Softwarelösungen für das Geschäftsprozessmanagement (BPM)
Softwarelösungen für das Business Process Management (BPM) wurden entwickelt, um Unternehmen bei der effizienten Steuerung und Optimierung ihrer Abläufe zu unterstützen. Ziel ist es, die Produktivität zu steigern und die Rentabilität zu verbessern.
BPM-Tools können Unternehmen jeder Größe helfen, ihre Prozesse reibungslos abzuwickeln und ihre Geschäftsziele zu erreichen, von Start-ups bis hin zu großen Konzernen.
Um sich auf dem wettbewerbsintensiven Markt zu differenzieren, sind innovative Ideen erforderlich, die auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind, was Zeit und Aufwand kostet.
Daher ist es wichtig, keine Ressourcen für sich wiederholende Aufgaben zu verschwenden und alles manuell zu verwalten. Hier kommen die Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement ins Spiel.
Sie bieten eine optimale Möglichkeit zur Aufgabenverwaltung bei gleichzeitiger Zeitersparnis. Diese Technologien tragen dazu bei, Fehler zu minimieren, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und Kosten zu senken. Dies schafft Raum für innovative Ideen und fundierte Geschäftsentscheidungen.
In diesem Beitrag werden einige der besten Tools für das Geschäftsprozessmanagement und deren Vorteile für Ihr Unternehmen beleuchtet.
Was ist Business Process Management (BPM)?
Business Process Management (BPM) ist ein strukturierter Ansatz zur Verwaltung verschiedener Prozesse, Aufgaben und Aktivitäten innerhalb eines Unternehmens. Es umfasst Aufgaben wie die Identifizierung, Messung, Analyse, Modellierung, Optimierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen.
Ein BPM-Tool ist eine Technologie, die die Konzepte des Geschäftsprozessmanagements einsetzt. Es zielt darauf ab, das Verhalten, die Informationen, Systeme und das menschliche Element zu integrieren und einen detaillierten Bericht zu erstellen. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen für das Unternehmen.
Mit einem solchen Tool lassen sich sich wiederholende und zeitaufwendige Aufgaben durch automatisierte Workflows eliminieren. Dies steigert die Mitarbeitereffizienz, verbessert das Kundenerlebnis und ermöglicht die Generierung präziser Erkenntnisse.
Es gibt drei Arten des Geschäftsprozessmanagements:
- Personenzentriertes BPM: Der Fokus liegt auf menschlichen Aktivitäten, um unterstützende Funktionen zu automatisieren und Prozesse auszuführen. Es gewährleistet, dass Aufgaben vom richtigen Team zur richtigen Zeit erledigt werden.
- Dokumentenzentriertes BPM: Hier wird der Dokumenten-Workflow verwaltet, um E-Mail-Ketten zu vermeiden und eine bessere Kontrolle zu ermöglichen.
- Integrationszentriertes BPM: Es verbindet verschiedene Tools unter einer gemeinsamen Oberfläche und ermöglicht den Datenfluss innerhalb einer Organisation, wodurch die manuelle Datenübertragung reduziert wird.
Funktionen von BPM-Tools
Ein wirksames BPM-Tool sollte über bestimmte Kernfunktionen verfügen, um Geschäftsprozesse zu optimieren und gewünschte Ergebnisse zu erzielen. Obwohl der Funktionsumfang von Tool zu Tool variieren kann, gibt es einige Gemeinsamkeiten.
Hier sind einige der wesentlichen Merkmale eines BPM-Tools:
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Mobile Reaktionsfähigkeit
- Framework-Modellierung
- Visuelle Workflow-Modellierung
- Kontrollierter Benutzerzugriff
- Einzigartiges Fallmanagement
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
- Änderungsmanagement
- Drag-and-Drop-Option
- Echtzeitberichte
- Softwareintegrationsfähigkeiten
BPM-Software vs. Projektmanagement-Software
Um den Unterschied zwischen BPM- und Projektmanagement-Software zu verstehen, müssen die Faktoren berücksichtigt werden, die ihre Funktionen, Problemlösungskapazitäten und Anwendungsbereiche definieren.
- BPM zielt auf Effizienz ab, während Projektmanagement auf Transparenz setzt.
- Prozessmanagement passt die organisatorischen Abläufe an, um die Arbeitsweise zu optimieren, während Projektmanagement die Anpassung an Veränderungen in den Vordergrund stellt.
- In BPM-Lösungen werden Daten automatisch im System verschoben, während im Projektmanagement möglicherweise eine manuelle Datenübertragung erforderlich ist.
- Das Prozessmanagement konzentriert sich auf die Abläufe der gesamten Organisation, während sich das Projektmanagement auf einzelne Projekte und Teamaufgaben konzentriert.
Phasen im BPM-Lebenszyklus
BPM hilft, Geschäftsprozesse zu visualisieren und zu analysieren, um Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Dies erfordert einige Phasen:
- Design: Identifizierung des Verbesserungsbereichs und Definition der notwendigen Schritte.
- Modell: Abbildung des aktuellen Prozesses und Entwicklung einer neuen Version.
- Ausführung: Implementierung des neuen Prozesses im System.
- Überwachung: Überwachung der Leistung des Prozesses und Messung der erreichten Verbesserungen.
- Optimierung: Suche nach weiteren Möglichkeiten zur Verbesserung der Ergebnisse.
Diese Vorgehensweise ermöglicht die Verbesserung der Geschäftsprozesse und eine effiziente Arbeitsweise.
Anwendungsfälle
Viele Unternehmen nutzen bereits die Vorteile von BPM-Software in verschiedenen Branchen zur Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse. Hier sind einige Anwendungsfälle:
- Kontoeröffnung
- Investitionen
- Mitarbeiter-Onboarding
- Schadenmanagement
- Risiko- und Compliance-Management
- Datenabgleich über Systeme hinweg
- Urlaubsanträge
- Reisegenehmigung
- Rechnungsverarbeitung
- Sich entwickelnde Geschäftsprozesse
- Transkriptanfrage
- Beschaffung und Erwerb
- Preisangebote
- Arbeitsanweisungen
- Budgetgenehmigungen
- Gesundheit und Versicherung
Und viele mehr.
Im Folgenden werden einige der Top-BPM-Tools vorgestellt, die jeweils eigene Funktionen und unterschiedliche Pakete für kleine und große Unternehmen anbieten.
Montag.com
Mit Montag.com lassen sich Geschäftsprozesse verwalten und Arbeitsabläufe automatisieren, wodurch Einblicke in Projektstatus und Budgetausgaben gewonnen werden. Die Automatisierung übernimmt wiederkehrende Aufgaben und schafft somit mehr Zeit.
Durch die Integration von Montag.com mit anderen Business-Tools können alle Daten an einem zentralen Ort zusammengeführt werden. Dies erleichtert die Zeit- und Aufgabenverwaltung und hilft dabei, den Überblick zu behalten.
Montag.com eignet sich zur Abbildung von Geschäftsprozessen, dank einer interaktiven und benutzerfreundlichen Plattform. Die Kosten werden in jeder Projektphase nachverfolgt. Alle Projekte können an einem Ort organisiert und das Tool an die jeweiligen Geschäftsanforderungen angepasst werden.
Die Verwaltung und Protokollierung von Teamaufgaben ist einfach und zuverlässig. Teammitglieder können ebenfalls auf die Software zugreifen, um ihren Arbeitsstatus zu aktualisieren. Ein kostenloses Abonnement steht für Einzelpersonen und Teams bis zu zwei Mitgliedern zur Verfügung und bietet eine Inhaltsbibliothek, unbegrenzte Marketing-Workflows, Basisfilter, Aufgabenverwaltung, über 30 Vorlagen und mehr.
Für weitere Funktionen sind kostenpflichtige Pläne ab 10 $/Platz/Monat erhältlich. Eine 14-tägige kostenlose Testversion ermöglicht es, die Funktionalität der Software zu testen.
Zoho-Creator
Mit Zoho-Creator lassen sich prozessbasierte Anwendungen erstellen, Daten verwalten und Routineaufgaben automatisieren. Das durchgängige Geschäftsprozessmanagement wird effizienter und einfacher abgewickelt.
Interne Prozesse können anhand von KPIs und Organisationsrichtlinien mit einem BPM-Framework abgebildet werden. Dies fördert eine angemessene Kommunikation mit den Beteiligten.
Zoho Creator unterstützt bei der Vereinfachung der Abläufe beim Entwerfen, Überwachen, Ausführen und Optimieren von Prozessen. Dies reduziert den Arbeitsaufwand und minimiert manuelle Fehler oder Eingriffe. Darüber hinaus unterstützt es Organisationen dabei, Ziele zu setzen und ihre Stabilität und Zuverlässigkeit zu verbessern.
Die Software ist auf automatische Skalierung ausgelegt und passt sich an die wachsenden Geschäftsanforderungen an. Sie bietet über 600 vorgefertigte Integrationen, um alle Abteilungen zu verbinden und die Kommunikation zu erleichtern.
Mit der API-Integration ist es möglich, eine Verbindung zu Drittanbieteranwendungen herzustellen. Berichte und Statistiken in Dashboards bieten einen detaillierten Überblick über alle wichtigen Details. Eine kostenlose 15-tägige Testversion steht zur Verfügung, um Zoho Creator zu testen.
Kissflow Workflow
Anstatt sich mit der Verwaltung von Projekten und Aufgaben zu belasten, ermöglicht Kissflow Workflow, die Produktivität des Unternehmens zu steigern. Die agile, leistungsstarke und benutzerfreundliche Plattform erlaubt es, Lösungen für das Geschäftsprozessmanagement einfach zu implementieren.
Mit dieser BPM-Software können alle Prozesse intelligent verwaltet werden. Kissflow bietet intuitive No-Code-Tools, so dass auch Nicht-Programmierer die Lösung einfach implementieren können. Die Implementierung kann innerhalb von Tagen stattfinden, statt Monaten. Es befähigt Geschäftsinhaber und Führungskräfte, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Kissflow ist eine flexible, skalierbare und anpassungsfähige Plattform mit einer schnellen und beeindruckenden Benutzeroberfläche. Sie bietet Echtzeitinformationen zu jedem Prozess in einem verständlichen Format.
Dashboards und benutzerdefinierte Berichte können erstellt werden, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen. Durch detaillierte Analysen können Engpässe beseitigt und Änderungen am Workflow vorgenommen werden. Auch eine druckbare oder digitale Papierspur ist für jeden Schritt des Prozesses verfügbar.
Eine kostenlose Testversion ermöglicht es, die Plattform zu testen. Verschiedene Pläne sind ab 9,90 $/Benutzer/Monat oder 495 $/50 Benutzer verfügbar.
Microsoft Power Automate
Mit Microsoft Power Automate können wesentliche Aufgaben erledigt und die restlichen Prozesse automatisiert werden. Es rationalisiert papierlose Abläufe und sich wiederholende Aufgaben, so dass mehr Raum für andere Tätigkeiten entsteht.
Das Team kann mit Drag-and-Drop-Tools, vorgefertigten Konnektoren und Low-Code automatisierte Prozesse erstellen. Auch aufgezeichnete End-to-End-Prozesse können mit Hilfe eines Prozessberaters visualisiert werden, der Empfehlungen zur Erstellung von detaillierten Einblicken und Abläufen gibt.
Die Effizienz des Unternehmens wird gesteigert, indem jede Aufgabe automatisiert und verfolgt wird. Ein intelligenter KI-Builder kann ebenfalls genutzt werden. Die Verarbeitung von Formularen kann beschleunigt werden durch Dokumentenautomatisierung, Bild- und Texterkennung mit vorgefertigten Modellen. Genehmigungen können ebenfalls bearbeitet werden.
Die Funktionen von Microsoft Power Automate können über Web, Mobilgeräte und Desktops erweitert werden. Mit einer Bibliothek von Konnektoren können Workflows mit vielen Datenquellen verbunden werden, um alle Daten an einem Ort zu sammeln. Dies ermöglicht die Generierung von Erkenntnissen und die Anpassung von Anwendungen. Die Funktionalitäten von Dynamic 365, Azure, Microsoft 365 und anderen können ebenfalls erweitert werden.
Ein einzelner Benutzer kann Prozesse analysieren, um unbegrenzte Cloud-Flows für 15 $/Benutzer/Monat zu erstellen. Ein anderer Plan mit einem RPA, der 5000 KI-Builder-Service-Credits enthält, ist ebenfalls verfügbar. Eine kostenlose Testversion ist ebenfalls möglich.
Appian
Mit Appian wird die Automatisierung von Geschäftsabläufen vereinfacht. Appian ermöglicht es Benutzern und professionellen Entwicklern, Prozesse wie Flussdiagramme zu zeichnen. Dies beschleunigt die Unternehmensführung, Ergebnisse und Effizienz.
Das Team kann Prozesse mit KI erstellen, Verwaltungsaufgaben automatisieren und Technologien, Daten und Personen an einem Ort organisieren. Mit Appian ist es zudem möglich, die Bedürfnisse, regulatorischen Änderungen, Ineffizienzen und Trends des Unternehmens zu analysieren, um sich schnell anzupassen.
Die Möglichkeiten des Geschäftsprozessmanagements können erweitert werden, um Prozesse zu automatisieren, die Benutzerbindung zu verbessern und die Zusammenarbeit zu fördern. Mit Appian können Prozesse gezeichnet, intelligente Dienste genutzt, Organisationsregeln durchgesetzt und Workflows in die Anwendungen eingebettet werden.
Regeln können erstellt und implementiert, Daten zusammengeführt und Workflows für ein konsistentes Erlebnis implementiert werden. Andere Tools können in die Geschäftstools integriert werden. So werden alle Aktivitäten des Teams an einem zentralen Punkt zusammengeführt. Appian bietet auch direkt Benutzererlebnisse auf mobilen Geräten im gesamten Unternehmen.
Appian kann kostenlos genutzt werden. Online-Schulungen, Anleitungen und eine dedizierte Cloud-Umgebung sind ebenfalls verfügbar.
Nintex
Nintex ist eine vollständige Automatisierungs- und Prozessmanagementplattform zur Steigerung der Produktivität. Es ist eine leistungsstarke und benutzerfreundliche Plattform zur Beschleunigung der digitalen Transformation.
Nintex verbessert die Arbeitsweise der Menschen und vereinfacht und beschleunigt den gesamten Geschäftsprozess. Zudem werden Geschäftsprozesse automatisiert und optimiert, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Aufgaben können mit benutzerfreundlichen Tools, die von allen Beteiligten gerne genutzt werden, visuell dargestellt, geplant und verwaltet werden. Bei Bedarf kann ein externer Berater hinzugezogen werden, um die Prozesse abzubilden, zu verwalten, zu standardisieren und zu verbessern.
Nintex trägt dazu bei, manuelle und sich wiederholende Aufgaben durch automatisierte Arbeitsabläufe zu eliminieren. Zudem erfasst die Software Informationen schneller und in geeigneter Form. Es können Probleme identifiziert und schnell behoben werden. Die Prozessverbesserungen können durch Datenvisualisierung aufgezeigt werden.
Ein Standardabonnement ist ab 955 $/Monat für unbegrenzte Benutzer und 100 Prozesse verfügbar. Hier sind Prozessabbildung, Management, Feedback, Zusammenarbeit, personalisierte Dashboards, Lean-Tagging und Standardsupport inklusive.
Kintone
Mit der BPM-Software von Kintone können Geschäftsprozesse auch einfach per Handy verwaltet werden. Die Software unterstützt durch leistungsstarke Automatisierung und beseitigt die Notwendigkeit, alle Aufgaben manuell zu erledigen. Kintone ist bestens geeignet, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen, angefangen von der Abbildung einzelner Schritte und Zuweisung von Aufgaben bis hin zur Automatisierung von Routineaufgaben.
Benutzerdefinierte Benachrichtigungen und Warnungen können für jedes Teammitglied entsprechend seinen Fristen eingerichtet werden. Kintone ist mobilfähig. Workflows können von jedem Gerät aus abgerufen, bearbeitet und verwaltet werden.
Die Sichtbarkeit von Workflows und Berechtigungen können entsprechend angepasst werden. Kintone organisiert zudem alle Aufzeichnungen der Workflow-Prozesse und ermöglicht es, Audits in wenigen Minuten durchzuführen.
Die Nutzung kann mit Erweiterungen und Integrationen optimiert werden. Kintone bietet mehr als 1000 neue Anwendungen. Die Vorlagenbibliothek kann ebenfalls genutzt werden, um direkt loszulegen. Zusätzliche Tools von Drittanbietern können hinzugefügt werden, um die Produktivität zu steigern. Workflows können mit wenigen Klicks geändert werden.
Die Verwaltung aller Prozesse ist ab 24 $/Platz/Monat für mindestens 5 Benutzer möglich. Eine 30-tägige kostenlose Testversion ist ebenfalls verfügbar.
Process Street
Process Street ist eine kostenlose, leistungsstarke und einfach zu bedienende Plattform zur Verwaltung von Arbeitsprozessen und Checklisten. Sie ermöglicht es, einen Workflow zu erstellen, mehrere Instanzen desselben Workflows auszuführen, den Fortschritt zu verfolgen und mit dem Team zusammenzuarbeiten.
Die einfache Benutzeroberfläche ermöglicht die Erstellung strukturierter Dokumente in Sekundenschnelle und die schnelle Zuweisung an das Team. Jede Aktivität kann über das Dashboard verfolgt und Benachrichtigungen über den Abschluss von Aufgaben empfangen werden. Drag-and-Drop-Funktionen und intuitive Tastenkombinationen vereinfachen die Verwaltungsarbeit.
Mithilfe der Daten können die Leistungen des Teams bewertet und Aufgaben entsprechend zugewiesen werden. Dynamische Workflows mit bedingter Logik passen sich an sich ändernde Anforderungen an und optimieren Prozesse, die die Autorisierung einer anderen Person erfordern. Es kann mit über 1000 Anwendungen integriert werden, um Prozesse zu automatisieren.
Die Plattform kann kostenlos genutzt werden und beinhaltet einen Workflow, einen aktiven Workflow-Lauf, ein Mitglied, unbegrenzten Speicherplatz, unbegrenzte Seiten und mehr. Zusätzliche Vorteile sind ab 25 $/Mitglied/Monat verfügbar.
Bizagi
Mit der BPM-Software von Bizagi können Geschäftsprozesse optimiert und die Effizienz auf Unternehmensebene gesteigert werden. Es ist ein kostenloses Tool mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und Drag-and-Drop-Optionen, um Geschäftsprozesse einfach abzubilden und zu visualisieren. So können bessere Wege für die Erledigung von Aufgaben gefunden werden.
Online-Kurse zu den Themen Prozessmodellierung, Entwicklung, Verwaltung, Betrieb und Integration stehen zur Verfügung, um das Wissen und die Fähigkeiten zu erweitern.
Bizagi bietet benutzerzentriertes, dokumentenzentriertes und integrationszentriertes BPM. Der BPM-Lebenszyklus umfasst das Entwerfen, Modellieren, Ausführen, Überwachen und Optimieren von Prozessen.
Die Bizagi BPM-Software kann für Windows heruntergeladen werden. Die manuelle Arbeit wird durch Automatisierung minimiert.
Camunda
Camunda ist ein universeller Prozess-Orchestrator, der die Automatisierung von Arbeitsabläufen für moderne, digitale Unternehmen neu gestaltet. Er optimiert komplexe Prozessabläufe über Systeme, Geräte und Personen hinweg.
Camunda kann von überall aus genutzt werden, um das Unternehmen in die digitale Zukunft zu führen. Die Software bietet nützliche Komponenten und optimiert Arbeitsabläufe.
Mit Camunda kann schnell eine Verbindung hergestellt, zusammengearbeitet und skaliert werden. Camunda kann mit den Prozessendpunkten orchestriert werden, die das Unternehmen benötigt, um den Ablauf zu automatisieren und IT und Business für eine effektive Zusammenarbeit zusammenzubringen.
Camunda bietet Geschwindigkeit, Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit mit einer unbegrenzten Anzahl von Transaktionen bei geringen Latenzen. Die Software lässt sich einfach in technische Frameworks und Architekturen integrieren. Entwickler können jedes Tool mit offenen APIs integrieren.
Eine kostenlose Testversion steht zur Verfügung, bevor ein passender Plan ausgewählt wird.
Pipefy
Mit Pipefy lassen sich Geschäftsabläufe in wenigen Minuten entwerfen und automatisieren. Die Effizienz des Unternehmens wird gesteigert. End-to-End-Abläufe können einfach in eine Low-Code- und sichere Workflow- und BPA-Plattform integriert werden.
Pipefy ermöglicht die Zusammenarbeit bei Umsatz-, Personal-, Finanz-, Beschaffungs- und IT-Aktivitäten. Anfragen von Kunden, Partnern und Kollegen können mit hoher Präzision und Effizienz bearbeitet werden.
Der Workflow kann gesteuert werden, um alle Anfragen korrekt, zuverlässig und schnell zu bearbeiten. Pipefy bietet intelligente Automatisierung, um die Verwaltungsaufgaben zu reduzieren und die Produktivität zu steigern, indem es dem Team erlaubt, sich auf wertvolle Arbeiten zu konzentrieren.
Pipefy erstellt automatische Berichte basierend auf aktuellen Arbeiten. Die Software passt Prozesse an sich ändernde Abläufe an. Die manuelle Eingabe von Daten in das Backoffice-System entfällt, da Pipefy den gesamten Prozess von Anfang bis Ende beschreibt und automatisiert.
Ein kostenloses Starterpaket steht speziell für kleine Teams, Freiberufler, Studenten und Start-ups zur Verfügung. Zusätzliche Vorteile sind für 22 $/Benutzer/Monat erhältlich.
Fazit
Die Funktionen und Fähigkeiten von Verwaltungssoftware verändern sich mit der digitalen Transformation. BPM-Software wird für die Prozessmodellierung und -automatisierung eingesetzt, um die Produktivität zu steigern, Aufgaben zu rationalisieren und Zeit und Energie zu sparen. Sie bietet weitere Funktionen, die es ermöglichen, Prozesse effektiv und mit weniger Komplexität zu verwalten.
Jede der oben genannten BPM-Softwares bietet unterschiedliche Funktionen, um das Wachstum mit geringerem Aufwand und Zeit zu fördern. Die Software wird mit praktischen Paketen geliefert, so dass jeder davon profitieren kann, unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Unternehmen oder ein Großunternehmen handelt.
Die Auswahl des besten BPM-Tools sollte sich nach der Anzahl der Mitarbeiter, der Art der Projekte und dem Budget richten, um von den Vorteilen bei der Verwaltung von Geschäftsprozessen profitieren zu können.