen effizient zu bearbeiten. Ihre Erfahrung hilft Ihnen, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern.
- Hohe Anpassbarkeit: Virtuelle Empfangsdienste bieten die Möglichkeit, Anrufweiterleitungsregeln, Begrüßungsansagen und andere Kommunikationsdetails individuell anzupassen.
- Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit: Während interne Rezeptionisten nur während der Geschäftszeiten erreichbar sind, bieten virtuelle Rezeptionisten einen 24/7-Live-Anrufbeantwortungsservice.
- Nahtlose Integrationen: Virtuelle Empfangsdienste lassen sich problemlos in gängige Kommunikationstools wie Slack, Hubspot, G Suite oder Microsoft Teams integrieren.
Nachdem Sie nun die Vorteile kennen, präsentieren wir Ihnen eine Auswahl an virtuellen Empfangsdiensten:
RezeptionHQ
ReceptionHQ ist ein international führender Anbieter, der kleinen Unternehmen hilft, ihre Zeit effizienter zu nutzen. Ihre virtuellen Empfangsdienste umfassen die Live-Beantwortung von Anrufen, E-Mails und Textnachrichten rund um die Uhr. Auch ausgehende Anrufe, Terminplanung und Versand von Erinnerungen gehören zum Leistungsspektrum.
ReceptionHQ bearbeitet einen Großteil der Anrufe für US-Unternehmen während der Stoßzeiten. Sie bieten einen zweisprachigen Service ohne Vertragsbindung und eine risikofreie 7-tägige Testphase.
Yodel.io
Yodel.io ist ein erfahrener Anbieter von virtuellen Empfangsdiensten, der seit über 15 Jahren tätig ist. Sie haben die Wahl zwischen einem vollautomatischen IVR-System oder einem menschlichen Rezeptionisten, der Ihre Anrufe aus der Ferne bearbeitet. Zu den Funktionen von Yodel gehören intelligente Sprach-IVR-Systeme, Anrufüberwachung und die Integration mit Kommunikationstools wie Hubspot, Zendesk, Intercom und Slack.
Yodel.io bietet eine kostenlose Testversion ohne Vertragsbindung. Nach Ablauf der Testphase stehen verschiedene Tarife zur Auswahl.
Grasshopper
Grasshopper bietet eine separate Telefonnummer, über die Sie Anrufe von überall auf der Welt entgegennehmen können. Sie erhalten eine virtuelle Telefonnummer, über die eingehende Anrufe auf Ihrem Computer oder Mobilgerät angenommen werden können. Ihre private Rufnummer bleibt somit geschützt, während Sie sich ungestört auf Ihre geschäftlichen Aufgaben konzentrieren können.
Der Service beginnt mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase, ohne Vertragsbindung.
Meine Rezeptionistin
MyReceptionist bietet virtuelle Rezeptionisten und Support-Services, um eine 24/7-Geschäftsverfügbarkeit zu gewährleisten, und das zu geringeren Kosten als bei der Einstellung einer festangestellten Rezeptionskraft. Sie profitieren von den Vorteilen persönlicher Rezeptionisten, die eingehende Anrufe verwalten, Termine planen und Reisearrangements buchen, ohne die Nachteile einer festangestellten Person.
MyReceptionist bietet verschiedene Pakete an, je nach dem Zeitaufwand, den Sie für die Bearbeitung von Kundenanrufen benötigen.
Ruby
Ruby Receptionists bietet professionellen Telefonsupport unter Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI). Eingehende Anrufe werden effizient bearbeitet, Fragen zu Ihrem Unternehmen beantwortet und Termine vereinbart.
Ruby bietet eine dedizierte mobile App zur Überprüfung von Anrufaktivitäten und erhaltenen Textnachrichten. Dank der Kalenderintegration können Sie Ihre Tagespläne nahtlos synchronisieren.
Konversation
Conversational ist ein umfassender virtueller Empfangsdienst für Unternehmen mit mehreren Standorten, die Unterstützung bei der Anrufverwaltung benötigen. Die drei Kernkomponenten sind: Rezeptionsverwaltung, Anrufweiterleitung, Voicemail-Management (z. B. Einrichtung automatischer Assistenten), ein Online-Terminplaner und eine E-Mail-Marketing-Plattform.
Conversational kann auch in Ihre bestehenden Telefonsysteme wie Microsoft Lync oder Cisco Jabber integriert werden.
AnswerForce
AnswerForce ist ein vollwertiger virtueller Empfangsservice, der eingehende Anrufe mit 24/7-Rezeptionsdiensten verwaltet. Ein anpassbares Dashboard ermöglicht die Anzeige und Verwaltung eingehender Anrufe an einem zentralen Ort.
Bei Bedarf können Sie AnswerForce in ein IVR-System integrieren und somit die Begrüßung Ihrer Anrufer individualisieren.
AnswerConnect
AnswerConnect ist ein etabliertes Unternehmen, das seit 2001 virtuelle Empfangsdienste anbietet. Sie können zwischen Live-Chat und Instant Messaging (IM) wählen, um Ihren individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden.
AnswerConnect ist für Arbeitgeber, Geschäftsinhaber und Einzelpersonen geeignet, die Unterstützung bei der Anrufannahme benötigen.
Helpware
Helpware bietet virtuelle Empfangsdienste für kleine und mittelständische Unternehmen. Zu den Leistungen gehören Terminplanung, Anrufweiterleitung, Voicemail und E-Mail-Support.
Helpware ist ein webbasierter Dienst zur Verwaltung eingehender Anrufe. Sie können automatische Antworten einrichten und automatische Assistenten nutzen, die Notizen während Besprechungen mit potenziellen Kunden machen.
Abby
Abby ist ein von Zendesk bereitgestellter virtueller Rezeptionsdienst zur Verwaltung von Anrufen, E-Mails und Chats. Sie können automatische Antworten auf Kundenanfragen zu Bestellungen oder Lieferzeiten konfigurieren.
Abby benachrichtigt Sie, wenn sich ein neuer Kunde für Ihren Newsletter anmeldet, und ermöglicht es Ihnen, Dankesschreiben an Kunden zu senden, die Feedback zu ihren Erfahrungen geben.
MoneyPenny
Moneypenny ist ein 24/7-Anrufbeantworter mit Hauptsitz in Großbritannien und den USA, der seit 2000 tätig ist. Sie können Mitarbeiter aus ihrem Team auswählen, die von Moneypenny geschult werden, um Firmenanrufe zu beantworten und Live-Chat-Support anzubieten. Übertragung, CRM- und Kalenderintegrationen sind ebenfalls verfügbar.
Sie können Ihre Verfügbarkeit auf dem Portal aktualisieren, um geplante Anrufe zu beantworten und den Verlauf vergangener Anrufe und Nachrichten einzusehen.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Aufbau einer guten Beziehung zu Ihren Kunden von grundlegender Bedeutung ist.
Der richtige Ton bei jedem Anruf ist entscheidend. Andernfalls könnten sich Kunden von einem automatisierten System abgewiesen fühlen.
Die Wahl eines der oben genannten virtuellen Empfangsunternehmen wird Ihr Unternehmen professioneller aussehen lassen und den Anfrageprozess optimieren.
Wir hoffen, dieser Artikel hat Ihnen einen guten Überblick darüber gegeben, wie virtuelle Rezeptionisten Ihnen helfen können, sich auf Ihr Geschäftswachstum zu konzentrieren.
Vergessen Sie nicht, unsere Liste der besten IT-Helpdesk-Lösungen zu überprüfen, um die Auswirkungen von Problemen auf den Geschäftsbetrieb zu minimieren.