Zahlreiche Unternehmen setzen auf spezialisierte Zeit- und Abrechnungssoftware, um ihre finanziellen und betriebswirtschaftlichen Daten umfassend zu kontrollieren.
Als Teamleiter sind Sie sich der Bedeutung einer präzisen Zeiterfassung und Abrechnung wahrscheinlich bewusst. Es liegt in Ihrem Interesse, sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder effizient arbeiten und der Abrechnungsprozess reibungslos abläuft.
Die manuelle Bewältigung dieser Aufgaben ist jedoch schlichtweg ineffizient. Hier kommt die ideale Zeit- und Abrechnungssoftware ins Spiel, die Ihnen hilft, die Arbeitszeiten Ihres Teams zu erfassen und den gesamten Zeiterfassungsprozess zu vereinfachen.
Dieser Artikel beleuchtet die Welt der Zeit- und Abrechnungssoftware, von ihrer Bedeutung bis hin zu den Vorteilen ihrer Implementierung und stellt Ihnen einige herausragende Softwarelösungen vor, die Ihre Arbeitseffizienz steigern können.
Doch bevor wir ins Detail gehen, klären wir zunächst:
Wie werden abrechenbare Stunden definiert?
Abrechenbare Stunden beziehen sich auf die Anzahl der Arbeitsstunden, die ein Unternehmen für einen Kunden aufgewendet hat. Die Berechnung kann projektbezogen oder als allgemeine Erfassung erfolgen.
Um abrechenbare Stunden zu ermitteln, ist es zunächst notwendig, die Arbeitszeit der Mitarbeiter an jedem Projekt zu dokumentieren. Dies kann durch Zeiterfassungssoftware oder durch manuelle Stundenzettel erfolgen (wobei Letzteres sehr aufwendig ist).
Sobald die Arbeitszeiten erfasst sind, können Sie die dem Kunden in Rechnung zu stellenden Stunden festlegen. Die Berechnung hängt von der Art des Projekts, dem Vertrag mit dem Kunden und den Richtlinien Ihres Unternehmens ab.
Welche Ineffizienzen ergeben sich bei der manuellen Messung?
Die manuelle Erfassung von abrechenbaren Stunden und Arbeitszeiten kann schnell sehr aufwendig werden. Dabei sind einige Ineffizienzen zu erwarten:
- Die genaue Verfolgung der für ein Projekt geleisteten Stunden, insbesondere für jeden einzelnen Mitarbeiter, kann schwierig sein. Dies kann zu Über- oder Unterabrechnungen führen.
- Die manuelle Erfassung abrechenbarer Stunden ist zeitaufwendig und stressig. Es erfordert einen erheblichen Aufwand und kann von der Projektarbeit ablenken.
- Es entsteht eine Papierflut, deren Verwaltung mühsam sein kann und die Gefahr birgt, verloren zu gehen oder verlegt zu werden.
- Sie könnten sich gestresst fühlen, während Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre geleisteten Arbeitsstunden präzise melden.
- Die Ermittlung der Rentabilität eines Projekts kann ebenfalls eine Herausforderung darstellen. Bei einer Vielzahl von Projekten kann die Berechnung des Stundensatzes für jedes Projekt zu Ungenauigkeiten bei der Rechnungsstellung führen.
Welche Vorteile bietet Zeit- und Abrechnungssoftware?
Es gibt eine Reihe von Vorteilen, die Ihnen eine Zeit- und Abrechnungssoftware bietet. Dazu gehören:
Verbesserte Verantwortlichkeit
Durch die präzise Erfassung Ihrer abrechenbaren Stunden können Sie Ihren Kunden korrekte Rechnungen stellen und sicherstellen, dass Sie für Ihre gesamte Arbeit bezahlt werden. Die Software hilft Ihnen auch bei der Nachverfolgung von Ausgaben. Diese Informationen sind wichtig, um Ihr Budget im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Sie nicht mehr ausgeben, als Sie sich leisten können.
Zusätzlich ermöglicht Ihnen die Software die einfache Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig. Dies hilft Ihnen, die Projekte im Zeitplan zu halten und eine termingerechte Lieferung zu gewährleisten.
Optimierung der Zahlungsabwicklung
Anstatt Rechnungen und Zahlungen manuell verfolgen zu müssen, kann die Software diese Aufgabe für Sie erledigen. Dadurch gewinnen Sie viel Zeit, die Sie in andere wichtige Aspekte Ihres Unternehmens investieren können.
Ein weiterer Vorteil ist die Vermeidung von Zahlungsverzug. Bei der manuellen Verfolgung von Zahlungen besteht die Möglichkeit, dass eine Zahlung übersehen wird. Dies kann Ihrem Ruf schaden und es schwierig machen, finanziell stabil zu bleiben. Mit einer Zeit- und Abrechnungssoftware können Sie Erinnerungen für überfällige Zahlungen einrichten, um sicherzustellen, dass Sie keine Zahlung mehr verpassen.
Erfassung von Daten
Durch die Verfolgung Ihrer Zeit- und Abrechnungsdaten entsteht eine historische Aufzeichnung Ihrer Arbeit.
Dies kann aus verschiedenen Gründen von Vorteil sein, z. B.:
- Erkennung von Mustern in Ihren Arbeitsabläufen
- Analyse Ihrer Arbeitsprozesse, um Ineffizienzen aufzudecken
- Rekonstruktion Ihres Arbeitsablaufs für Abrechnungs- oder andere Zwecke
Reduzierung der Betriebskosten
Eine Zeit- und Abrechnungssoftware kann Ihnen helfen, Ihre Betriebskosten zu senken, indem sie die Verfolgung und Abrechnung Ihrer Leistungen automatisiert. Sie sparen Zeit und Geld, indem Sie die manuelle Dateneingabe und Rechnungsstellung reduzieren.
Gesteigerte Teamproduktivität
Indem Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben verfolgen, können Sie besser verstehen, wohin die Zeit Ihres Teams fließt. Diese Informationen helfen Ihnen, die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu optimieren und sicherzustellen, dass es so produktiv wie möglich arbeitet.
Unverzichtbare Funktionen in einer Zeit- und Abrechnungssoftware
Bei der Auswahl einer Zeit- und Abrechnungssoftware sollten Sie auf einige wichtige Funktionen achten, um sicherzustellen, dass die Software optimal zu Ihrem Unternehmen passt. Eine ideale Zeit- und Abrechnungssoftware sollte folgende Eigenschaften aufweisen:
Aufgabenzuweisung
Eine Zeit- und Abrechnungssoftware muss eine Funktion zur Aufgabenzuweisung haben, mit der Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und ihnen Zugriff zur Überwachung des Fortschritts geben können. Die Software sollte Ihnen auch ermöglichen, die jedem Einzelnen zugewiesenen Aufgaben zu sehen und den Fortschritt jeder Aufgabe zu verfolgen.
Zeiterfassung – abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden
Jedes Unternehmen, das stundenbasierte Dienstleistungen anbietet, benötigt eine Zeit- und Abrechnungssoftware, um die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu verfolgen. Dies ermöglicht eine genaue Abrechnung der erbrachten Leistungen und hilft Unternehmen, Bereiche zu identifizieren, in denen Mitarbeiter Zeit verbringen.
Abrechnungsberichte
Abrechnungsberichte sind unerlässlich, um Einnahmen und Ausgaben nachverfolgen zu können. Ohne diese Funktion müssten Unternehmen Berichte manuell erstellen, was zeitaufwendig und fehleranfällig wäre.
Die Abrechnungsberichtsfunktion hilft bei der Erstellung von Berichten für einen bestimmten Zeitraum und enthält alle relevanten Informationen wie Datum, Uhrzeit, Rechnungsbetrag und Zahlungsstatus.
Rechnungserstellung
Mit einer Software, die Rechnungen automatisch erstellen kann, sparen Sie Zeit und Aufwand. Diese Funktion erleichtert es Ihnen, sicherzustellen, dass Sie Ihre Kunden korrekt abrechnen.
Mobile Zugänglichkeit
Eine Zeit- und Abrechnungssoftware sollte mobil zugänglich sein, um es vielbeschäftigten Fachleuten zu erleichtern, ihre Zeit und abrechenbaren Stunden zu verfolgen. Dies kann für Personen, die oft außerhalb des Büros arbeiten und nicht immer Zugriff auf einen Computer haben, eine große Hilfe sein.
Erschwingliche Preise
Eine gute Zeit- und Abrechnungssoftware zeichnet sich durch eine transparente und erschwingliche Preisstruktur mit einer Reihe relevanter Funktionen aus. Die Preisgestaltung muss flexibel sein, ohne versteckte Gebühren oder langfristige Verträge.
Eine kostenlose Testversion sollte angeboten werden, damit potenzielle Kunden die Software testen können, bevor sie sich zum Kauf entscheiden!
Guter Kundensupport
Die Qualität des Kundensupports spiegelt wider, wie engagiert sich ein Unternehmen um die Anliegen seiner Kunden kümmert. Erkundigen Sie sich vor dem Kauf nach dem Kundensupport und lesen Sie Bewertungen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen sein Versprechen hält!
Hier ist eine Liste der besten Zeit- und Abrechnungssoftware:
Clockify Me
Suchen Sie nach einem umfassenden All-in-One-Tool für Abrechnung und Zeiterfassung? Dann ist Ihre Suche hier beendet! Clockify ist eine erstklassige Zeit- und Abrechnungssoftware, mit der Sie abrechenbare Stunden einfach verfolgen und die Rechnungsstellung nahtlos abwickeln können, während nicht abrechenbare Stunden ausgeschlossen werden.
Jede Funktion von Clockify ist darauf ausgelegt, Ihren Abrechnungsprozess zu vereinfachen. Sie können die Arbeitsauslastung optimieren, indem Sie Projekte einrichten, nachverfolgen und Rechnungen erstellen.
Egal, ob Sie ein Kleinunternehmer, ein Startup oder ein etabliertes Unternehmen sind, dieses Tool wird Ihre Anforderungen garantiert erfüllen. Darüber hinaus erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Kundenrentabilität.
Und das Beste daran? Clockify ist für jedermann völlig kostenlos.
Zoho Invoice
Zoho Invoice ist eines der besten Zeit- und Abrechnungstools, mit dem Sie den Zeitaufwand jedes Einzelnen oder des gesamten Teams überwachen können. Dieses Tool kann Ihren Abrechnungs- und Zeiterfassungsprozess erheblich optimieren.
Zoho Invoice hat sich zu einem beliebten Abrechnungstool für Rechnungen und Stundenzettel entwickelt. Mit dieser Software können Sie Ihrem Team Aufgaben zuweisen, Projekte verwalten und die Produktivität Ihres Teams steigern. Mithilfe der erweiterten Berichtsfunktion von Zoho können Sie einen strukturierten Workflow erstellen.
Zoho, eine hervorragende Abrechnungssoftware, wird hauptsächlich von kleinen Unternehmen genutzt und ist kostenlos.
Scoro
Scoro wurde entwickelt, um die Anforderungen eines Unternehmens an eine effektive Zeitverwaltung und optimierte Rechnungsstellung zu erfüllen. Die Software ist einfach zu bedienen und für alle Teammitglieder leicht verständlich.
Sie bietet Ihnen auch automatisch generierte Zeiterfassungsberichte für alle Teammitglieder, wöchentliche und monatliche Statistiken für Ihre Abrechnungsanforderungen sowie einen guten Überblick darüber, welche Projekte die meisten Ihrer Ressourcen verbrauchen.
My Hours
Mit erschwinglichen Tarifen, einer intuitiven Benutzeroberfläche und beeindruckenden Funktionen hat sich My Hours zu einem bekannten Tool für die Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung entwickelt.
Mit My Hours können Sie die Aktivitäten Ihres Teams verfolgen, ohne Stunden mit mehreren Tools verbringen zu müssen. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, Ihr gesamtes Team von einem einzigen Ort aus zu verwalten und einen klaren Überblick über seine gesamten Aktivitäten zu erhalten.
Mit diesem Abrechnungs- und Zeiterfassungstool können Sie Berichte über alle Projekte erstellen, an denen Sie für einzelne Kunden gearbeitet haben. Sie erhalten auch einen schnellen Überblick über die Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder, sodass Sie immer wissen, wen Sie bei Bedarf für Outsourcing-Aufgaben kontaktieren können.
Mit diesem Tool können Sie die Verantwortlichkeit erhöhen, indem Sie automatisierte Berichte mit Ihren Kunden teilen und die Beziehungen zu ihnen pflegen.
Bill4time
Bill4time wurde entwickelt, um Ihnen mit voller Transparenz in allen Abläufen Ihres Workflows zu helfen. Mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche können Unternehmen ihr Dashboard mühelos nutzen und umfassende Analysen erhalten.
Bill4time ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Daten mit nur einem Klick und macht Tools und Tabellen überflüssig. Es bietet Ihnen Echtzeit-Einblicke und erweiterte KPIs, um mit der Leistung Ihres Unternehmens Schritt zu halten. Dieses Tool wurde speziell für Agenturen entwickelt.
Passen Sie wiederkehrende Rechnungen an und erstellen Sie diese, erfassen Sie Ausgaben und organisieren Sie sie mit dieser Software. Bill4time bietet drei kostenpflichtige Tarife an: Time & Billing, Legal Pro und Legal Enterprise.
Toggl
Toggl ist eine weitere kostengünstige Zeiterfassungs- und Abrechnungssoftware. Es wurde für Unternehmen entwickelt, die wiederkehrende Prozesse bewältigen, die für jede Aktivität aufgewendete Zeit überwachen und eine organisierte Struktur für ihre Arbeit schaffen möchten.
Diese Software reduziert Ihren Zeitaufwand für die alltägliche Zeiterfassung und Abrechnung, bietet Ihren Teammitgliedern einen nahtlosen Workflow für die Erfassung von Zeit und Abrechnung und ermöglicht es Ihnen, in einer intuitiven und benutzerfreundlichen Umgebung zu arbeiten.
Mit Toggl können Sie Zeit durch die Wiedereingabe von Stundenzetteln und Abrechnungen sparen, die Bearbeitungszeit reduzieren und die Effizienz steigern. Toggl bietet einen kostenlosen Plan, einen Starterplan, einen Premiumplan und einen individuell anpassbaren Plan.
GetCanopy
GetCanopy ist eine ausgezeichnete Abrechnungssoftware für dienstleistungsorientierte Unternehmen. Dieses fantastische Tool ist für Unternehmen gedacht, die keine Zeit mit umständlichen Arbeitsabläufen verschwenden möchten und denen ein zentrales System zur Projektzeitverwaltung fehlt.
Mit GetCanopy ist es einfach, die Zeit zu überprüfen, die jeder an einem Projekt gearbeitet hat. Darüber hinaus erhalten Sie mit diesem Tool einen Überblick über den Fortschritt Ihres Teams und können sicherstellen, dass jeder seinen Beitrag leistet.
Eine weitere großartige Funktion von GetCanopy sind die gebrauchsfertigen benutzerdefinierten Berichte und Abrechnungsvorlagen. GetCanopy bietet viele kostenpflichtige Pläne und Add-ons, die auf zusätzlichen Funktionen basieren, sowie einen kostenlosen Plan.
Nutcache
Nutcache ist eine multifunktionale Lösung, die Unternehmen bei der Projektbudgetierung, Ausgabenverwaltung und Zeiterfassung unterstützt.
Diese durchdachte Software kann Ihre Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Kontoführung einfach konfigurieren, die tatsächlich für das Projekt Ihres Kunden aufgewendete Zeit anzeigen und präzise Rechnungen erstellen. Darüber hinaus können Sie mit diesem Tool Mahnungen für überfällige Rechnungen und Zahlungsverzugsdaten versenden und Zahlungen akzeptieren.
Neben der Zeiterfassungs- und Abrechnungsfunktionen bietet Nutcache auch viele Automatisierungsfunktionen und Tools zur Projektverfolgung. Abhängig von Ihren Anforderungen und der Unternehmensgröße können Sie zwischen einem kostenlosen, einem Pro- und einem Enterprise-Plan wählen.
Beebole
Beebole ist bekannt für sein robustes Projektzeiterfassungstool, das Unternehmen jeder Größe dabei helfen soll, ihre Produktivität zu optimieren.
Richten Sie Projekte in Beebole ein und erfassen Sie Ihre abrechenbaren Stunden jederzeit und von überall aus. Sie können sogar jetzt arbeiten und die Arbeitszeittabellen später mit den gespeicherten Berichten ausfüllen. Teammitglieder können ihre Zeitprotokolle und Teamzuweisungen ansehen und aktualisieren.
Replicon
Replicon konzentriert sich darauf, die Stundenzettelabrechnung stressfreier zu gestalten. Die Software gibt Ihnen eine Gesamtsumme Ihrer abrechenbaren Stunden zur Hand und ermöglicht es Ihnen, den Projektfortschritt, das Budget und die Rentabilität an einem Ort zu verfolgen.
Replicon erspart Ihnen unnötige Kopfschmerzen und Zeit und ist eine erschwingliche, effiziente und skalierbare Lösung, die alles bietet, was Sie von einem Zeiterfassungs- und Abrechnungstool benötigen.
Von Projektschätzungen über Ausgabenverfolgung bis hin zu detaillierten Berichten, die gemeinsam genutzt werden können, und einem Kundenportal hat Replicon die Erwartungen erfüllt. Sie haben drei kostenpflichtige Tarife, vom Projektmanagement-Tool bis hin zur professionellen Serviceautomatisierungs-Suite.
TimeBilling App
Die TimeBilling App kann Ihre Arbeitsqualität verbessern, indem sie einen organisierten Arbeitsbereich schafft. Ihr Team kann Zeit und Abrechnung verfolgen, während Benutzer aufgefordert werden, ihre geleistete Arbeitszeit in Echtzeit einzugeben. Mit intuitiven Dashboards bietet Ihnen TimeBilling rollenbasierten Zugriff für Teammitglieder. Zudem kann jeder jederzeit und von überall auf der Welt auf seinen Fortschritt zugreifen und diesen verfolgen.
Zeitprotokolle und Rechnungen werden automatisch generiert, wodurch keine Zeit mehr für die Abrechnung aufgewendet werden muss. Alle Zeitprotokolle werden in Ihrer privaten Cloud gespeichert, sodass es keinen Export- oder Backup-Albtraum gibt.
Fazit
Obwohl der Markt eine Fülle an Zeit- und Abrechnungssoftware bietet, wird nur ein kleiner Teil für Ihr Unternehmen geeignet sein. Zeiterfassungssoftware kann für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden. Sie können Aufgaben und abrechenbare Stunden verfolgen, die Mitarbeiterproduktivität überwachen und Gehaltsabrechnungen mit der besten Zeit- und Abrechnungssoftware erstellen.
Darüber hinaus erhalten Sie Berichte darüber, wie Ihr Team seine Zeit verbringt, sodass Sie die Effizienz optimieren können.
Aus der oben aufgeführten, gut recherchierten Liste von 11 Tools können Sie diejenige auswählen, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passt. Vergessen Sie dabei nicht, zu prüfen, ob die Software hält, was sie verspricht!
Sie können auch einige der besten Buchhaltungssoftware für kleine bis große Unternehmen erkunden.